การรู้จำตัวอักษรด้วยแสง (OCR) คืออะไร และมันช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสารได้อย่างไร?

ในกระบวนการจัดการเอกสาร OCR สามารถช่วยในการค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น การประมวลผลอัตโนมัติ และการจัดการข้อมูลที่สแกนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับองค์กรที่ใช้กระบวนการจัดการเอกสารแบบ "MyQ " OCR สามารถเปลี่ยนเอกสารที่สแกนจากภาพธรรมดาให้เป็นข้อมูลที่สามารถนำไปประมวลผลเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่กว้างขึ้นได้ 

OCR คืออะไร?

OCR อ่านตัวอักษรจากเอกสารหรือภาพที่สแกนแล้วแปลงเป็นข้อความดิจิทัล แทนที่จะถือว่าหน้าเอกสารที่สแกนเป็นเพียงภาพ OCR ทำให้ข้อความดังกล่าวสามารถนำไปประมวลผลต่อได้

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อองค์กรจำเป็นต้องทำงานกับข้อมูลที่เริ่มต้นจากเอกสารกระดาษ หลังจากที่เอกสารถูกสแกนและประมวลผลด้วย OCR แล้ว ข้อความในเอกสารดังกล่าวสามารถนำไปใช้ในขั้นตอนการทำงานของเอกสารต่อไปได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้ต้องอ่านและป้อนข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง 

OCR ช่วยปรับปรุงการจัดการเอกสารได้อย่างไร?

OCR สามารถลดงานทำด้วยมือที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารที่สแกนได้ โดยทำให้เนื้อหาของเอกสารเหล่านั้นพร้อมสำหรับการประมวลผลต่อไป

ขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงาน OCR สามารถสนับสนุนได้ดังนี้: 

• เอกสารที่สามารถค้นหาได้: ข้อความภายในเอกสารที่สแกนสามารถถูกระบุและทำให้สามารถค้นหาได้ 

• การประมวลผลอัตโนมัติ: ข้อความที่ได้รับการระบุสามารถนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานเอกสารในขั้นตอนต่อไปได้ 

• ลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ: ข้อมูลในเอกสารสามารถถูกประมวลผลได้โดยไม่ต้องให้ผู้ใช้ต้องพิมพ์ใหม่ทุกสิ่งด้วยมือ 

• การจัดการเอกสารที่สม่ำเสมอมากขึ้น: การประมวลผลอัตโนมัติสามารถลดขั้นตอนการทำงานด้วยมือที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบและส่งต่อเอกสารได้ 

• เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น: เนื้อหาที่สามารถค้นหาได้ช่วยให้การค้นหาข้อมูลภายในเอกสารที่ได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

จุดสำคัญที่ควรทราบคือ OCR ไม่เพียงแต่สร้างสำเนาดิจิทัลของเอกสารกระดาษเท่านั้น แต่ยังทำให้ข้อมูลที่อยู่ในเอกสารนั้นสามารถใช้งานได้ภายในกระบวนการทำงานดิจิทัล

จากเอกสารที่สแกนเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง 

ประโยชน์ของ OCR จะเพิ่มขึ้นเมื่อถูกนำไปใช้ร่วมกับกระบวนการจัดการเอกสารและการอัตโนมัติของระบบงาน

เอกสารที่สแกนมาอาจเริ่มต้นเป็นรูปภาพ OCR สามารถระบุข้อความที่อยู่ในรูปภาพนั้นได้ ซึ่งให้ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ในกระบวนการจัดการเอกสารได้ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารตามเนื้อหาของเอกสารได้ แทนที่จะต้องพึ่งพาการจัดการด้วยมืออย่างเต็มที่

ในMyQ X, OCR เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของEasy Scan และสามารถใช้ร่วมกับฟังก์ชันการประมวลผลเอกสารได้ Document Processor ของMyQ X 10.3 ขยายความสามารถของEasy Scan ด้วยการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ ซึ่งสนับสนุนกระบวนการทำงานที่เอกสารจำเป็นต้องได้รับการระบุตัว แยกส่วน ประมวลผล หรือแปลงรูปแบบ 

สิ่งนี้สร้างกระบวนการทำงานที่ปฏิบัติได้จริง: เอกสารกระดาษ → สแกน → OCR → การประมวลผลเอกสาร → จุดหมายปลายทางหรือกระบวนการทำงานขั้นต่อไป

ประโยชน์ไม่ได้อยู่ที่การใช้ OCR อย่างเดียว แต่ประโยชน์นั้นเกิดจากการนำข้อมูลที่ได้รับการระบุจากเอกสารมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่กว้างขึ้น

OCR สามารถสนับสนุนการจัดการเอกสารที่อิงตามข้อมูลได้อย่างไร?

OCR สามารถให้ข้อมูลที่ช่วยให้การจัดประเภทและประมวลผลเอกสารเป็นไปอย่างสะดวกขึ้น แต่สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างสิ่งนี้กับการวิเคราะห์ข้อมูลการพิมพ์และการใช้งาน

ระบบ OCR เองไม่ได้สร้างตัวชี้วัดต่าง ๆ เช่น ปริมาณเอกสารระดับแผนก ตัวเลขค่าใช้จ่ายต่อเอกสาร หรืออัตราการแปลงเป็นดิจิทัล โดยอัตโนมัติ ตัวชี้วัดเหล่านี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกไว้ผ่านกระบวนการจัดการเอกสารโดยรวม

MyQ X ให้ความสามารถในการรายงานและบัญชีเพื่อติดตามกิจกรรมการพิมพ์ การคัดลอก การสแกน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง เมื่อนำ OCR และการประมวลผลเอกสารมาผสานเข้ากับกระบวนการทำงานดังกล่าว องค์กรสามารถรวมการประมวลผลเอกสารกับข้อมูลการดำเนินงานที่เก็บรวบรวมโดยMyQ

สิ่งนี้ช่วยให้ทีม IT สามารถติดตามกระบวนการจัดการเอกสารได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น ส่วนทีมการเงินและทีมจัดซื้อสามารถใช้รายงานMyQ เพื่อเข้าใจกิจกรรมและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารได้

ทีมต่าง ๆ สามารถใช้ข้อมูลเอกสารและข้อมูลกระบวนการทำงานได้อย่างไร?

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT

ทีม IT สามารถใช้ระบบรายงานของMyQ เพื่อติดตามกิจกรรมการพิมพ์ การคัดลอก การสแกน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในทั้งระบบ เมื่อรวมกับกระบวนการทำงานของเอกสารแบบอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการใช้งานของผู้ใช้และอุปกรณ์

ด้านการเงินและการจัดซื้อจัดจ้าง

MyQความสามารถด้านการบัญชีและการรายงานของระบบนี้สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งช่วยองค์กรในการติดตามค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และสแกน รวมถึงเข้าใจว่าทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับเอกสารถูกใช้ไปตรงไหน

สำหรับทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและทีมกฎหมาย

กระบวนการทำงานของเอกสารช่วยให้สามารถควบคุมการประมวลผลและการส่งต่อข้อมูลที่สแกนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นMyQ X ยังมาพร้อมฟังก์ชันบันทึกการตรวจสอบและกระบวนการทำงานของเอกสาร ซึ่งสามารถสนับสนุนองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการติดตามแหล่งที่มาและการจัดการเอกสารอย่างมีการควบคุม

OCR คือสะพานเชื่อมระหว่างกระบวนการทำงานบนกระดาษและกระบวนการทำงานดิจิทัล

OCR ช่วยให้ข้อความในเอกสารที่สแกนแล้วสามารถนำไปประมวลผลต่อได้ ส่วนระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานเอกสาร (document workflow automation) สามารถกำหนดขั้นตอนต่อไปได้ ด้วยMyQ X, OCR สามารถเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติ (Easy Scan ) และทำงานร่วมกับฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น Document Processor เพื่อช่วยองค์กรเปลี่ยนจากการสแกนเอกสารอย่างง่าย ๆ ไปสู่การประมวลผลข้อมูลที่อยู่ในเอกสารเหล่านั้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการลดการจัดการเอกสารแบบมือ คำถามสำคัญจึงไม่ใช่เพียง “เราสามารถสแกนเอกสารนี้ได้หรือไม่?” แต่ยังรวมถึง “เราสามารถทำอะไรกับข้อมูลนั้นได้บ้าง หลังจากที่สแกนเสร็จแล้ว?”