Tvář digitalizace v dnešních firmách

Znamená to zdánlivě nekonečné kopírování adres, částek a kontaktů do tabulky Excelu, zadávání stovek číslic do různých účetních systémů atd. Pokud jste si tím prošli, víte, o čem mluvíme. Když se to týká jen hrstky dokumentů, můžete se na to dívat jako na takové protahovací cvičení pro prsty. Ale jak rostou stohy papírů, které je třeba zpracovat, úměrně tomu se zvyšuje nejen zátěž karpálů, ale i únavná, demotivující a monotónní práce pro zaměstnance, která dává větší prostor pro chyby a připravuje je o čas, který by mohli trávit smysluplněji.

Z papíru do systému

Dobrým příkladem dokumentu plného informací je faktura. Téměř všechny společnosti potřebují dostat faktury do nějakého interního systému, takže přepis dat do digitální podoby je samozřejmým požadavkem. Totéž by platilo například pro smlouvy, kde je třeba s obsahem dále pracovat, ať už v obchodní společnosti, nebo v bance. Většina těchto dokumentů se samozřejmě skenuje, ale pouhým naskenováním fyzického dokumentu a vytvořením jeho elektronické kopie to v případě moderní digitalizace rozhodně nekončí.

Před několika lety přišla na pomoc ručnímu přepisu technologie optického rozpoznávání znaků (OCR), která umožňuje extrahovat textové informace z naskenovaného dokumentu a převést je do editovatelné podoby. Nyní tedy účetní vyndá fakturu z obálky, naskenuje ji, OCR "přechroustá" informace na papíře do formátu DOCX nebo PDF a pak je možné s ní dále pracovat v počítači. I když si nad tím prsty účetních mohou oddechnout, čeká je ještě mnoho klikání a ručních operací.

Digitalizace se vším všudy

Zpracování fyzických dat do elektronické podoby lze provést ještě elegantnějším způsobem. Hlavním posláním MyQje pomoci uživatelům soustředit se na to, co umí nejlépe, a proto jim při práci s dokumenty nabízí moderní digitalizaci a automatizaci. S nejmodernější verzí Ultimate z rodiny MyQ stačí, aby zaměstnanec stiskl jediné tlačítko na panelu tiskárny, a data z papírového dokumentu skončí přesně tam, kde mají – ať už je cílem Cloudové úložiště systém ECM/DMS.

MyQ naskenuje dokument, zpracuje jej pomocí pokročilého OCR a následně odešle extrahovaná data přímo do příslušných polí, například doDatabáze tabulky. Systém je schopen rozpoznat oblasti, které je třeba naskenovat a převést – a to nejen text, ale i razítka, podpisy, zaškrtávací políčka, čárové kódy a dokonce i QR kódy. Tuto funkci MyQ Ultimate při zpracování faktur, formulářů, dopisů a dalších standardizovaných dokumentů ocení státní úřady, banky a všechny typy servisních center.

Třešničkou na digitálním dortu je, že software dokáže rozpoznat, o jaký typ dokumentu se jedná, takže zaměstnanec nemusí nic třídit. Jednoduše vloží všechny dokumenty do podavače a MyQ je sám bezpečně dopraví na cílové virtuální místo určení. To je skutečná digitalizace dokumentů pro 21. století.

Od pořadače k ikoně

Se stále rychlejším přechodem do digitálního prostoru mizí i standardní atributy každé tradiční kanceláře - obří skříně plné složek a pořadačů. Tito kartonoví strážci smluv, faktur a dopisů pomalu, ale jistě přebírají podobu virtuálních pořadačů. Papírové materiály, jako jsou účtenky nebo formuláře cestovních výdajů, už nemusí plnit plastové kapsy pořadačů; stačí je nahrát do virtuálních složek v elektronickém úložišti. Zde je mohou zaměstnanci sami ukládat a zpřístupnit ostatním kolegům.

Sdílení souborů v lokální síť samozřejmě není žádnou novinkou. I toto však vyžaduje modernizaci a přizpůsobení novým, takzvaným hybridním pracovištím, kde zaměstnanci pracují střídavě v kanceláři a na dálku. Vzdálený přístup a sítě VPN s kolísající spolehlivostí nebo vysokými provozními náklady pravděpodobně nebudou ideálním řešením. V důsledku toho si získávají na popularitě cloudové technologie, které umožňují spolehlivý přístup k firemním datům kdekoli, kde je k dispozici připojení k internetu. Stačí se bezpečně přihlásit do cloudové služby a plynulá spolupráce s kolegy je na světě, i když jsou 300 km daleko.

Tiskněte/skenujte pohodlně z telefonu 

Změny ve způsobu práce ovlivnily také zpracování dokumentů, které dosud záviselo na fyzické přítomnosti kopírky v kanceláři, což může být pro lidi pracující z domova překážkou. I zde může cloud nabídnout flexibilitu a pohodlí. Umožňuje doslova strčit celou kancelář do kapsy a spravovat dokumenty odkudkoli přímo z mobilního telefonu - ať už jde o skenování nebo přípravu dokumentů k tisku. Na adrese . MyQ Roger mobilní aplikace vám dává možnost pohodlně vyřizovat potřeby skenování a tisku z vašeho telefonu. 

Můžete například naskenovat objednávku nebo dodací list, který jste právě podepsali na schůzce s partnerem, přímo fotoaparátem v mobilním telefonu a odeslat jej do sdílené složky na firemnímOneDrive, odkud jej mohou převzít logistika a další oddělení. Nebo se vám možná v domácí kanceláři hromadí dokumenty od nadřízeného, které potřebujete podepsat. Nemusíte si je nikam zapisovat – vRoger MyQ Roger je okamžitě najdete v pracovním cloudu a tisková fronta obývacího pokoje je odešlete do tisková fronta . Až dorazíte do kanceláře, přihlásíte seRoger mobilního telefonu k tiskárně s aplikací MyQ Roger a dokumenty bezpečně uvolníte z fronty. Pokud chcete s tiskárnou dále pracovat, jednoduše jí z telefonu řeknete, co pro vás má udělat.

Jako správný inteligentní digitální pracovní asistent funguje MyQ Roger výhradně ve veřejném cloudu, takže ho máte po ruce všude, kam jdete. Navíc se jedná o otevřenou platformu, která se neustále rozšiřuje, implementuje nové nástroje a dává svým uživatelům stále větší prostor pro přechod do digitálního prostředí.

Díky službě MyQ je skutečná digitalizace a správa dokumentů otázkou několika kliknutí. V kanceláři se MyQ X Ultimate postará o precizní digitalizaci a automatické třídění dat do správných systémových zásuvek, a pokud chcete dát cloudové spolupráci s kolegy nový rozměr, je tu MyQ Roger pro váš telefon.

CHCI ZAHÁJIT DIGITALIZACI