PrintSharing: แนวทางปฏิบัติสำหรับการพิมพ์เอกสารสำหรับแขกและบุคคลทั่วไป

ไม่ว่าจะเป็นการจำกัดการเข้าถึงเพื่อปกป้องเครือข่าย หรือการนำวิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้ามาใช้ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงและภาระงานด้านการดำเนินงาน ในทั้งสองกรณี ประสบการณ์ที่ได้รับมักจะไม่เป็นไปอย่างที่ควรจะเป็น

ผู้ใช้ไม่คาดหวังว่าจะต้องติดตั้งไดรเวอร์ ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน หรือลงทะเบียนบัญชีเพียงเพื่อพิมพ์เอกสารฉบับเดียวอีกต่อไป พวกเขาคาดหวังว่ากระบวนการจะรวดเร็ว ง่าย และคาดเดาได้  

PrintSharing โดย MyQ Roger ได้รับการออกแบบมาเพื่อรับมือกับความเป็นจริงนี้ 

ความท้าทายของการพิมพ์เอกสารสำหรับแขกแบบดั้งเดิม

การพิมพ์สำหรับแขกรับเชิญมักใช้แนวทางที่ล้าสมัย

ผู้เข้าเยี่ยมชมมักถูกขอให้เชื่อมต่อกับเครือข่ายภายใน ติดตั้งไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ หรือส่งไฟล์ให้พนักงานเพื่อพิมพ์ด้วยตนเอง วิธีการเหล่านี้สร้างความยุ่งยากให้กับผู้ใช้และเพิ่มภาระงานให้กับทีมไอทีและพนักงานแผนกต้อนรับ 

ในสภาพแวดล้อมที่มีผู้คนพลุกพล่าน เช่น สนามบิน มหาวิทยาลัย โรงแรม และพื้นที่ทำงานร่วมกัน การจัดการเรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องยากอย่างรวดเร็ว

การอนุญาตให้อุปกรณ์ที่ไม่ระบุไว้เข้าสู่เครือข่ายขององค์กรก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย กระบวนการทำงานแบบใช้คนควบคุมทำให้การดำเนินงานช้าลง และหากไม่มีการควบคุมที่ชัดเจน ต้นทุนการพิมพ์อาจเพิ่มขึ้นโดยที่มองไม่เห็น 

ความท้าทายเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่กลับปรากฏชัดเจนมากขึ้นเมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป และความคาดหวังของผู้ใช้ก็สูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง 

รูปแบบใหม่สำหรับการพิมพ์สาธารณะ 

แทนที่จะพึ่งพาไดรเวอร์หรือแอปพลิเคชัน การพิมพ์จะดำเนินการผ่านเวิร์กโฟลว์แบบ QR Code บนเว็บเบราว์เซอร์ ผู้ใช้สแกน QR Code อัปโหลดเอกสาร และดำเนินการพิมพ์ให้เสร็จสิ้นได้โดยตรงจากอุปกรณ์ ไม่ต้องติดตั้ง ไม่ต้องลงทะเบียน และไม่ขึ้นอยู่กับระบบภายในใดๆ 

จากมุมมองของผู้ใช้ กระบวนการนี้ตรงไปตรงมา ส่วนจากมุมมองขององค์กร กระบวนการนี้ยังคงอยู่ภายใต้การควบคุมและปลอดภัย 

ออกแบบมาสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา

ผู้ใช้งานเข้ามา ทำงานให้เสร็จ แล้วก็จากไป พวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร และไม่มีเวลาที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับระบบ PrintSharing ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงพฤติกรรมนี้

มันช่วยลดขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานและลดปฏิสัมพันธ์ให้เหลือเพียงไม่กี่ขั้นตอนที่ชัดเจน ซึ่งสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้ใช้คาดหวังจากบริการสมัยใหม่ ที่ต้องการการเข้าถึงได้ทันที 

ความปลอดภัยที่ไม่มีการประนีประนอม 

วิธีการแบบดั้งเดิมมักต้องเปิดส่วนต่างๆ ของเครือข่ายหรือเพิ่มข้อยกเว้นสำหรับอุปกรณ์ที่ไม่ได้อยู่ในรายการ ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องที่ยากต่อการตรวจสอบ

PrintSharing หลีกเลี่ยงปัญหานี้โดยการทำงานในสภาพแวดล้อมที่แยกต่างหาก ซึ่งเซสชันของผู้ใช้จะแยกจากกันและไม่โต้ตอบกับเครือข่ายภายใน

เอกสารจะถูกประมวลผลภายในเซสชันและถูกลบออกเมื่อการทำงานเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการคงอยู่ของข้อมูลและช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้หลังจากการใช้งาน 

จากศูนย์ต้นทุนสู่บริการที่ควบคุมได้ 

การจัดการการชำระเงินด้วยตนเอง การจัดการการคืนเงิน หรือการมอบหมายพนักงานให้ช่วยงานด้านการพิมพ์ อาจทำให้ค่าใช้จ่ายสูงเกินกว่ามูลค่าของบริการนั้นไปอย่างรวดเร็ว 

PrintSharing นำเสนอมุมมองที่แตกต่างออกไป

ด้วยระบบชำระเงินผ่านมือถือที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน การพิมพ์จึงสามารถดำเนินการในรูปแบบบริการตนเองได้ ผู้ใช้ชำระเงินโดยตรงผ่านอุปกรณ์ของตน และธุรกรรมจะได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ

วิธีนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการจัดการการชำระเงินด้วยตนเองและลดภาระงานด้านการปฏิบัติงานของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้องค์กรสามารถเรียกคืนต้นทุนหรือสร้างรายได้จากบริการที่ก่อนหน้านี้จัดการได้ยาก 

ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 

การที่พนักงานคอยช่วยเหลือเรื่องการพิมพ์ การจัดการงานที่ผิดพลาด หรือการคืนเงิน ล้วนเป็นตัวอย่างของเวลาที่ใช้ไปกับงานที่มีผลกระทบต่ำ การเปลี่ยนมาใช้ระบบบริการตนเองทำให้ PrintSharing ลดภาระงานส่วนนี้ลงได้มาก 

ผู้ใช้สามารถจัดการการพิมพ์ของตนเองได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ทีมไอทีไม่จำเป็นต้องดูแลการตั้งค่าการเข้าถึงของแขกที่ซับซ้อน พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบหลักของตนแทนที่จะต้องคอยสนับสนุนคำขอพิมพ์ทั่วไป 

ผลลัพธ์ที่ได้คือการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่เพิ่มความซับซ้อน  

ออกแบบมาเพื่อรองรับการใช้งานในวงกว้างในสถานที่ต่างๆ 

องค์กรที่มีหลายสาขามักเผชิญกับความท้าทายเพิ่มเติม การกำหนดราคา นโยบาย และการตั้งค่าอาจต้องจัดการแยกต่างหากสำหรับแต่ละสาขา ซึ่งจะเพิ่มภาระงานด้านการบริหารจัดการและก่อให้เกิดความไม่สอดคล้องกัน 

PrintSharing รองรับการจัดการแบบรวมศูนย์ ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดกฎและนำไปใช้ได้ในหลายสถานที่ ทำให้รักษาความสม่ำเสมอได้ง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็ปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละสภาพแวดล้อมได้   

แบบจำลองที่สอดคล้องกับความคาดหวังสมัยใหม่ 

PrintSharing สะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างของวิธีการให้บริการ ผู้ใช้คาดหวังการเข้าถึงได้ทันที องค์กรต้องการความปลอดภัยและการควบคุม ทีมไอทีต้องการโซลูชันที่ช่วยลดภาระการบำรุงรักษา แทนที่จะเพิ่มภาระงาน  

ด้วยการตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกและมุ่งเน้นผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม PrintSharing จึงนำเสนอโมเดลที่สอดคล้องกับวิธีการที่ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีในปัจจุบัน 

ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ลดภาระงานด้านการดำเนินงานขององค์กร และรักษาการควบคุมในระดับที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบมืออาชีพ