ลดจำนวนคำร้องที่ศูนย์บริการลูกค้าผ่านประสบการณ์การพิมพ์ที่ดีขึ้น

เมื่อประสบการณ์การพิมพ์แตกต่างกันไปตามอุปกรณ์และกลุ่มผู้ใช้ ทีมไอทีจึงต้องตอบคำถามมากขึ้น และต้องจัดการนโยบายเพิ่มเติม

ประสบการณ์การพิมพ์ที่ดีขึ้นช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจกฎระเบียบอย่างชัดเจนพร้อมทั้งให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถทำได้ ในMyQ X ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายงานพิมพ์และนโยบายเครื่องพิมพ์สำหรับผู้ใช้ กลุ่ม และอุปกรณ์เฉพาะได้ นโยบายเหล่านี้สามารถควบคุมการตั้งค่าต่าง ๆ เช่น สี การพิมพ์สองหน้า การเย็บกระดาษ การประหยัดหมึก การพิมพ์ การคัดลอก การสแกน และการส่งแฟกซ์

เป้าหมายไม่ใช่เพียงเพื่อทำให้กระบวนการพิมพ์ดูเรียบง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพื่อลดความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น โดยทำให้สภาพแวดล้อมการพิมพ์สามารถคาดการณ์ได้ และกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ง่ายต่อการจัดการมากขึ้น

การจัดการการพิมพ์สามารถช่วยลดจำนวนคำขอสนับสนุนได้อย่างไร?

MyQ X และMyQ Roger ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างนโยบายสำหรับผู้ใช้และกลุ่ม และนำไปใช้กับเครื่องพิมพ์ที่เลือกได้ นโยบายงานพิมพ์สามารถกำหนดการตั้งค่าการพิมพ์ที่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ส่วนนโยบายเครื่องพิมพ์สามารถกำหนดการดำเนินการที่มีอยู่บนอุปกรณ์เฉพาะได้ นอกจากนี้ ยังสามารถจัดลำดับความสำคัญของนโยบายได้เมื่อมีกฎหลายข้อที่นำไปใช้กับผู้ใช้หรือเครื่องพิมพ์เดียวกัน

สิ่งนี้ช่วยให้ทีมไอทีสามารถมาตรฐานประสบการณ์การพิมพ์ได้ โดยไม่ต้องจัดการกับผู้ใช้หรืออุปกรณ์แต่ละเครื่องอย่างแยกกัน

ตัวอย่างเช่น องค์กรสามารถจำกัดผู้ใช้บางกลุ่มไม่ให้เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสี การพิมพ์สองหน้า การเย็บกระดาษ หรือการประหยัดหมึก ในขณะที่อนุญาตให้กลุ่มอื่นยังคงใช้ตัวเลือกเหล่านั้นได้ นโยบายเครื่องพิมพ์สามารถควบคุมแยกกันว่าผู้ใช้สามารถพิมพ์ คัดลอก สแกน หรือส่งแฟกซ์บนอุปกรณ์เฉพาะได้หรือไม่ 

MyQ X ยังให้บริการฟังก์ชัน "แสดงนโยบายที่มีผล" ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบได้ว่านโยบายใดมีผลต่อผู้ใช้และเครื่องพิมพ์เฉพาะตัว ซึ่งช่วยให้การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับสิทธิ์ที่ขัดแย้งกันหรือสิทธิ์ที่ไม่คาดคิดเป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

องค์กรสามารถทำให้การพิมพ์เอกสารของพนักงานง่ายขึ้นได้อย่างไร?

ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญเมื่อพนักงานใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ หรือทำงานในสถานที่ต่าง ๆ

MyQ X และMyQ Roger ให้บริการวิธีการพิมพ์หลายแบบ รวมถึงการพิมพ์โดยตรง (direct printing), Pull Print, การพิมพ์แบบเว็บ (web printing)และการพิมพ์ผ่านมือถือ (mobile printing) ตามการตั้งค่าขององค์กร

Pull Print ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งงานพิมพ์ไปยังคิว และปล่อยงานพิมพ์นั้นจากอุปกรณ์พิมพ์ที่พร้อมใช้งานได้หลังจากผ่านขั้นตอนการยืนยันตัวตน

ผู้ดูแลระบบยังสามารถใช้นโยบายเพื่อสร้างชุดกฎที่สอดคล้องกันสำหรับกลุ่มผู้ใช้ต่าง ๆ ได้ แทนที่จะต้องพึ่งพาพนักงานให้เข้าใจข้อจำกัดที่แตกต่างกันบนทุกอุปกรณ์ การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้แบบรวมศูนย์ได้

สิ่งนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงการใช้วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่ไม่จำเป็นด้วย เมื่อผู้ใช้ทราบว่าสามารถพิมพ์อะไรได้ พิมพ์ได้ที่ไหน และมีตัวเลือกการตั้งค่าใดบ้างที่พร้อมใช้งาน ก็จะมีเหตุผลน้อยลงที่จะหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่กำหนดไว้ หรือต้องติดต่อฝ่ายไอทีซ้ำๆ เพื่อขอคำชี้แจง

องค์กรควรวัดผลกระทบอย่างไร?

การลดความพยายามในการสนับสนุนควรถูกวัดด้วยข้อมูลการดำเนินงาน แทนที่จะใช้คำกล่าวอ้างทั่วไปเกี่ยวกับการประหยัดค่าใช้จ่าย

สำหรับสภาพแวดล้อมการพิมพ์ มาตรการที่มีประโยชน์ ได้แก่:

• เวลาการติดตั้ง: ระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับการตั้งค่าและนำสภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่จำเป็นมาใช้ 

• การนำนโยบายไปใช้: ความเร็วในการนำกฎการพิมพ์ที่กำหนดไปใช้อย่างสม่ำเสมอสำหรับผู้ใช้ กลุ่ม และอุปกรณ์ต่าง ๆ 

• คำขอสนับสนุน: จำนวนและประเภทของตั๋วที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการพิมพ์ 

• ความไม่สะดวกของผู้ใช้: ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่พนักงานรายงานเมื่อส่งหรือปล่อยงานพิมพ์ 

MyQ X ให้บริการการจัดการนโยบายแบบรวมศูนย์และเครื่องมือสำหรับตรวจสอบนโยบายที่มีผลบังคับใช้ ซึ่งช่วยสร้างพื้นฐานที่ใช้งานได้จริงให้กับผู้ดูแลระบบในการจัดการด้านเหล่านี้

จุดสำคัญคือต้องกำหนดค่าพื้นฐานก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อม แล้ววัดว่าความเปลี่ยนแปลงดังกล่าวช่วยลดปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ได้หรือไม่

ประสบการณ์การพิมพ์ที่ดีขึ้นเริ่มต้นจากการควบคุมที่ดีขึ้น

การบริหารจัดการการพิมพ์ไม่จำเป็นต้องเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นหนึ่งให้กับทีมไอที วิธีที่ถูกต้องคือทำให้ระบบง่ายต่อการบริหารจัดการและสะดวกต่อการใช้งานสำหรับพนักงาน

ด้วยMyQ X องค์กรสามารถรวมนโยบายการพิมพ์ไว้ในที่เดียว กำหนดกฎต่าง ๆ สำหรับผู้ใช้และอุปกรณ์ จัดการฟังก์ชันการพิมพ์ที่มีอยู่ และจัดเตรียมวิธีการต่าง ๆ ให้ผู้ใช้ส่งและปล่อยงานพิมพ์ได้

เมื่อกฎการพิมพ์มีความสม่ำเสมอและชัดเจน ทีม IT จึงสามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับการแก้ไขปัญหาการตั้งค่าและสิทธิ์การเข้าถึงที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ และใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดการสภาพแวดล้อมเอกสารโดยรวม