Mobile Dokumentenverarbeitung: Schnell und bequem

Dank der rasanten Weiterentwicklung und Optimierung von Office- und Collaboration-Apps für Android und iOS können Mitarbeiter immer mehr ihrer täglichen Aufgaben direkt von ihrem Telefon aus erledigen.

Das Smartphone im Mittelpunkt des Geschehens 

Es scheint, dass trotz der zunehmenden Digitalisierung die Notwendigkeit, Dokumente in Papierform aufzubewahren (sei es aus rechtlichen oder persönlichen Gründen), in den Unternehmen noch einige Jahre lang bestehen bleiben wird. Infolgedessen entwickeln sich die Werkzeuge, die Druck-Workflows verarbeiten, weiter - Drucklösungen bieten ausgefeilte mobile Druckmöglichkeiten.

Der MyQ X Mobile Client beispielsweise, der als Teil der MyQ X-Drucklösung kostenlos heruntergeladen werden kann (für Android und iOS), ist eine nützliche Ergänzung zum herkömmlichen Drucken und bietet seinen Nutzern eine bequeme und flexible Dokumentenverarbeitung. Wenn sie ein Handout für eine Besprechung ausdrucken müssen, müssen sie nicht die gesamte Büroetage durchqueren, um zurück zu ihrem Computer zu gelangen und die Datei an den Drucker zu senden. Sie laden die Datei einfach mit der App hoch, stellen die Druckoptionen ein, melden sich mit ihrem Telefon beim Drucker an und fertig.

Durch das Drucken mit einer mobilen App wird die Handhabung von Dokumenten auf eine neue Ebene der Einfachheit gebracht, was den Unternehmen einen schönen Produktivitätsschub in Form von eingesparten Arbeitsstunden beschert. Die Umgebung der App ist äußerst intuitiv. Außerdem ist sie ein Druckwerkzeug mit sofortigem Zugriff ohne langwierige Einrichtung, die die IT-Abteilung belasten würde.

Verlagerung des Büros in die Cloud

Allerdings stellt der traditionelle Druck, insbesondere in größeren Unternehmen, relativ hohe Anforderungen an die lokale Infrastruktur und ihre IT-Wartung. Die Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, die lokale Hardware zu entlasten, und ihr Blick richtet sich allmählich auf die Cloud. Cloud-Technologien ermöglichen die schnelle und sichere gemeinsame Nutzung von Unternehmensdaten und -software sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros, so dass die wachsende Beliebtheit der Cloud angesichts der Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes und der Arbeitskultur völlig logisch ist.

Auch die Cloud-Migration wird das Druckmanagement nicht aussparen. Die gute Nachricht ist, dass diese Umstellung sehr reibungslos erfolgen kann. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel die private Cloud Microsoft Azure nutzt, kann es der MyQ X-Drucklösung problemlos Speicherplatz zuweisen und sie von dort aus betreiben.

Sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten

Die Flexibilität von MyQ beschränkt sich nicht nur auf die Kompatibilität mit der privaten Cloud. Es ist jetzt auch möglich, MyQ als reinen Software-Service in der Public Cloud zu nutzen. Software as a Service (SaaS) ist ein Cloud-Modell, das es Kunden ermöglicht, nach Bedarf zu bezahlen (d. h. zu abonnieren) und jederzeit auf ihre Geschäftsanwendungen zuzugreifen.

Die Magie von SaaS liegt in der Tatsache, dass Aktualisierungen und die Wartung der Infrastruktur vom Dienstanbieter übernommen werden, so dass die Kunden nur eine Verbindung zum Internet herstellen müssen und die Software ihnen vollständig zur Verfügung steht. Was die moderne Zusammenarbeit mit Dokumenten betrifft, so ist dies genau der Punkt, an dem der intelligente digitale Arbeitsplatzassistent MyQ Roger von MyQ ansetzt.

Der digitale Arbeitsplatz-Assistent von MyQ

MyQ Roger ist eine Plattform, die sich vollständig in der öffentlichen Cloud befindet. Als Teil des monatlichen Abonnements (das außergewöhnlich niedrig ist) wird jedem Unternehmen ein eigener Mieter zugewiesen, der die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten garantiert. Der Grundbaustein von MyQ Roger ist eine Anwendung für Smartphones, die sich direkt mit dem Cloud-Speicher des Nutzers (z. B. OneDrive oder Google Drive) verbindet. Die Nutzer können von ihrem Cloud-Ordner aus drucken, Dokumente direkt auf dem Telefon oder Druckerpanel durchsuchen und verwalten und sogar direkt in die Cloud scannen - ebenfalls entweder über den Drucker oder die Kamera ihres Telefons.

Mit MyQ Roger ist es nicht mehr nötig, nach dem nächsten Scanner zu suchen, um wichtige Dokumente an Kunden oder Kollegen zu senden - die Nutzer öffnen einfach die MyQ Roger auf ihrem Smartphone, scannen das Material, bearbeiten es nach Bedarf und senden es direkt an einen bestimmten Cloud-Ordner. Die App benötigt auch keine Verbindung zum lokalen Netzwerk des Unternehmens oder VPN, so dass die Benutzer mit den Dokumenten arbeiten können - d.h. sie in die Warteschlange für den Druck stellen, sie scannen und in der Cloud organisieren - egal wo sie sind, ob sie auf dem Weg ins Büro sind oder von zu Hause aus arbeiten.

Cloud-Zusammenarbeit ohne Sorgen und zusätzliche Kosten

Dank seiner True-Cloud-Architektur benötigt MyQ Roger nur eine Internetverbindung, um als echte SaaS-Lösung zu funktionieren. Um alles andere kümmern sich die MyQ in der Public Cloud. Das spart den Unternehmen nicht nur Platz im Serverraum, sondern entlastet auch die Schultern der Systemadministratoren.

Mobile und Cloud-Anwendungen und -Dienste sind leistungsstarke Werkzeuge für moderne Arbeitsplätze. Leistungsfähige Drucklösungen, die in der Cloud laufen, können sich als bemerkenswerte Assistenten bei der Verarbeitung und Digitalisierung von Papierdokumenten erweisen, aber sie helfen auch, die Druckkosten zu senken, indem sie die Infrastruktur vor Ort in die Cloud verlagern. Nicht zu vergessen, dass Zeit auch Geld ist: Cloud-Lösungen wie MyQ Roger sparen Unternehmen dank der intuitiven und effizienten Nutzung mobiler Apps viele Arbeitsstunden. 

Wie kann ich MyQ Roger bekommen?