Když nestačí jen naskenovat dokument: Výzva v podobě důvěryhodných digitálních záznamů

V případě záznamů, na které se vztahují požadavky na uchovávání, audity, regulační předpisy či právní předpisy, však pouhá existence digitální kopie nemusí nutně poskytnout odpověď na ty důležitější otázky. 

Byl dokument naskenován správně? Kdo jej naskenoval? Může organizace prokázat, že digitální kopie věrně odpovídá originálu? Byl dokument zkontrolován předtím, než byl původní papírový dokument zlikvidován?

A může organizace i po letech předložit důkazy o tom, jak byl tento záznam vytvořen a schválen?

Tyto otázky nabývají na významu tím více, čím více organizace nahrazují papírové procesy digitálními záznamy.

Rozdíl mezi skenováním a důvěryhodnou digitalizací 

Mezi pořízením dokumentu a uznáním výsledné digitální kopie jako úředního záznamu je zásadní rozdíl.

Standardní proces skenování se obecně zaměřuje na vytvoření digitálního souboru. Po dokončení skenování lze soubor uložit do složky, systému pro správu dokumentů, platformy typu „ Cloudové úložiště “ nebo do archivu.

Problém spočívá v tom, že výsledný soubor nemusí nutně obsahovat stopy procesu, který jej vytvořil.

Soubor PDF může zobrazovat obsah dokumentu, ale nemusí zobrazovat: 

• Kdo provedl vyšetření 

• Který model Zařízení byl použit 

• Jak byl dokument naskenován 

• Zda byla kontrola skenu z hlediska kvality a úplnosti provedena 

• Kdo zkontroloval výslednou digitální kopii? 

• Zda byl dokument schválen předtím, než byl originál zničen 

• Zda byl digitální záznam chráněn před pozdějšími změnami

Pro organizace, které musí prokázat spolehlivost svých digitálních záznamů, představuje samotné uložení souboru pouze část problému. Důležitý je také proces, který za tímto souborem stojí.

Evropské požadavky kladou větší důraz na digitální důvěru 

Po celé Evropě působí organizace v prostředí, kde hrají důležitou roli integrita, bezpečnost, odpovědnost a důkazní hodnota digitálních informací.

Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) například vyžaduje, aby byly osobní údaje zpracovávány s náležitým zabezpečením, včetně ochrany před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním a náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. Stanoví rovněž povinnost odpovědnosti a vyžaduje, aby organizace byly schopny prokázat dodržování příslušných zásad.

Evropský rámec pro elektronickou identifikaci a služby důvěryhodnosti rovněž uznává význam mechanismů, které zajišťují integritu a původ elektronických informací. Podle nařízení eIDAS mohou právnické osoby používat elektronické pečetě k zajištění původu a integrity dat a dokumentů, zatímco elektronické časové razítka mohou sloužit jako důkaz o tom, kdy data existovala, a podpořit jejich integritu.

To však neznamená, že každý naskenovaný dokument vyžaduje stejná kontrolní opatření.

To znamená, že organizace musí pochopit, jaká úroveň záruky je pro dokumenty, které digitalizují, vhodná a jaké důkazy budou možná muset později předložit.

Uložení dokumentu není totéž jako zachování jeho důkazní hodnoty

Uvažujme dokument, který byl naskenován a uložen v digitální podobě. Pokud je papírový originál uchován, existuje stále fyzický referenční bod. Pokud je papírový originál zničen, nabývá digitální verze mnohem většího významu.

Organizace pak možná bude muset prokázat, že digitální kopie je věrohodným zobrazením originálu a že proces jejího vytvoření byl řádně kontrolován.

To představuje výzvu pro organizace, které ke skenování přistupují jako k pouhé činnosti spočívající v pořízení a uložení dat. Digitální archiv může obsahovat tisíce či miliony dokumentů, ale samotný archiv nutně nevysvětluje, jak se každý dokument do systému dostal.

Bez odpovídajících kontrolních mechanismů se může stát, že organizace budou disponovat sbírkou digitálních souborů, aniž by měly k dispozici jasný a ověřitelný záznam o procesu, který k jejich vzniku vedl.

Nové skenování posouvá laťku výš

Německo představuje obzvláště názorný příklad této výzvy prostřednictvím TR-RESISCAN, technické směrnice Spolkového úřadu pro informační bezpečnost týkající se skenování při výměně zařízení.

Tyto pokyny se zabývají situacemi, kdy jsou papírové dokumenty digitalizovány a originál může být následně zničen. K tomuto procesu přistupují z hlediska celého životního cyklu, nikoli jako k izolovanému technickému úkonu.

To zahrnuje oblasti, jako je příprava dokumentů, skenování, následné zpracování, zajištění integrity, organizační kontrolní mechanismy, personál a technická bezpečnostní opatření.

Základní princip zní: má-li digitální kopie nahradit papírovou verzi, musí mít organizace důvěru v proces, jehož výsledkem je tato digitální kopie.

Proč je samotný proces skenování důležitý

Řízený proces digitalizace se nesmí omezovat pouze na kvalitu obrazu. Musí zohledňovat zúčastněné osoby, použité vybavení, samotný dokument, proces kontroly i uchovávané záznamy o tom, co se odehrálo.

Organizace mohou například potřebovat stanovit: 

1. Kdo tento dokument pořídil?
   Digitální záznam je užitečnější, pokud jej organizace dokáže přiřadit k osobě nebo procesu, který je za jeho pořízení zodpovědný.

2. Jak byl snímek pořízen?
   Informace o skenovacím zařízení ( Zařízení ) a podmínkách skenování mohou být důležité při dokládání toho, jak byla digitální kopie vytvořena.

3. Byl výsledek zkontrolován?
   Sken může obsahovat chybějící stránky, mít nízké rozlišení, nesprávné nastavení barev nebo jiné problémy, které nemusí být z pouhého pohledu na soubor PDF zřejmé.

4. Kdo digitální kopii přijal?
   Existuje významný rozdíl mezi pořízením skenu a formálním přijetím tohoto skenu jako digitálního záznamu.
   
   U dokumentů s vyššími požadavky na ochranu může oddělení osoby provádějící pořízení od osoby odpovědné za schválení poskytnout dodatečnou kontrolu.

5. Lze prokázat integritu záznamu?
   Digitální podpisy, pečetě, časová razítka a další mechanismy mohou poskytnout důkaz o integritě nebo původu elektronických informací, v závislosti na konkrétním procesu a požadavcích. Evropská legislativa v oblasti důvěryhodných služeb poskytuje rámec pro tyto mechanismy.

6. Existují důkazy o tom, co se stalo?
   Konečný dokument nemusí stačit. Organizace mohou také potřebovat záznamy, které ukazují, jakým způsobem proběhl proces digitalizace.

Problém s tím, že se ke každému skenu přistupuje stejně

Na běžný interní dokument a záznam, na který se lze odvolat pro právní, finanční, zdravotnické, vládní či regulační účely, se nemusí vztahovat stejné požadavky.

Úkolem tedy není zbytečně komplikovat každý proces skenování.

Cílem je zjistit, v jakých případech mají důsledky nespolehlivého digitálního záznamu závažný dopad, a zavést u těchto dokumentů odpovídající kontrolní mechanismy.

To se týká zejména organizací, které digitalizují záznamy ještě před likvidací papírových originálů.

Organizace veřejného sektoru, společnosti poskytující finanční služby a pojišťovny, poskytovatelé zdravotní péče, právní organizace a další subjekty podléhající regulaci mohou disponovat záznamy, u nichž je důležité prokázat jejich pravost, neporušenost a historii zpracování i dlouho po původním naskenování dokumentu.

Jaké důkazy zůstanou, až se papír rozpadne?

Soubor uložený v archivu vám může poskytnout informaci o obsahu daného dokumentu. Řízený proces digitalizace může rovněž poskytnout důkaz o tom, jak se z daného dokumentu stal digitální záznam.

Toto rozlišení nabývá na významu čím dál tím více, jelikož organizace upouštějí od papírové dokumentace a stále více se spoléhají na digitální archivy. Cílem není pouze naskenovat více dokumentů nebo je ukládat efektivněji.

Cílem je vytvářet digitální záznamy, kterým lze důvěřovat a které lze dlouhodobě spravovat a o nichž lze vést přehled.

Příprava na promyšlenější přístup k digitalizaci

V případech, kdy se očekává, že digitální dokumenty nahradí papírové originály, budou sloužit k podpoře regulovaných procesů nebo budou muset obstát při auditu či právním přezkumu, zaslouží si proces skenování stejnou pozornost jako archiv, v němž je finální dokument uložen.

To znamená klást praktické otázky týkající se zaznamenávání, kontroly, schvalování, integrity, uchovávání a důkazů. 

Protože jakmile originál zmizí, spolehlivost digitálního záznamu totiž závisí nejen na samotném dokumentu, ale také na tom, zda organizace dokáže prokázat, jak tento záznam vznikl.

Budoucnost digitalizace dokumentů nespočívá pouze v převodu papírových dokumentů do digitální podoby. Jde o to, abychom mohli důvěřovat tomu, co se během tohoto procesu děje.

MyQ vyvinula přístup, který má tuto mezeru vyřešit

Představíme to v našem nadcházejícím webináři, kde se podíváme na to, jak může řízený pracovní postup skenování pomoci organizacím, které potřebují větší jistotu ohledně digitálních záznamů, které vytvářejí. 

Zúčastněte se webináře 17. září 2026 a zjistěte, jak MyQ přistupuje k důvěryhodné digitalizaci dokumentů a co to může znamenat pro vaše skenovací procesy. Zaregistrujte se zde na dopolední část nebo zde na odpolední část.