Secure Print von MyQ: Schutz über das Drucken hinaus

Aber was ist mit dem Drucker in Ihrem Büro? Dieses Wort schreit nicht gerade nach Sicherheit, oder doch? Wenn es darum geht zu MFPs, seDrucking ist tatsächlich ein großes Problem. MFPs sind die großen Geräte, die eine Vielzahl von Aufgaben wie Drucken, Scannen und Kopieren übernehmen - most Leute nennen sie einfach "Drucker" oder "Kopierer". Wie auch immer Sie Namen sie können darstellen. ein großes Sicherheitsrisikok fürr ein Unternehmen jeder Größe darstellen.

Die Sicherheit von Arbeitsabläufen sollte für Unternehmen und Einzelpersonen ein wichtiges Anliegen sein, unabhängig davon, ob Dokumente verarbeitet werden in physischer oder digitaler Form verarbeitet werden. Missbräuchlich verwendete oder durchgesickerte Daten können zuimmer Folgen für den einzelnen Mitarbeiter, die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens oder seine Wettbewerbsposition auf dem Markt haben. Und wie genau kann man erreichen? sicheres Druckmanagement? Das ist der Punkt, an dem MyQ ins Spiel.

MyQs verbessert die Sicherheit und den Datenschutz der Nutzer und des Unternehmens erheblich. Diese Funktionen beginnen mit sichered Drucken am MFP, die Anpassung der Benutzersitzung und die Nachbearbeitung der gedruckten Dokumente.

 

Ihr MFP ist Ground Zero 

So wie ein MFP ein zentraler Bestandteil des täglichen Gebrauchs für die Mitarbeiter ist, ist er auch ein zentraler Bestandteil für die Sicherheit eines Unternehmens. MFPs sind immer mit Unternehmensservern verbunden, die sein können anfällig für Cyberangriffe ohne geeignete Sicherheits Maßnahmen anfällig sind. Wenn sie richtig eingesetzt wird, verbessert die Druckverwaltungssoftware die Schutzfunktion eines eines MFP durch Verbesserung der Workflow-Sicherheit in jedem Schritt des Prozesses, von den Arbeitsplätzen bis zu Dokumenten selbstim oder außerhalb des Büros - und das alles auf kostengünstige Weise.

Es gibt keine allgemeingültige Sicherheitseinstellung für ein MFP-Gerät. Jede Organisation hat ihre eigenen Sicherheitsanforderungen und -richtlinien. Doch in diesem Kampf um einzurichten personalisierte Sicherheit zu schaffen, haben die meisten Organisationen die folgenden primären Benutzergruppen und Perspektiven gemeinsam:

• Endnutzer/Ländergesetzgebung 
• Die Verwaltung muss die Druckumgebung sichern 
• CoUnternehmen, das die Druckumgebung kontrollieren möchte, um deren Missbrauch zu verhindern

Die Erfüllung der Anforderungen des Systemadministrators, des Unternehmens und der Gesetzgebung ist ein Balanceakt, der sowohl technische als auch rechtliche Auswirkungen hat. Während sich diese Parteien über die primären Sicherheitsziele einig sind, hat jede von ihnen ihre eigenen Erwartungen.  

 

Mit MyQhaben Sie die Wahl

MyQ hat eine Drucklösung entwickelt, die die besten Tools der Branche Werkzeuge, die Benutzer die Flexibilität, ihre ihre eigenen Sicherheitsmerkmale auszuwählen. Seitungen können personalisiert werden den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden, um Druck Druckrichtlinien und Datenschutz Standardsdie mit spezifischen gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen, z. B, die GDPR.

Es gibt drei grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, die für jede sicheren Druckumgebungentunabhängig vom Benutzer, die MyQ im Sinn hatte, als sie die optimalen Drucklösung.

1. Geben Sie der Benutzer unter dem MFP die volle Kontrolle über seine Aufträge.
2. Schließen Benutzersitzungen an beiden "Enden" mit Authentifizierung und automatischer Abmeldung.
3. Speichern von Druckdateien an einem sicheren Ort auf dem MyQ Server.

Ter Umfang der Sicherheitsmaßnahmen unterscheidet sich je nach der MyQ Ausgabe die der Kunde wählt. Let's nehmen Sie näher Blick auf die Sicherheits Funktionen des MyQ Plans.

Was's availalich in MyQ Intelligent und höher

Securing Benutzer Druckaufträge ist a top-vorrangigy Komponente in allen MyQ Software, und MyQ Smart Ausgabe, wdie völlig kostenlos ist, ist keine Ausnahme. Is ist die einzige Freemium-Drucklösung, dies fortschrittliche Sicherheitstools zu 100 % kostenlos anbietet. Unternehmen werden diese diese Funktionen verfügbar in MyQ Smart und höher:

Wasserzeichen 

Für die Identifizierung eines durchgesickerten Dokuments und den für den Druck verantwortlichen Benutzer, ein Overlay-Wasserzeichen, das das Dokument als vertraulich kennzeichnen kanngekennzeichnet ist, angebracht werden.. Print Datum und der Name der Person, die das Dokument druckt können ebenfalls hinzugefügt werden.

GDPR-Einhaltung 

Zufriedenstellend alle in der Verordnung festgelegten Nutzerrechte, wie das "Recht auf Zugang" und das "Recht auf Vergessenwerden", MyQ passt sich ständigs an neue Sicherheitsrichtlinien und Vorschriften an.

Sichere Speicherung und Verschlüsselung 

AAlle Druckdateien werden gespeichertgespeichert. auf der MyQ server in einem vordefinierten Ordner, und der der Administrator kann den Zeitraum festlegen, in dem die Dateien automatisch gelöscht werden. Nie mehr Sorgen machen über die sensiblen Dokumente, die die es eventuell nicht in den den Drucker gelangen. Und das ist noch nicht alles: Die Dokumente können jederzeit einer Bedrohung ausgesetzt sein, MyQ eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (der gesamte Weg Benutzer - Server - Drucker) an, was bedeutet Dokumente bleiben sicher auf der gesamten Drucken Prozesses.

Sichere Anmeldung mit MyQ App

Die kostenlose MyQ Mobile App kannunter anderem, verwendet werden für eine sichere pick-auf von Ihrer gedruckten Dateien. Zunächst muss das Unternehmen einen eindeutigen QR-Code auf dem Drucker anbringen, der dienen wird als dient. Identifikator für das intelligente Gerät dient. Dann sendet der Benutzer ein Dokument an den Druckserver, und aufce sie scannt er den QR-Code mit MyQ App auf ihrem Smartphone, wird die Datei in der Warteschlange ausgedruckt.

Was ist averfügbar in MyQ Enterprise und höher

Mit der beliebtesten Ausgabe MyQ Unternehmen, MyQ Kunden können personalisieren. die cBedienfeldls ihrer MFPs an die Bedürfnisse ihre Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen, und nehmen ihre Druckaufträgeo andere Ebene mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen.

MyQ Ziehen Sie Drucken

Druck ziehening bietet die sichere Release der eingereichten Druck Aufträge dank einer Druckfreigabe-Software nur nach Authentifizierung mit einer ID-Karteoder PIN-Code, oder Benutzernamen + Passwort, um die versehentliche oder böswillige Entnahme von von Materialien vom MFP durch eine andere Person.

MyQ Gerät anmelden/abmelden

Nach Protokollging aus dem Drucken Gerät, wird sein Speicher sofort geleert. Der Administrator kann auch eine automatische Abmeldung einstellen, sobald der Benutzer fertig ist einrichten, um einen unbefugten Zugriff auf seinem oder ihrem Kontot.

Private Warteschlangen 

Ermöglichen Sie es Benutzern oder Abteilungen, private Warteschlangen zu verwenden, in denen Druckaufträge sofort nach ihrer Freigabe gelöscht werden. 

Kontrolle gescannter Dokumente 

Das Scannen kann eingeschränkt werden auf vordefinierte Verzeichnisse und voreingestellt auf Verwendung eines integrierten OCR- oder DMS-Systems das . benachrichtigty die IT Administrator, falls die gescannten Dokument etwas enthält, das beschränkt sein sollte für den Benutzer. Dies hilft ihren Missbrauch zu minimieren.

Job-Archivierung 

Diese Funktion hilft dabei zu verfolgen, was gedruckt und gescannt wurde, bietet einen Überblick über nicht genehmigte Aktivitäten. Diese Informationen können verwendet werden als Grundlage für die detaillierte Prüfung eines Dokumentenflusses. Das Löschen von Aufträgen aus dem MyQ Server hat keine Auswirkungen auf die in der Auftragsarchivierung gespeicherten Dateien.

Was'istvailable unter MyQ Ultimate

Mit dem fortschrittlichsten MyQ Ultimate Ausgabe mit der Ausstattung von MyQ Kunden mit fortschrittlicher Dokumentenverarbeitung, Benutzer können auch sversichern ihre Dokumente noch weiter schützen indem sie Tools verwenden, die ihr gesamtes digitalisiertes Material schützen.

PDF-Passwort 

Anach dem Scannen, de Dokumente konvertiert ins PDF-Format umgewandelt wurden, verschlüsselt und durch ein Kennwort geschützt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.

Digital signatur und Zeit Stempel

Eine digitale Unterschrift und Zeitstempel können verwendet werden, um nachzuweisen, dass der Inhalt eines Dokuments im Laufe der Zeit nicht manipuliert worden ist. Scanierte elektronische Dokumente können mit einem sichtbaren Vermerk versehen werden, der eine Notiz, eine Markierung oder ein Bild enthält, das den Ursprung und den Eigentümer des Dokuments angibt.

Zone Schwärzung

Sensitive Informationen wie personenbezogene Daten können geschwärzt werden direkt während dem Scanvorgang mit der Funktion "Zone Redaction Funktion, Ausblenden vertraulicher oder persönlicher Daten vor direkter Einsicht.

Gesicherter Zugang zum MyQ Server

Um die Sicherheit des Druckservers zu maximieren, der Zugang für allgemeine Benutzer auf den MyQ Web Interface nur auf ihr Profil, ihre Berichte und Druckaufträge beschränkt. Die Zugriffsrechte der Benutzer können je nach ihrer Rolle und ihren Verantwortlichkeiten in der MyQ System erweitert werden. Die einzigen Konten, die vollen Zugriff auf die Verwaltung von MyQ haben, sind die Systemadministratoren.

Um den Missbrauch der erweiterten Zugriffsrechte zu erkennen, MyQ alle Änderungen auf der Admin-Ebene und speichert sie in MyQ Audit Log zusammen mit Informationen darüber, wer und wann die MyQ Einstellungen geändert wurden.

Nachbereitung der Sicherheit mit MyQ

MFPs sind der Nullpunkt, wenn es um die Sicherheit von Arbeitsabläufen geht. MyQals a Druckmanagement-Lösung, konzentriert sich auf Ausgleich Daten Datenschutz innerhalb eines Unternehmensnetzwerks mit dem Benutzers' eigenen Recht zu drucken sicher

Administratoren haben die schwierige Aufgabe, den Druckserver, die Unternehmensdaten und die Netzwerkkommunikation vor einer Reihe von externen und internen Bedrohungen zu schützen. MyQ Solution entwickelt worden, um die Einrichtung und Verwaltung von sicheren Drucklösungen wesentlich zu erleichtern. MyQ bietet außerdem umfangreiche Sicherheitsoptionen für die MyQ Server, umfassende Netzwerk Verschlüsselungund klare Protokollrichtlinien.

MyQ Funktionen erfüllen alle drei konkurrierenden Anforderungen: die Gesetzgebung zum Schutz der Privatsphäre des Einzelnen, die Aufgabe des Systemadministrators, das Netzwerk zu schützen, und die Unternehmensleitung, die Kosten senken und Geschäftsgeheimnisse schützen muss . Die unterschiedlichen Sicherheits- und Datenschutzbedürfnisse in jedem Unternehmen zeigen, wie wichtig eine Druckmanagementlösung ist, die sich leicht anpassen lässt. Mit MyQhaben Sie eine sichere Wahl.

 

Sichern Sie Ihren Druck mit MyQ!