5 věcí, o kterých nevíte, že se dějí na vašem pracovišti
11/08/2020
Řekněte mi, jestli je vám to povědomé - jdete do kopírky, a protože tam už jsou dva lidé, rozhodnete se uvolnit a zapojit se do konverzace nebo alespoň zabít nějaký čas, aniž byste přemýšleli o tom, co byste měli dělat.
Nebo máte ve své části budovy, na patře či v areálu společnou tiskárnu, kopírku a skener (říkáme jim multifunkční tiskárny, zkráceně MFP) a už ani nevíte, kolikrát jste museli prohrabávat hromadutiskové úlohy zásobníku na papírtiskové úlohy našli svůj dokument.
Nebo je vše, co jste vytiskli, pryč a vy se musíte vrátit ke svému stolu a znovu odeslat úlohu, tentokrát sprintovat jako šílenec zpět k multifunkčnímu zařízení, než se tam dostane někdo jiný.
Tato multifunkční zařízení, tiskárny, skenery, kopírky, to vše je součástí spravovaných tiskových služeb (MPS) vaší společnosti, školy nebo úřadu a pokrokové organizace používají softwarové řešení, které vše zjednodušuje a optimalizuje.
1. Každé Zařízení vaše
A teď si představte, že nemáte čas mluvit o svých nadcházejících víkendových plánech a potřebujete předat šéfovi dokument, aby mohl uzavřít dohodu o velké zakázce. Nakouknete do kopírky a vidíte ty samé dva lidi, jak si nezávazně povídají a stroj vrčí, a tak jdete chodbou k méně používanému stroji. Přihlásíte se do stroje a vytisknete dokument včas, abyste ho doručili šéfovi na schůzku.
Díky softwarovým řešením MPS budete mít k dispozici všechna Zařízení vaší kanceláři a nebudete muset čekat ve frontě, abyste mohli rychle vyřídit svou práci.
2. Úplné zabezpečení dokumentů
Díky Uvolněný tisk máte nejen přístup ke všem multifunkčním zařízením, ale vaše dokumenty zůstávají ve vašich rukou. Stačí stisknout klávesy Ctrl+P a můžete být v klidu (nemusíte běhat po chodbě, abyste si vyzvedli ten důvěrný dokument). S řešením MPS stisknete klávesy Ctrl+P, úloha se odešle přes síť server zůstane tam, dokud fyzicky nepřijdete k tiskárně a úlohu si „nevytáhnete“ na jakékoli multifunkční zařízení, ke kterému se vydáte. Stačí se přihlásit pomocí identifikační karty, PINu nebo mobilního Zařízení a zařízení stáhne úlohu ze server bezpečně vám ji doručí.
Nyní můžete síť obav využívat jakoukoli tiskárnu, kopírku nebo skener ve vaší síť MPS a zbavili jste se tak jedné z těch drobných nepříjemností, které dokážou pokazit i ten nejlepší den – a navíc jste tím ušetřili čas i peníze.
3. Vyrobeno na míru
Vzpomínáte si na tu málo známou tiskárnu, ke které jste museli jít, protože u kopírovacího centra stála fronta? Tu tiskárnu nepoužíváte moc často a při příchodu k ní vás přepadne pocit úzkosti, protože ten malý panel na stroji vypadá úplně jinak než ten velký v kopírovacím centru. Každá tiskárna, skener a kopírka má jiný malý „panel“ (lépe známý jako Uživatel nebo UI). Kolikrát jste museli upravovat barvu nebo velikost na novém uživatelském rozhraní a museli jste metodou pokusů a omylů vyzkoušet čtyři nebo pět kopií, než se vám to konečně podařilo? S řešením MPS se malý panel každé multifunkční tiskárny stává uživatelským rozhraním o velikosti tabletu, které je přizpůsobeno vašim konkrétním potřebám.
Pokud jste učitel výtvarné výchovy a potřebujete tisknout barevně nebo v různých velikostech a formátech, řešení MPS vám tyto funkce nabídne prostřednictvím snadno ovladatelného rozhraní (podobného aplikacím typu „ukázat a kliknout“). Žádné nejasnosti – každé Zařízení, bez ohledu na model a značku, bude vždy fungovat stejně, přesně podle vašich potřeb.
4. Skenujte, nezasekávejte
Šéf ten dokument potřebuje… ale je na druhém konci kampusu, na jiném patře nebo v jiné zemi ve vaší pobočce… s tím si nedělejte starosti. Díky řešením MPS můžete jít k multifunkčnímu zařízení, dokument vytisknout, podepsat a naskenovat ho svému šéfovi do kanceláře v Singapuru (vy jste v Barceloně) a on si ho tam může vytisknout v plných barvách. Nebo máte všechny své dovolenkové fotky na USB disku a protože je nemůžete vytisknout na firemních zařízeních, stačí je připojit a odeslat do složky „Dovolená“ na Google Drive. Ještě lepší je, že jste učitel a potřebujete doručit studijní průvodce svým studentům přírodovědných předmětů… naskenujte jej a vložte kopii do síť jejich školy a splňte svou povinnost – i povinnost vaší školy – při snižování uhlíkové stopy.
Funkce skenování do e-mailu, cloudu a síť , které nabízejí softwarová řešení MPS, mohou zásadně změnit váš pohled na sdílení informací.
5. Přejděte na systém "bez řidiče"
Stalo se vám někdy, že jste si u svého pracovního místa, stolu nebo v kanceláři stiskli „Ctrl+P“, šli k tiskárně pro výtisk a ten tam nebyl? Víte, že jste stiskli „Enter“. V koši ho nevidíte, nikdo není poblíž, sám od sebe přece nemohl odejít. Vrátíte se tedy ke svému stolu, abyste dokument vytiskli znovu, a zjistíte, že vaše tiskárny zmizely. Názvy těchto tiskáren jsou všechny propojeny prostřednictvím ovladačů a nyní potřebujete, aby přišel technik z IT a znovu je nainstaloval, ale všichni už odešli domů. Díky tisku bez ovladačů můžete své úlohy odeslat na určenou e-mailovou adresu na server poté jít k tiskárně a dokument si vyzvednout.
Tisk bez řidiče, mobilní tisk a tisk pro hosty znamenají, že se už nikdy nemusíte stresovat s prováděním rutinních úloh na vašem MPS.
Výstupy
Vaše organizace pravděpodobně využívá službu MPS nebo alespoňsíť , skenerů a kopírek, přičemž většina z nich tyto zařízení nesleduje, neoptimalizuje ani nevyužívá na maximum. Řešení jako MyQ právě toto dokáže. Ve skutečnosti 90 % firem neví, kolik utrácejí za tisk a kopírování, IT oddělení věnují až 20 % svého času řešení MPS a 65 % vytištěných dokumentů končí v koši.
Progresivně smýšlející organizace chápou, že optimalizace pracovních postupů zvyšuje zisky, činí zaměstnance spokojenějšími a ulehčuje již tak stresující povinnosti IT oddělení. Chápou, že jsou to právě detaily, které rozhodují a které je posouvají před konkurenci.