Na prática, como funciona a digitalização para a nuvem?

Dependendo da plataforma e do fluxo de trabalho, os documentos também podem ser processados por meio de OCR, receber metadados ou ser encaminhados para destinos predefinidos. O resultado é um processo de digitalização que conecta a captura de documentos diretamente aos sistemas nos quais o documento precisa ser armazenado ou utilizado.

MyQ Roger vs MyQ X: qual é o papel da nuvem?

MyQ apresenta duas abordagens diferentes para ambientes em nuvem, e elas não devem ser tratadas da mesma forma.

MyQ Roger foi projetado com foco na conectividade em nuvem, mobilidade, ambientes de trabalho remotos e híbridos e fluxos de trabalho de documentos baseados em nuvem. MyQ Roger oferece fluxos de trabalho de impressão e digitalização em nuvem sem servidor, gerenciamento centralizado pela web e integrações com serviços de armazenamento em nuvem.

MyQ X foi projetado para ambientes locais e híbridos, além de oferecer suporte à implantação em infraestrutura de nuvem privada. Por exemplo, o MyQ X pode ser executado em uma máquina virtual do Azure , com a rede física conectada ao ambiente Azure . O MyQ X também oferece recursos de digitalização conectados à nuvem, incluindo digitalização direta para serviços de armazenamento em nuvem. 

A distinção é importante: MyQ Roger é nativo da nuvem e baseado em nuvem pública, enquanto o MyQ X oferece recursos conectados à nuvem dentro de uma arquitetura local ou híbrida.

Como funciona a digitalização para a nuvem?

Um usuário digitaliza um documento físico em um dispositivo compatível com oMyQ. Em vez de salvar a digitalização localmente e transferi-la manualmente posteriormente, o fluxo de trabalho de digitalização configurado no MyQ envia o documento para o destino selecionado.

MyQ O X oferece suporte a destinos de armazenamento em nuvem, incluindo OneDrive OneDrive for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, e Amazon S3. SharePoint Online Os administradores podem configurá-los como destinos nos fluxos de trabalho do Easy Scan .

Por exemplo, um administrador pode criar uma ação “ Easy Scan ” (Verificar o dispositivo) vinculada a “ SharePoint Online ” (Verificar o dispositivo). Dependendo da configuração, os usuários podem selecionar sites e pastas configurados no dispositivo antes de enviar a verificação.

MyQ Roger oferece funcionalidades semelhantes de digitalização na nuvem como parte de sua arquitetura de nuvem pública, incluindo o recurso “Digitalizar para armazenamento na nuvem” para o OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud e Dropbox.

O ponto importante é que o “Scan to Cloud” não se resume simplesmente a “digitalizar para um endereço de e-mail”. Ele integra a captura de documentos ao armazenamento em nuvem já existente da organização e aos fluxos de trabalho de documentos.

Quais são as melhores práticas para digitalização para a nuvem?

Um fluxo de trabalho útil do tipo “Digitalização para a nuvem” deve reduzir o trabalho manual, em vez de simplesmente transferir o mesmo processo manual para um destino na nuvem.

Definir destinos com base em fluxos de trabalho reais

Em vez de oferecer aos usuários uma lista ilimitada de destinos, os administradores podem criar ações predefinidas Easy Scan para processos comuns. Um fluxo de trabalho pode, por exemplo, enviar um documento diretamente para um local específico de armazenamento em nuvem, em vez de exigir que o usuário defina o destino a cada vez. O MyQ suporta várias ações Easy Scan com destinos diferentes.

Utilize estruturas de pastas adequadas

Quando as integrações de armazenamento em nuvem oferecem suporte à navegação por pastas, os usuários podem navegar pelos locais disponíveis diretamente no dispositivo. No caso do SharePoint Online, o MyQ X pode ser configurado para um site específico ou para vários sites, com a navegação por pastas disponível dependendo da configuração.

Mantenha as permissões sob controle

As conexões de armazenamento em nuvem devem refletir o modelo de acesso existente na organização. As integrações doMyQexigem que os usuários ou administradores configurem a conexão e as permissões necessárias antes que o destino de armazenamento possa ser utilizado.

Automatize sempre que possível

Se, a cada digitalização, os usuários ainda precisarem renomear, classificar, processar e mover manualmente o arquivo resultante, a organização digitalizou a captura, mas não necessariamente o fluxo de trabalho em torno dela. É aí que o processamento automatizado se torna importante.

Como os documentos digitalizados podem ser processados automaticamente?

A digitalização pode ser a primeira etapa de um fluxo de trabalho de documentos mais amplo. 

MyQ oferece suporte ao OCR para a criação de documentos pesquisáveis, além de parâmetros adicionais de digitalização e metadados. Os fluxos de trabalho de digitalização do MyQtambém podem enviar documentos para sistemas de gerenciamento de documentos e outros destinos.

Por exemplo, o OCR pode transformar um documento digitalizado em um PDF pesquisável, em vez de deixar a organização com uma imagem que só pode ser visualizada. Informações adicionais também podem ser inseridas durante o processo de digitalização, como números de fatura, datas de vencimento, totais ou moeda, e armazenadas como metadados junto com o documento. 

A digitalização para a nuvem é mais do que apenas um destino

O valor do “Scan to Cloud” não se resume simplesmente a eliminar alguns cliques do processo de digitalização.

A maior mudança consiste em conectar o momento em que um documento se torna digital ao sistema no qual esse documento precisa ser armazenado ou processado.

Para uma organização que prioriza a nuvem, isso pode significar a captura direta de documentos em serviços de nuvem já existentes. Para um ambiente híbrido, pode significar a adição de fluxos de trabalho de documentos conectados à nuvem, mantendo-se, ao mesmo tempo, uma arquitetura existente do tipo “ MyQ X”.

E quando se adicionam OCR, metadados e automação do fluxo de trabalho, a digitalização passa a fazer parte de um processo documental mais amplo, em vez de ser uma função isolada em uma impressora multifuncional (MFP). 

MyQ oferece ambas as opções: MyQ Roger para organizações que buscam uma arquitetura de nuvem pública, e MyQ X para organizações que precisam de implantação local ou híbrida com fluxos de trabalho de documentos conectados à nuvem.