Dokumente im Jahr 2021 digitalisieren: Berührungslos arbeiten

In den Archiven geht der Trend weg vom Karton hin zu digitalen Ordnern, auch wenn es immer Abteilungen geben wird, die auf gedruckte Dokumente angewiesen sind. Aber es ist eine Sache, ein offizielles Papierexemplar zu haben, und eine andere, mit den im Dokument enthaltenen Informationen zu arbeiten. Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel - das Scannen und andere Prozesse, bei denen die Daten elektronisch übertragen werden. Es ist nicht mehr nötig, die Posten einer Rechnung manuell in den Computer einzugeben. Wir haben uns an automatisierte Prozesse gewöhnt und müssen nicht mehr so oft manuell eingreifen wie früher. Das ist eine gute Sache. Lassen Sie die Technik die schwere Arbeit machen - das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Sofortige digitale Transformation

 Ein Multifunktionsdrucker kann bei der Automatisierung sehr hilfreich sein. MyQ hat schon immer darauf abgezielt, den Nutzern das Leben zu erleichtern - wo man früher zwischen drei Dokumentenaktionen (Drucken, Scannen, Faxen) wählen musste, kann man heute mehrere Aktionen in einem Workflow kombinieren. Nach dem Drücken einer Taste auf dem Terminal scannt die Drucklösung das Dokument nicht nur ein, sondern überträgt es auch in ein bearbeitbares Format und sendet es an einen ausgewählten Ordner, eine E-Mail oder einen Cloud-Speicher, den der Benutzer bevorzugt. 

Diese Kette von Aktionen wird gewöhnlich als Dokumenten-Workflow. Der beschriebene Prozess kann unter der Funktion "Einfaches Scannen" in MyQ X Enterprise Edition eingestellt werden, aber die Scanoptionen von MyQ enden hier nicht.

MyQ X Ultimate bietet fortschrittliche Scan-Workflows, die Anbindung an 25 verschiedene Dokumentenmanagementsysteme (ECM, ERP, etc.) und die Integration einer Vielzahl von Funktionen, die eine nahtlose Verarbeitung von Dokumenten mit einem Klick ermöglichen: OCR, Unterteilung in Abschnitte, Datenextraktion, Eingabe von Daten in relevante Datenbanken und mehr. Der Digitalisierungsprozess erfolgt vollautomatisch.

Praktische Scan-Workflows

Ein IT-Spezialist kann problemlos Arbeitsabläufe vorbereiten, die seinen Kollegen zur Verfügung stehen. Für Bankangestellte ist es zum Beispiel sehr nützlich, eine Checkliste mit allen Dokumenten zu haben , die mit einem Hypothekenantrag eingereicht werden müssen: Personalausweis, Einkommensbescheinigung, Bestätigung der Schuldenfreiheit, Kaufvertragsvorschlag und der Antrag selbst. MyQ X Ultimate weiß, dass all diese Dokumente in den Ordner des Antragstellers gescannt und an die Compliance-Abteilung geschickt werden müssen. Auf dem Terminal des Druckers werden sie Punkt für Punkt angezeigt und während des Scannens angekreuzt, was dem Bankangestellten die Arbeit erleichtert und Fehler und Auslassungen verhindert.

MyQ X Ultimate ist ein unschätzbarer Digitalisierungsassistent. Allerdings muss es auf einem Server installiert werden, der an ein lokales Netzwerk angeschlossen ist, oder in einer sogenannten privaten Cloud, was es zu einer On-Premise- (lokalen) oder privaten Cloud-Lösung macht, die vor allem für größere Unternehmen praktisch ist.

Endlich, echte Cloud 

Letztes Jahr hat die ganze Welt auf Home Office umgestellt, und dieser Trend hat eine Nachfrage nach einer flexiblen Drucklösung erzeugt, die von überall aus genutzt werden kann. MyQ beschloss, umgehend darauf zu reagieren und brachte ein Produkt der nächsten Generation auf den Markt - MyQ Roger. Es funktioniert ausschließlich in der öffentlichen Cloud, was bedeutet, dass unsere Kunden weder einen physischen Server unterhalten noch eine VPN-Verbindung oder eine spezielle Datensicherheit für Mitarbeiter, die von außerhalb des Büros arbeiten, einrichten müssen. Alles, was ein Unternehmen braucht, sind kompatible Multifunktionsdrucker und Smartphones, die so oder so in den Taschen der Endnutzer stecken.

MyQ Roger ist ein intelligenter digitaler Arbeitsplatz-Assistent - ein virtueller Sekretär, der den größten Teil der Arbeit beim Drucken, Scannen und Dokumentenmanagement übernimmt. Er ermöglicht die berührungslose Druckersteuerung über eine mobile App, das Scannen in beliebte Dienste (wie OneDrive) und die Ausführung von Standard-Workflows. Der Nutzer kann seine Roger-App an seine Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen. 

Der Trend des Jahres 2020 wird sich höchstwahrscheinlich auch in diesem Jahr fortsetzen. In unserem Arbeitsleben werden wir die Flexibilität brauchen, so viele Aufgaben wie möglich von mobilen Geräten aus zu erledigen. MyQ weiß das und bietet den Nutzern Werkzeuge für eine schnelle und effektive Digitalisierung, bei der alles mit nur einem oder zwei Klicks verfügbar ist. Auf diese Weise müssen sie ihre Zeit nicht mit banalen Tätigkeiten vergeuden und können sich auf kreativere Aufgaben konzentrieren, bei denen Maschinen und KI (noch) versagen. 

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