การรายงานขั้นสูงด้วย MyQ X

ในยุคดิจิทัล บริษัทต่างๆ ปรับปรุงกระบวนการทำงานและส่งเสริมให้พนักงานคิดให้รอบคอบก่อนพิมพ์เอกสาร แต่ถึงอย่างนั้น เมื่อคุณพิมพ์ "ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ในสำนักงาน" หรือ "การตรวจสอบการใช้งานเครื่องพิมพ์" ลงใน Google ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นดังนี้:

“บริษัทต่างๆ ใช้จ่ายเงินมากถึง 3% ของรายได้ไปกับการพิมพ์ ถ่ายเอกสาร จัดเก็บ และส่งเอกสารกระดาษ” ( MyDataScope )

“โดยเฉลี่ยแล้ว คนคนหนึ่งใช้กระดาษประมาณ 250 ถึง 300 กิโลกรัมต่อปี”

“จาก ผลสำรวจ ในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็ก พบว่า 47 เปอร์เซ็นต์ระบุว่า การพิมพ์อีเมลของพนักงานเป็นส่วนสำคัญของการใช้งานเครื่องพิมพ์”

“เกือบสองในสามของธุรกิจขนาดเล็กไม่สามารถติดตามต้นทุนของอุปกรณ์การพิมพ์ หรือติดตามการใช้งานได้” ( SmallBiz Trends )

จำเป็นต้องพิมพ์เอกสาร PowerPoint แจกให้ผู้เข้าร่วมอบรมทุกคนหรือไม่ หรืออาจจะแชร์การนำเสนอแบบเรียลไทม์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมจดบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ และเมื่อสิ้นสุดการอบรม คุณแจกแบบสอบถามที่เป็นกระดาษ หรือแนะนำให้ผู้เข้าร่วมกรอกแบบฟอร์ม Google เพื่อแสดงความคิดเห็นด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งภายในเวลาที่เหลืออีก 5 นาที

แน่นอนว่าบางครั้งเราก็ชอบเอกสารที่เป็นสีขาวดำด้วยเหตุผลที่ดี เช่น สัญญาจ้างงาน หรือเอกสารรับรองจากทนายความ หลายคนก็ชอบศึกษาเอกสารโดยใช้ปากกาไฮไลท์มากกว่าการจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานๆ

ตราบใดที่มีการพิมพ์เอกสารใดๆ ในองค์กร ก็จำเป็นต้องระบุรายการนี้ไว้ในรายการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ โดยต้องมีการบันทึกและจัดทำเอกสารอย่างครบถ้วน

การตรวจสอบกลุ่มเครื่องพิมพ์

ภาระใน การติดตามกิจกรรมการพิมพ์ทั้งหมดในเครือข่ายเครื่องพิมพ์มักตกอยู่กับฝ่ายไอทีของบริษัท และอาจกินเวลามากจากตารางงานที่ยุ่งของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ด้วยโซลูชันการจัดการการพิมพ์ที่เหมาะสม การรายงานข้อมูลเครื่องพิมพ์ทั้งหมดจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป

โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลระบบไอทีจะได้รับประโยชน์จากทุกสิ่งที่เป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเครื่องพิมพ์ในระบบทำงานผิดปกติ เมื่อวัสดุสิ้นเปลืองเหลือน้อย และการตรวจสอบการใช้งานเครื่องพิมพ์ที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับระบบที่มีเครื่องพิมพ์จากหลายผู้ผลิต นอกจากนี้ การสามารถกำหนดรายงานเองและส่งให้ผู้บริหารทุกวันจันทร์จะเป็นการประหยัดเวลาและลดภาระงานได้มาก

Print server ฐานข้อมูลจะเก็บบันทึกรายละเอียดของงานที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ โครงการ และอุปกรณ์ทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้สามารถแยกแยะกิจกรรมการพิมพ์ การถ่ายเอกสาร และการสแกนได้ในทุกระดับที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นระดับผู้ใช้ เครื่องพิมพ์ กลุ่ม แผนก สาขาบริษัท หรือบัญชีลูกค้า 

โดยธรรมชาติแล้ว บางครั้งการดูภาพรวมของกิจกรรมการพิมพ์ไม่เพียงแต่ในแง่ของจำนวนสัมบูรณ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงช่วงเวลาที่กำหนดด้วย ก็เป็นประโยชน์ เพื่อให้สามารถระบุแนวโน้มและสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นใหม่ เช่น การใช้งานอุปกรณ์บางอย่างมากเกินไป หรือการละเลยอุปกรณ์บางอย่าง ซึ่งทำได้โดยการระบุช่วงวันที่ที่ต้องการแสดงข้อมูล

การอัปเดตข้อมูลการพิมพ์อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้เข้าใจได้อย่างแม่นยำว่าเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องถูกใช้งานมากน้อยเพียงใด โดยใคร และเมื่อใด ผลการวิเคราะห์ในรายงานขั้นสูงสามารถนำไปสู่การตัดสินใจซื้อที่ดีขึ้นสำหรับฝ่ายบริหาร ตัวอย่างเช่น CTO อาจตัดสินใจเปลี่ยนเครื่องพิมพ์เก่า 10 เครื่องด้วยเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันใหม่ 3 เครื่อง หรือสลับตำแหน่งเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่มีอยู่เพื่อให้พนักงานใช้งานได้อย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบรายงานการพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำยังช่วยให้สามารถติดตามแนวโน้มได้ตลอดเวลาและปรับนโยบายการพิมพ์ให้เหมาะสม การประเมินสิทธิ์การพิมพ์ของพนักงานใหม่และการบังคับใช้การพิมพ์ขาวดำหรือการพิมพ์สองด้านสามารถนำไปสู่ต้นทุนที่ต่ำลงอย่างมากและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่น้อยลงในระยะยาว

ทำ MyQ สามารถส่งรายงานขั้นสูงได้หรือไม่?

ใช่แล้วครับ เริ่มต้นจาก การอัปเดตครั้งใหญ่ของ Central Server ในปีนี้ MyQ กำลังก้าวไปข้างหน้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อส่งมอบพลังแห่งการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกให้กับลูกค้า

เริ่มต้นด้วยการเขียนใหม่ทั้งหมด MyQ สถาปัตยกรรมหลักของเครื่องนี้ ช่วยให้สามารถเปลี่ยนจากวิธีการบัญชีแบบเดิมที่ใช้เซสชันของผู้ใช้เป็นหน่วยหลักในการบันทึกงานพิมพ์หรือถ่ายเอกสาร ไปเป็นการบัญชีแบบอิงตามงานซึ่งใช้งานง่ายกว่ามาก ในทางปฏิบัติ หมายความว่าผู้ใช้สามารถดำเนินการหลายอย่างกับเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันได้ในระหว่างเซสชันการเข้าสู่ระบบเดียว และแต่ละอย่างจะถูกบันทึกบัญชีแยกกัน พวกเขาสามารถตัดสินใจสแกนใบแจ้งหนี้จำนวนมาก และหลังจากนั้นพิมพ์เอกสารสำหรับลูกค้าด้านกฎหมายได้ และทั้งสองอย่างสามารถเรียกเก็บเงินภายใต้โครงการและกฎที่แยกจากกันได้

สิ่งนี้ทำให้ได้รายละเอียดที่มากขึ้นอย่างมากเมื่อพูดถึงการรายงานข้อมูล และ MyQ ขณะนี้ได้เพิ่มอิสระในการสร้างรายงานขั้นสูงแบบกำหนดเองมากขึ้นแล้ว

เมื่อกลุ่มเครื่องพิมพ์กำลังทำงานอยู่ MyQ ในเวอร์ชัน 8 ขึ้นไป ข้อมูลผู้ใช้เกี่ยวกับงานพิมพ์และงานถ่ายเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในตัวนับของซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันแต่ละเครื่องแยกต่างหาก MyQ เทอร์มินัลแบบฝังตัว ข้อมูลบัญชีโดยละเอียดนี้จะถูกซิงโครไนซ์กับระบบเป็นประจำ MyQ Print Server จากนั้นจึงทำการจำลองข้อมูลไปยังฐานข้อมูลกลางบน MyQ Central Server .

จากนั้นผู้ดูแลระบบไอทีสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองโดยอิงจากข้อมูลบัญชีโดยละเอียด พวกเขาสามารถดูพารามิเตอร์ต่างๆ ที่ต้องการตรวจสอบได้ ไม่ว่าจะเป็นวันที่ส่งงาน วันที่ปล่อยงาน รหัสอุปกรณ์ รูปแบบกระดาษที่พิมพ์ คุณสมบัติการพิมพ์ด้านเดียว/สองด้าน คุณสมบัติสี/ขาวดำ เป็นต้น

สิ่งที่เคยเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารกับ MyQ การสนับสนุนลูกค้าและการขอให้ ดึง ข้อมูล และแสดงผลข้อมูลด้วยตนเองนั้น ขณะนี้อยู่ในความรับผิดชอบของ... MyQ ทั้งพันธมิตรและลูกค้าเอง

เหนือกว่า MyQ รายงานด้วยเครื่องมือ BI 

ธุรกิจที่ต้องการเห็นภาพรวมของต้นทุนการพิมพ์อย่างชัดเจน และต้องการวิเคราะห์งานพิมพ์ งานถ่ายเอกสาร หรืองานสแกนโดยใช้แผนภูมิหรือแดชบอร์ดที่หลากหลาย สามารถใช้ประโยชน์จากโซลูชันด้านธุรกิจอัจฉริยะได้หลายอย่าง

นับตั้งแต่การอัปเดต Central Server เวอร์ชัน 8.1 (แพทช์ 2) MyQ รองรับเครื่องมือ BI ภายนอก ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการเงินสามารถเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดาย central server เชื่อมต่อฐานข้อมูลเข้ากับซอฟต์แวร์ BI ของบริษัท และจับคู่รายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของกลุ่มเครื่องพิมพ์กับรายงานอื่นๆ ในระบบ ERP ของบริษัท

ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถสร้างรายงานขึ้นเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ต้องการ แต่ก็มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกใช้เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น เช่น เทมเพลตที่มีให้เลือกใช้สำหรับ Microsoft พาวเวอร์ บีไอ:

 

_{ตัวอย่างของ MyQ -รายงานตามธีมที่สร้างขึ้นใน Microsoft พาวเวอร์ บีไอ}

 

MyQ ลูกค้าควรสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลและข้อมูลที่อยู่ในนั้นได้อย่างครบถ้วนและสะดวกสบายตลอดเวลา ในรูปแบบใดก็ได้ตามที่ต้องการ ไม่เพียงแต่... MyQ รองรับทั้ง Power BI และ เครื่องมือและแอปพลิเคชันการรายงานอื่นๆ สำหรับการประมวลผลข้อมูล ตั้งแต่การดึงข้อมูลไปยัง MS Excel ไปจนถึงการนำเข้าข้อมูลแบบเรียลไทม์ไปยังระบบ ERP ของบริษัท (เช่น SAP) เป็นต้น

 

นโยบายการพิมพ์ใดบ้างที่บริษัทต่างๆ สามารถนำมาใช้เพื่อประหยัดต้นทุนได้?

บังคับพิมพ์สองด้าน – หนึ่งในวิธีที่เห็นได้ชัดที่สุดในการประหยัดกระดาษคือการพิมพ์สองด้านให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ปรับสิทธิ์การพิมพ์ – จำกัดการพิมพ์สีสำหรับผู้ใช้บางกลุ่ม เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งโดยปกติจะพิมพ์ประวัติย่อของผู้สมัครงานหรือสัญญาจ้างงานที่มีองค์ประกอบสี อาจเลือกใช้การพิมพ์ขาวดำแทนก็ได้

ควรทำให้การพิมพ์รายงานเป็นเรื่องที่มองเห็นได้ชัดเจน – เนื่องจากผลทางจิตวิทยาที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติเมื่อผู้คนรู้ว่ากิจกรรมบางอย่างกำลังถูกตรวจสอบอยู่

กำหนดโควต้า – ในบางสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ อาจพิจารณาตั้งขีดจำกัดต่อผู้ใช้หรือต่อแผนก

ปลูกฝังความคิดแบบดิจิทัลให้กับผู้ใช้งาน – การผลักดันสำนักงานไปสู่ระบบดิจิทัลไม่ได้หมายความเพียงแค่ว่าฝ่ายบริหารกำลังพยายามอย่างตั้งใจที่จะรักษาสิ่งแวดล้อมในที่ทำงานและก้าวเข้าสู่ยุคไร้กระดาษเท่านั้น แต่ยังมีผลกระทบในทางปฏิบัติมากมาย ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสแกนจดหมายขาเข้าลงในระบบจัดการเอกสารแทนที่จะถ่ายสำเนาจดหมายแต่ละฉบับให้กับแต่ละคน เอกสารดิจิทัลช่วยให้ค้นหาและเข้าถึงได้ง่ายกว่าการต้องค้นหาในกองเอกสารบนโต๊ะทำงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังรีบ

การตรวจสอบการใช้งานเครื่องพิมพ์เป็นสิ่งสำคัญในแผนกไอทีของบริษัทขนาดใหญ่ทุกแห่ง ซอฟต์แวร์การจัดการการพิมพ์ที่องค์กรใช้ควรทำให้การสร้างรายงานการพิมพ์ที่ถูกต้องแม่นยำเป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ด้วยความเป็นไปได้ในการรวบรวมข้อมูลจากตัวนับบนเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันโดยอัตโนมัติ การรายงานกิจกรรมการพิมพ์ การถ่ายเอกสาร และการสแกนจึงกลายเป็นเรื่องง่ายดาย ทำให้แผนกไอทีสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานที่สำคัญกว่าซึ่งเกิดขึ้นอยู่เสมอได้ 

 

รับรายงานขั้นสูงด้วย MyQ องค์กร!