Além da digitalização: criando fluxos de trabalho de documentos mais inteligentes com armazenamento em nuvem, OCR e automação de fluxos de trabalho

O processo funciona; porém, introduz etapas desnecessárias, consome tempo valioso e aumenta o risco de os documentos serem extraviados ou armazenados de forma inconsistente. 

Nossa análise das perguntas mais frequentes e das discussões nos canais mostra que as organizações estão cada vez mais buscando maneiras mais eficazes de gerenciar os fluxos de trabalho de documentos.

Dúvidas sobre digitalização na nuvem, Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), metadados e automação de fluxo de trabalho aparecem com frequência, refletindo uma mudança da digitalização básica para processos mais interconectados e automatizados.

O objetivo não é mais simplesmente digitalizar documentos em papel. É garantir que as informações cheguem ao destino certo, no formato certo e com o contexto certo.

A digitalização moderna trata da transferência de informações, não de arquivos

Em vez de criar um PDF que alguém precise processar manualmente, os fluxos de trabalho de documentos atuais podem encaminhar automaticamente os documentos para o armazenamento em nuvem, convertê-los em arquivos pesquisáveis, capturar informações adicionais e integrá-los aos processos de negócios existentes.

Essa abordagem reduz o trabalho manual e, ao mesmo tempo, facilita a localização, a organização e o compartilhamento de documentos.

Para os administradores de TI, isso também proporciona maior consistência, ao substituir os hábitos individuais dos usuários por fluxos de trabalho padronizados que podem ser gerenciados de forma centralizada.

Envie os documentos diretamente para onde eles devem ser encaminhados

Em vez de digitalizar para enviar por e-mail ou salvar documentos temporariamente em computadores locais, os usuários podem digitalizar diretamente para seu serviço de armazenamento em nuvem preferido a partir do dispositivo multifuncional.

MyQ oferece suporte a destinos de digitalização na nuvem, incluindo: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive para empresas 

• Google Drive 

• Google Drive para o Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

Também estão disponíveis destinos adicionais, como pastas de rede, servidores FTP, destinos personalizados e e-mail, para atender a diferentes necessidades comerciais.

A entrega direta significa que os documentos chegam exatamente onde os usuários esperam, reduzindo o envio manual e ajudando as organizações a manter práticas consistentes de armazenamento de documentos.

Disponibilidade no MyQ X e MyQ Roger

A lista completa de destinos acima se aplica ao MyQ X. MyQ Roger atualmente oferece suporte à digitalização direta para OneDrive, Google Drive, SharePoint (com a licença apropriada), Microsoft Teams e e-mail diretamente da impressora; Dropbox, Box, iCloud e “digitalizar para o celular” estão disponíveis por meio do aplicativo móvel MyQ Roger , e não diretamente do dispositivo. Amazon S3, pastas de rede e destinos FTP não são oferecidos atualmente no MyQ Roger . 

As integrações em nuvem se encaixam naturalmente nos fluxos de trabalho existentes

Quer as equipes colaborem por meio do Microsoft 365 ou do Google Workspace, os usuários esperam, cada vez mais, que os documentos digitalizados apareçam junto com o restante de seu conteúdo digital. 

MyQ oferece suporte à digitalização direta para serviços como SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive e Google Drive for Workspace. Os administradores podem configurar os destinos de digitalização de forma centralizada, enquanto os usuários autenticam suas próprias contas na nuvem para garantir que os documentos sejam entregues com segurança no local correto.

Dependendo da configuração, os usuários também podem navegar pelas pastas diretamente no dispositivo multifuncional antes de concluir a digitalização, facilitando o arquivamento correto dos documentos logo na primeira vez. 

O OCR torna os documentos digitalizados pesquisáveis

Sem o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), procurar um contrato, um número de fatura, o nome de um cliente ou uma referência em meio a milhares de PDFs digitalizados torna-se quase impossível.

O OCR resolve esse problema ao reconhecer o texto impresso em documentos digitalizados e gerar um resultado que pode ser pesquisado.

No MyQ, o OCR pode converter documentos digitalizados em arquivos pesquisáveis, oferecendo suporte a vários formatos de saída por meio de perfis de OCR configuráveis. Esses perfis podem, então, ser incorporados aos fluxos de trabalho do Easy Scan para padronizar o processamento de documentos em toda a organização.

Disponibilidade no MyQ X e MyQ Roger

No MyQ X, o OCR é executado por meio do servidor de OCR dedicado MyQ , um componente gratuito e auto-hospedado (desenvolvido com base no mecanismo Tesseract, com suporte a mais de 60 idiomas) que se integra aos fluxos de trabalho do Easy Scan .

No site MyQ Roger , o OCR está integrado ao aplicativo móvel e também está começando a aparecer como uma configuração de digitalização diretamente nas impressoras compatíveis (agora é a configuração padrão nos modelos compatíveis da linha HP ); não há um produto de servidor de OCR separado e independente no site MyQ Roger , como existe no site MyQ X.

Os metadados fornecem contexto empresarial aos documentos

Muitos processos empresariais dependem de informações como números de faturas, nomes de clientes, códigos de projetos, referências de ordens de compra ou identificadores de departamentos para organizar os documentos corretamente.

Essas informações são conhecidas como metadados. 

MyQ permite que as organizações capturem informações adicionais durante o processo de digitalização. Dependendo do fluxo de trabalho, os usuários podem inserir valores como números de fatura, datas de vencimento, totais, moedas ou outras informações específicas da empresa antes que o documento seja entregue ao seu destino. Esses valores podem, então, acompanhar o documento no sistema de destino, facilitando significativamente a classificação e a recuperação.

A adição de metadados no momento da captura ajuda as organizações a estabelecer práticas de gestão de documentos mais consistentes, sem a necessidade de processamento manual adicional posteriormente.

Disponibilidade no MyQ X e MyQ Roger

A funcionalidade de captura de metadados está documentada no site MyQ X. MyQ Roger Os parâmetros de fluxo de trabalho abrangem configurações técnicas de digitalização, como duplex, resolução, tamanho do papel e formato, mas não campos personalizados de metadados comerciais.

Automatização de processos repetitivos relacionados a documentos

Um funcionário faz a autenticação no dispositivo, seleciona um destino, ajusta as opções de digitalização, insere as mesmas informações e repete o processo dezenas de vezes.

A automação do fluxo de trabalho elimina grande parte dessa repetição.

Com MyQ Easy Scan, os administradores podem criar fluxos de trabalho de digitalização predefinidos que combinam várias ações em uma única operação do usuário. Em vez de configurar cada digitalização manualmente, os usuários simplesmente selecionam o fluxo de trabalho adequado, e o MyQ aplica as configurações necessárias automaticamente antes de enviar o documento ao seu destino.

Dependendo das necessidades da empresa, os fluxos de trabalho podem incluir configurações de digitalização predefinidas, destinos na nuvem, coleta de metadados, processamento de OCR e encaminhamento de documentos.

Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz os erros dos usuários, garantindo que os documentos sejam processados de maneira consistente em toda a organização.

A padronização traz benefícios tanto para os usuários quanto para a área de TI

Sem fluxos de trabalho padronizados, os usuários costumam desenvolver seus próprios hábitos para nomear arquivos, selecionar destinos ou definir configurações de digitalização. Com o tempo, essas diferenças dificultam o gerenciamento de documentos e aumentam a probabilidade de que as informações sejam extraviadas.

Os fluxos de trabalho centralizados ajudam a garantir que os documentos sigam o mesmo processo, independentemente de quem os digitalize ou de qual dispositivo multifuncional seja utilizado.

Para as equipes de TI, isso simplifica a administração.

Para os usuários, isso proporciona uma experiência familiar que exige menos decisões durante as tarefas do dia a dia. 

Transformando a digitalização em um processo de negócios conectado

A digitalização continua sendo uma parte importante de muitas operações comerciais, mas o valor já não vem apenas da digitalização de documentos em papel. 

Os maiores benefícios vêm do que acontece depois que o documento é digitalizado.

A integração direta com a nuvem reduz o manuseio desnecessário. O OCR transforma imagens estáticas em documentos pesquisáveis. Os metadados fornecem um contexto empresarial. A automação do fluxo de trabalho elimina tarefas manuais repetitivas e encaminha os documentos exatamente para onde eles precisam ir.

Juntas, essas funcionalidades ajudam as organizações a ir além da digitalização tradicional, rumo a fluxos de trabalho de documentos mais eficientes, mais consistentes e mais alinhados com a forma como as empresas modernas gerenciam informações atualmente.

Como obter o apoio de que você precisa

Como sempre, os clientes e parceiros já cadastrados devem acessar primeiro o MyQ Portal da Comunidade, onde estão disponíveis documentação, respostas e o registro de casos de suporte.

Também recomendamos manter ativo o planode Software Assurance da sua licença, pois é ele que permite o acesso às atualizações mais recentes, aos patches de segurança e ao serviço de suporte da MyQ sempre que surgir algum problema.