การจัดการอัตลักษณ์และการบูรณาการกับระบบคลาวด์: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการทำงานด้านการพิมพ์และเอกสารสมัยใหม่

เมื่อองค์กรต่าง ๆ ปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานให้ทันสมัย กระบวนการทำงานด้านการพิมพ์และจัดการเอกสารก็จำเป็นต้องพัฒนาไปพร้อมกัน การตรวจสอบสิทธิ์ การซิงโครไนซ์ผู้ใช้ และการเข้าถึงอย่างปลอดภัย ไม่ได้เป็นเพียงหน้าที่ของฝ่ายไอทีที่แยกส่วนอีกต่อไป แต่ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

ในบทความนี้ เราจะมาพิจารณาปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการจัดการตัวตนและการบูรณาการระบบคลาวด์ พร้อมทั้งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่องค์กรควรพิจารณาเมื่อวางแผนหรือขยายสภาพแวดล้อมของตนเอง 

อัตลักษณ์กำลังกลายเป็นพื้นฐานของความปลอดภัยเอกสาร

ในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งดำเนินงานผ่านบริการคลาวด์ สภาพแวดล้อมแบบไฮบริด และสถานที่ทำงานที่กระจายตัว ซึ่งผู้ใช้คาดหวังว่าจะสามารถเข้าถึงระบบได้อย่างราบรื่นโดยไม่ขึ้นอยู่กับสถานที่ 

แทนที่จะต้องจัดการตัวตนหลายชุดในระบบต่าง ๆ องค์กรต่าง ๆ กำลังหันมาใช้การรวมศูนย์การยืนยันตัวตนผ่านผู้ให้บริการตัวตนบนคลาวด์ เช่นMicrosoft Entra ID และGoogle Workspace มากขึ้นเรื่อย ๆ  

สิ่งนี้ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ พร้อมทั้งมอบประสบการณ์การเข้าสู่ระบบที่สม่ำเสมอให้กับผู้ใช้Microsoft แนะนำให้รวมศูนย์การจัดการข้อมูลประจำตัวและเปิดใช้งานระบบ Single Sign-On เพื่อปรับปรุงทั้งด้านความปลอดภัยและความสะดวกในการใช้งาน 

สำหรับกระบวนการทำงานของเอกสาร สิ่งนี้หมายความว่าผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนเพียงครั้งเดียวโดยใช้ข้อมูลประจำตัวองค์กรที่มีอยู่ และเข้าถึงบริการพิมพ์ สแกน และเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้อย่างปลอดภัย โดยไม่ต้องเก็บรักษาข้อมูลการเข้าสู่ระบบแยกต่างหาก 

Microsoft Entra ID: ทำให้การจัดการข้อมูลประจำตัวง่ายขึ้น

Microsoft Entra ID ยังคงเป็นหนึ่งในหัวข้อที่ผู้บริหารและพันธมิตรของMyQ นำมาพูดคุยกันบ่อยที่สุด

คำถามมักเน้นไปที่: 

• การซิงโครไนซ์ผู้ใช้และกลุ่มความปลอดภัย 

• การตั้งค่าการเข้าสู่ระบบครั้งเดียว (Single Sign-On) 

• การจัดการสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด 

• การแก้ไขปัญหาการซิงโครไนซ์

คำถามเหล่านี้สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างสู่ระบบการจัดการอัตลักษณ์บนคลาวด์ 

สำหรับองค์กรที่กำลังใช้Microsoft 365 อยู่แล้ว การผสานรวมกระบวนการพิมพ์และจัดการเอกสารกับMicrosoft Entra ID จะช่วยทำให้การบริหารจัดการผู้ใช้เป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น การซิงโครไนซ์ผู้ใช้และกลุ่มช่วยลดการจัดการบัญชีแบบมือลง ในขณะที่ระบบ Single Sign-On ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบริการได้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวองค์กรที่มีอยู่ 

ภายในMyQ,Microsoft Entra ID ยังสามารถช่วยให้การเข้าถึงบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่นOneDrive for Business เป็นเรื่องง่ายขึ้น ผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนเพียงครั้งเดียวด้วยข้อมูลประจำตัวขององค์กร และเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของตนเองได้อย่างปลอดภัยโดยตรงจากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบเพิ่มเติม 

ผลลัพธ์คือประสบการณ์การใช้งานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น พร้อมทั้งลดภาระงานด้านการบริหารจัดการของทีมงาน IT 

Google Workspace กำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การระบุตัวตนในองค์กร

MyQ ข้อมูลสนับสนุนแสดงให้เห็นว่าความสนใจต่อการบูรณาการกับGoogle Workspace กำลังเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการยืนยันตัวตนและการซิงโครไนซ์ผู้ใช้

องค์กรต่าง ๆ มีแนวโน้มที่จะใช้Google Workspace เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานด้านอัตลักษณ์ (identity infrastructure) ของตนเองมากขึ้น พร้อมทั้งรักษาความมั่นคงปลอดภัยของกระบวนการทำงานกับเอกสารไว้ด้วย นอกจากนี้ พวกเขายังคาดหวังว่าบริการบนคลาวด์จะทำงานร่วมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ได้อย่างเป็นธรรมชาติ

MyQ สนับสนุนสภาพแวดล้อมGoogle Workspace โดยเปิดใช้งานการซิงโครไนซ์ผู้ใช้ การยืนยันตัวตน และการสแกนอย่างปลอดภัยโดยตรงไปยัง Google Drive ส่วนตัวและGoogle Workspace Drive 

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถยังคงใช้งานภายในระบบนิเวศของ Google ที่มีอยู่ได้ พร้อมทั้งทำให้การสแกนเอกสารเป็นไปอย่างง่ายดาย และลดการโอนไฟล์ด้วยมือที่ไม่จำเป็น 

Azure การปรับใช้ระบบต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ 

ผู้บริหารระบบหลายคนต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการติดตั้งMyQ ในเครื่องเสมือนAzure รวมถึงการเข้าใจข้อกำหนดด้านเครือข่าย การเชื่อมต่อ VPN และการออกแบบโครงสร้างพื้นฐาน 

การย้ายโครงสร้างพื้นฐานไปยังAzure ให้ความยืดหยุ่น แต่การวางแผนยังคงเป็นสิ่งสำคัญ 

การเชื่อมต่อเครือข่าย กระบวนการยืนยันตัวตน นโยบายความปลอดภัย และความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน ล้วนเป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณาให้ครบถ้วนก่อนการนำระบบไปใช้งาน หนังสือ "Microsoft " แนะนำให้ถือตัวตน (identity) เป็นขอบเขตความปลอดภัยหลักในการออกแบบสภาพแวดล้อมคลาวด์ โดยให้ระบบการจัดการตัวตนแบบรวมศูนย์และการเข้าถึงด้วยสิทธิ์ขั้นต่ำเป็นพื้นฐานของสถาปัตยกรรมที่ปลอดภัย 

เมื่อองค์ประกอบเหล่านี้ได้รับการวางแผนอย่างถูกต้อง องค์กรสามารถปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานเอกสารให้ทันสมัยได้ พร้อมทั้งรักษาความปลอดภัย ความโปร่งใส และการควบคุมการดำเนินงานตามมาตรฐานที่คาดหวังจากสภาพแวดล้อมระดับองค์กร 

ทำไมระบบ Single Sign-On จึงสำคัญ 

หากไม่มี SSO ผู้ใช้มักต้องจัดการชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านหลายชุดในระบบต่าง ๆ ซึ่งทำให้ความรำคาญและความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเพิ่มขึ้น 

ด้วยระบบ SSOผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนเพียงครั้งเดียวโดยใช้ข้อมูลประจำตัวขององค์กรที่มีอยู่และได้รับสิทธิ์การเข้าถึงที่ปลอดภัยไปยังบริการที่ได้รับการอนุมัติ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบซ้ำๆMicrosoft แนะนำให้เปิดใช้งาน SSO ทุกครั้งที่เป็นไปได้ เพื่อทำให้การเข้าถึงง่ายขึ้น พร้อมทั้งลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับรหัสผ่าน 

สำหรับกระบวนการทำงานของเอกสาร สิ่งนี้สร้างประโยชน์หลายประการ: 

• การยืนยันตัวตนที่เร็วขึ้นบนอุปกรณ์หลายฟังก์ชัน 

• ผู้ใช้ต้องจัดการรหัสผ่านน้อยลง 

• กระบวนการรับพนักงานใหม่และส่งพนักงานออกที่เรียบง่ายขึ้น 

• จำนวนคำขอความช่วยเหลือที่ลดลง 

• ประสบการณ์ที่สม่ำเสมอมากขึ้นทั้งในบริการบนคลาวด์และบริการในสถานที่ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอัตลักษณ์สมัยใหม่ 

แม้สภาพแวดล้อมแต่ละแห่งจะแตกต่างกัน แต่มีหลักการหลายข้อที่ปรากฏขึ้นอย่างสม่ำเสมอในทุกการนำระบบไปใช้ที่ประสบความสำเร็จ

1. การจัดการข้อมูลประจำตัวแบบรวมศูนย์: การจัดการผู้ใช้จากผู้ให้บริการอัตลักษณ์เดียวจะช่วยให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงที่ข้อมูลผู้ใช้จะไม่สอดคล้องกันระหว่างระบบต่าง ๆ 
2. ใช้ระบบการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (Single Sign-On) ทุกครั้งที่เป็นไปได้: ประสบการณ์การยืนยันตัวตนแบบรวมช่วยปรับปรุงความสะดวกในการใช้งาน พร้อมทั้งลดความเหนื่อยล้าจากการต้องจำรหัสผ่านและลดภาระงานด้านการบริหารจัดการ 
3. วางแผนการบูรณาการระบบคลาวด์ร่วมกับระบบจัดการตัวตน: การจัดการตัวตน การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ การยืนยันตัวตน และกระบวนการทำงานของเอกสาร ควรได้รับการพิจารณาอย่างบูรณาการ แทนที่จะนำไปใช้แยกกัน 
4. ออกแบบโดยคำนึงถึงความปลอดภัย: การยืนยันตัวตน การเข้าถึงตามอัตลักษณ์ และการบูรณาการกับระบบคลาวด์อย่างปลอดภัย ควรเป็นพื้นฐานของกระบวนการทำงานเอกสารทุกขั้นตอน แทนที่จะถูกเพิ่มเข้ามาในภายหลัง 

กระบวนการจัดการเอกสารสมัยใหม่เริ่มต้นจากข้อมูลประจำตัว 

เมื่อองค์กรต่าง ๆ ยังคงนำกลยุทธ์ “คลาวด์เป็นอันดับแรก” มาใช้การจัดการตัวตนจึงไม่ใช่เพียงความต้องการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอีกต่อไป แต่กลายเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับกระบวนการทำงานกับเอกสารที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ 

ไม่ว่าองค์กรจะกำลังผสานรวมMicrosoft Entra ID, ให้การสนับสนุนGoogle Workspace, ติดตั้งโครงสร้างพื้นฐานในAzure หรือนำระบบ Single Sign-On มาใช้ เป้าหมายก็ยังคงเหมือนเดิม คือ ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงระบบได้อย่างปลอดภัยและราบรื่น พร้อมทั้งให้ทีม IT มีการควบคุมแบบรวมศูนย์และการบริหารจัดการที่ง่ายขึ้น

กระบวนการจัดการเอกสารสมัยใหม่ไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์เท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลประจำตัวที่เชื่อถือได้ การยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย และการบูรณาการกับระบบคลาวด์ ซึ่งทำงานร่วมกันเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศเดียวที่เชื่อมต่อกัน

การสนับสนุนลูกค้าและพันธมิตร

สำหรับลูกค้าและพันธมิตรที่มีอยู่MyQ Community Portal ควรเป็นจุดติดต่อแรกเสมอ สำหรับการรับการสนับสนุน คำแนะนำทางเทคนิค และการเข้าถึงทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง

เรายังแนะนำอย่างยิ่งให้รักษาสัญญาSoftware Assuranceให้มีผลบังคับใช้อย่างต่อเนื่อง เพื่อได้รับประโยชน์จากการอัปเดตผลิตภัณฑ์ ความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ และระดับการสนับสนุนที่ดีที่สุดจากMyQ