Sicherheit und Stabilität: Die zwei Säulen des zuverlässigen Druckens

Dies mag zwar größtenteils zutreffen, aber auch "nur" das Drucken (oder Kopieren oder Scannen) mehrerer Seiten ist nicht völlig außerhalb der Reichweite verschiedener Sicherheitsbedrohungen. Auch "innerhalb" eines Unternehmens gibt es schwierige Situationen, mit denen Druckgeräte konfrontiert werden können - z. B. Stromausfälle oder Datenverluste.
Mit dem folgenden Artikel möchten wir Sie nicht verschrecken, sondern Sie auf einige Sicherheits- und Stabilitätsschwachstellen aufmerksam machen, denen Ihre Druckerflotte ausgesetzt sein könnte, und Ihnen zeigen, wie Sie diese verhindern können.

Überlegungen zur Sicherheit  

Bei der Drucksicherheit geht es um mehr als den grundlegenden Schutz von PC und Server. Um sicherzustellen, dass die Kopier- und Scanprozesse eines Unternehmens reibungslos und sicher ablaufen, müssen Sicherheitsmaßnahmen auf den gesamten Lebenszyklus des Druck- oder Scanprozesses angewendet werden. Sie sollten von der Netzwerksicherheit und der Verschlüsselung der übertragenen Daten über die Web- und App-Sicherheit, die nur autorisierten Zugriff auf Systemkonten zulässt, bis hin zum Endpunktschutz (d. h. der Sicherung des Multifunktionsgeräts, mit dem der Benutzer interagiert) und der Gewährleistung der Vertraulichkeit der eigentlichen Informationen in dem ausgedruckten oder gescannten Dokument reichen. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass IT-Administratoren sicherstellen müssen, dass die gesamte Kommunikation zwischen ihrer Drucklösung, dem Arbeitsplatz des Benutzers und dem Endpunkt-Druckgerät geschützt ist. Das Gleiche gilt für die Datenbank und den Zugriff auf den Druckserver. 

Viele Unternehmen bedenken nicht, dass ihre Mitarbeiter viele ungeschützte Daten über das Drucken versenden, was eine Quelle für Datenverluste sein kann. Wenn Ihr Druckgerät nicht ausreichend gesichert ist, kann es leicht zu einem Einfallstor für Hackerangriffe werden. Sobald sie in Ihr Netzwerk eingedrungen sind, können Hacker den Datenverkehr Ihres Druckers abhören und sogar die Dokumente erfassen, die an das Druckgerät gesendet werden. 

Aber nicht alle Bedrohungen können im "digitalen Raum" auftreten - es gibt auch verschiedene Bedenken hinsichtlich der Druckhardware, sei es ein kleiner Drucker oder ein komplexes MFP. Beide benötigen ihre eigene "Verteidigungsmauer", da die meisten dieser Geräte über eine interne Festplatte verfügen, auf der Kopier- oder Scanaufträge gespeichert werden können. Wenn sie gestohlen werden, ist es möglich, die Daten davon abzurufen. Wenn das Druckgerät nicht durch ein Kennwort geschützt ist, kann auch jemand unbefugt Einstellungen ändern, was z. B. dazu führen kann, dass Ihr Druckauftrag an eine bestimmte E-Mail-Adresse weitergeleitet wird. Nicht zuletzt besteht eine der größten Gefahren für gedruckte Dokumente darin, dass sie von einer unbefugten Person abgeholt (gestohlen) werden, nachdem sie ohne Authentifizierung gedruckt oder einfach zu lange im Papierfach gelassen wurden. 

Überlegungen zur Stabilität 

Auch wenn die Sicherheit an erster Stelle steht, bedeutet ein sicheres Drucksystem nicht, dass der Kampf für ein Unternehmen vorbei ist. Zumindest noch nicht. Es gibt noch einen weiteren wichtigen Bereich, der den reibungslosen Betrieb Ihrer Druckerflotte beeinflusst - die Stabilität. Denn nur eine sichere Drucklösung, die auch stabil ist, kann einen problemlosen Druckbetrieb gewährleisten. Wenn es um die Stabilität geht, sind das die wichtigsten Punkte, an die man denken sollte: 

• Verfügbarkeit - das bedeutet, dass es einen Plan B für den Fall eines unerwarteten Ereignisses gibt, der sicherstellt, dass die Nutzer die Druckdienste weiterhin nutzen können und nicht durch Server- oder Geräteausfälle blockiert werden.  
• Skalierbarkeit und Leistung - wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern oder mit Ihrem Unternehmen wachsen, müssen Sie Ihre Druckkapazitäten an diese neue Situation anpassen.  
• Die in Ihrem Unternehmen implementierte Drucklösung kann auch durch Fehler, veraltete Komponenten oder fehlende Schulungsprogramme behindert werden, so dass Zuverlässigkeit und Flexibilität eine weitere wichtige Rolle spielen.  
• Und wenn es ganz schlimm kommt, kann das Fehlen der richtigen Backup- und Wiederherstellungs-Tools nicht nur einen erheblichen Datenverlust, sondern auch eine langwierige Neuinstallation bedeuten. 

Wie lassen sich Sicherheitslücken vermeiden? 

Mit den richtigen Werkzeugen lassen sich diese Schwachstellen relativ leicht beheben. Zunächst zu den Sicherheitsfragen:  

1. Was den Schutz des Netzwerks betrifft, so liegt der Schlüssel hier in der verschlüsselten Verbindung des gesamten Pfads "Benutzer - Druckserver - Gerät", so dass keine unbefugte Person in diesen Strom von übertragenen Informationen eindringen kann. 
2. Ein weiterer Schritt wäre die Festlegung von Druckrollen, so dass die Benutzer nur auf die Informationen zugreifen können, für die sie berechtigt sind (z. B. privates Drucken für VIP-Benutzer). 
3. Um Ihre Hardware zu sichern, sollten Sie Ihr Druckgerät mit einer geeigneten Terminalanwendung ausstatten, damit es nicht ohne Anmeldung entsperrt werden kann.  
4. Um ein unerwünschtes Abholen von Dokumenten zu vermeiden, ist das Drucken nur nach Autorisierung am Kopierer ein Muss und kann in einigen Hochsicherheitsbereichen sogar noch verstärkt werden (z. B. doppelte Authentifizierung durch Ausweis und Passwort).  
5. Wenn die Dokumente vertraulich sind, empfiehlt es sich, sie mit einem digitalen "Stempel" zu versehen, z. B. einem Wasserzeichen oder einer digitalen Signatur.
   
   

Wie lassen sich Stabilitätsschwächen vermeiden? 

Was die Stabilität betrifft, so sollte ein Unternehmen in der Lage sein, auch dann zu drucken, wenn die Verbindung zum Druckserver ausfällt. Zu diesem Zweck benötigen Sie eine robuste Failover-Lösung, die sicherstellt, dass Ihre Druckdienste verfügbar sind, bis der Server wieder in Betrieb ist. Besorgen Sie sich einen geeigneten Failover-Cluster, der zwischen aktiven und passiven Servern umschaltet, um einen reibungslosen Betrieb auch bei einem Serverausfall zu gewährleisten.  

Zur Überwindung von Hindernissen, die dem Wachstum Ihres Unternehmens im Wege stehen, ist eine zentralisierte Serverarchitektur nützlich, die dann in kleinere Teile aufgeteilt wird und dazu beiträgt, neue Einheiten leichter hinzuzufügen und alles von einem Ort aus zu verwalten.  

Wenn Sie durch die Überlastung mit viel zu großen Dateien gebremst werden, versuchen Sie, Ihrem Server die Arbeit zu erleichtern, z. B. durch die Implementierung einer Scan-to-Link-Funktion.  

Ihre Drucklösung sollte über regelmäßige Releases verfügen, um laufende Fehler zu beheben, und über ein Partnerportal, damit sich die Benutzer oder Administratoren nicht im verwirrenden digitalen Dschungel all seiner Möglichkeiten und Funktionen verlieren.  

Und schließlich sollten Sie auf das Schlimmste vorbereitet sein und für den Fall eines vollständigen Stromausfalls zuverlässige Backup-Tools zur Hand haben. 

Umstellung auf die Cloud? 

Vorausschauende Unternehmen verlagern ihre Infrastruktur auf Cloud-Plattformen und machen sich so von der Abhängigkeit von On-Site-Computing-Lösungen frei. Das entlastet das IT-Personal und entlastet die Budgets für die Hardware-Wartung, und das gilt auch für Druckserver. Dennoch haben viele Unternehmen verständlicherweise Bedenken, ihre Dienste und Inhalte aus verschiedenen Sicherheitsgründen in öffentliche Clouds zu verlagern.

Die beliebteste Option ist hier, Systeme in eine private Cloud zu verlagern, die Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit bietet - wie zum Beispiel MS Azure. Wenn MyQ in der privaten Cloud installiert ist, können Sie alle Funktionen und Vorteile von MyQ sicher nutzen. MyQ lässt sich auch mit dem Universal Print Service von Microsoft verbinden, was bedeutet, dass Benutzer Dokumente ohne VPN aus der Ferne zum Druck aufgeben können, zum Beispiel vom Home Office oder von Geschäftsreisen aus.

Wenn Sie auf der Suche nach einer leistungsstarken Lösung sind, um den Druck Ihres Unternehmens zu schützen und stabil zu halten, könnte MyQ die richtige Wahl sein. Unsere Entwickler haben alle oben aufgeführten Schwachstellen der Druckerflotte berücksichtigt und eine passgenaue Lösung entwickelt, um sie zu verhindern und/oder zu beheben. Funktionen wie MyQ Easy Cluster, MyQ Centralund Back-up Server, das MyQ Eingebettetes Terminaloder Advanced Encryption bilden ein vollständiges und komplettes Toolkit, das für den unterbrechungsfreien Betrieb Ihrer Drucker sorgt.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Infrastruktur (auch teilweise) in die Cloud-Umgebung zu verlagern, kann MyQ Sie auch auf diesem neuen Weg unterstützen. Überlassen Sie es MyQ, sich um diese beiden grundlegenden Säulen eines zuverlässigen Druck-, Scan- und Kopier-Workflows zu kümmern und Ihre Dokumente in Ruhe zu bearbeiten!

Zuverlässige Erfahrung mit myq