Informes avanzados con MyQ X

En la era de la digitalización, las empresas reinventan sus procesos y animan a sus empleados a pensárselo dos veces antes de imprimir un documento. Sin embargo, cuando se escribe «costes de impresión en la oficina» o «control del uso de impresoras» en Google, esto es lo que empieza a aparecer:

"Hasta el 3% de los ingresos de una empresa se gasta en imprimir, copiar, archivar y enviar documentos en papel".(MyDataScope)

"Una persona media utiliza entre 250 y 300 kilos de papel al año".

"Según una encuesta realizada a pequeñas empresas, el 47% afirma que la impresión de correo electrónico por parte de los empleados era una parte importante de su uso de impresión".

"Casi dos tercios de las pequeñas empresas no pueden hacer un seguimiento de cuánto les cuestan sus dispositivos de impresión, ni pueden hacer un seguimiento de su uso".(SmallBiz Trends)

¿Es necesario imprimir la presentación en PowerPoint para cada asistente al taller, o se puede compartir la presentación en tiempo real para que la gente tome notas electrónicas? Y al final del taller, ¿pasas un cuestionario en papel o diriges a los asistentes a un formulario de Google donde pueden registrar su opinión con unos pocos clics en los 5 minutos que quedan?

Por supuesto, en ocasiones preferimos tener un documento en blanco y negro por una buena razón. Por ejemplo, un contrato de trabajo. O un acta notarial. Muchos de nosotros también preferimos estudiar los materiales con el viejo subrayador en la mano, en lugar de mirar una pantalla brillante durante horas y horas.

Mientras exista algún tipo de impresión empresarial, también existirá la necesidad de tener bien cubierta y documentada esta partida de la lista de gastos de la empresa.

Supervisión de la Flota de impresoras

La carga que supone el seguimiento de toda la actividad de impresión en unared impresoras suele recaer en el personal de TI de la empresa, y puede suponer una gran carga en su apretada agenda. Sin embargo, con la solución de impresión gestionada adecuada, Flota de impresoras no tiene por qué ser una pesadilla.

Por lo general, a un administrador de TI le resultará útil cualquier proceso automatizado: recibir notificaciones cuando una impresora del parque de impresoras presenta un fallo, cuando se están agotando los consumibles y disponer de un buen sistema de supervisión del uso de las impresoras, especialmente en el caso de un Flota de impresoras con equipos de distintos fabricantes. Será un gran alivio y un ahorro de tiempo poder definir informes personalizados y enviarlos a los miembros de la dirección todos los lunes.

servidor de impresión mantienen registros detallados de trabajos de impresión por todos los usuarios, proyectos y dispositivos, lo que a su vez permite desglosar la actividad de impresión, copia y escaneo a cualquier nivel de interés: por usuario, impresora, grupo, departamento, sucursal de la empresa o cuenta de cliente. 

Naturalmente, a veces es útil obtener una visión general de la actividad de impresión no sólo en números absolutos, sino también para un determinado periodo de tiempo, para poder identificar tendencias y tendencias emergentes a sobrecargar o ignorar ciertos dispositivos. Esto se consigue especificando intervalos de fechas para los que mostrar los datos deseados.

Las actualizaciones periódicas de la actividad de impresión ofrecen una visión precisa de la intensidad de uso de las impresoras, quién las utiliza y cuándo. Los resultados de los informes avanzados pueden ayudar a la dirección a tomar mejores decisiones de compra. Por ejemplo, el director de tecnología puede decidir sustituir 10 equipos antiguos por 3 impresoras multifunción nuevas, o cambiar las MFP existentes para que los empleados las utilicen de forma más uniforme y eficiente.

Unos informes de impresión potentes y precisos también ayudan a observar las tendencias a tiempo y a ajustar las políticas de impresión en respuesta. Reevaluar los derechos de impresión de los empleados y forzar la impresión en blanco y negro o a doble cara puede suponer una reducción significativa de los costes y un menor impacto medioambiental con el tiempo.

¿Proporciona MyQ informes avanzados?

Así es. Empezando por las importantes actualizaciones de este año del servidor central, MyQ está avanzando avanzando paso a paso para poner el poder del conocimiento en manos de los clientes.

Todo comenzó con una reescritura completa de la arquitectura del motor central MyQ, lo que permitió pasar de un método de contabilidad en el que la unidad determinante para registrar trabajos de impresión o copia trabajos de impresión una sesión de usuario, a una contabilidad basada en trabajos mucho más intuitiva. En la práctica, esto significa que un usuario puede realizar varias acciones en la Impresora multifunción una misma sesión de inicio de sesión, y cada una se contabilizará por separado. Puede decidir escanear un lote de facturas y, justo después, imprimir documentos para un cliente del ámbito jurídico, y ambas tareas pueden facturarse en proyectos distintos y según normas diferentes.

Esto permite un nivel de detalle mucho mayor a la hora de informar sobre los datos, y MyQ lo ha unido ahora a una mayor libertad para crear informes avanzados personalizados.

Cuando unaFlota de impresoras MyQ 8 o superior MyQ , los datos de los usuarios relativos a trabajos de impresión y copia trabajos de impresión almacenan en los contadores del software que se ejecuta en cada Impresora multifunción por separado Impresora multifunción elTerminal integrado MyQ Terminal integrado. Estos datos contables detallados se sincronizan periódicamente con el servidor MyQ y, a continuación, se replican en la Base de datos central Base de datos servidor MyQ .

Los administradores de TI pueden crear informes personalizados basados en datos contables detallados. Pueden examinar cualquier combinación de los parámetros que se supervisan: fechas de envío de los trabajos, fechas de Liberación del trabajo, Dispositivo , formato del papel impreso, la propiedad de impresión a una cara o a doble cara, la propiedad de impresión en color o en escala de grises, etc.

Lo que antes era un proceso que implicaba ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente MyQ y solicitar una extracción y visualización manual de los datos , ahora está en manos de los propios socios y clientes MyQ .

Informes MyQ superiores con herramientas BI 

Las empresas que deseen obtener una buena representación visual de los costes de impresión y quieran analizar trabajos de impresión , copia o escaneo trabajos de impresión una amplia variedad de gráficos o paneles de control pueden recurrir a diversas soluciones de inteligencia empresarial para ello.

Desde la actualización de Central servidor . servidor (parche 2), MyQ herramientas de BI externas. Los departamentos financieros, por ejemplo, ahora pueden conectar fácilmenteBase de datos Central servidor Base de datos el software de BI de su empresa y sincronizar los informes sobre Flota de impresoras con el resto de los informes del sistema ERP de la empresa.

El administrador de TI puede crear los informes desde cero para obtener información personalizada sobre datos específicos, pero también existen plantillas predefinidas para mayor comodidad, como las disponibles para Microsoft Power BI:

 

_{Ejemplo de informe MyQ creado en Microsoft Power BI.}

 

MyQ deben tener un acceso completo y cómodo a su Base de datos a los datos que contiene en todo momento, en el formato que elijan. MyQ no solo MyQ Power BI, sino también MyQ otras herramientas de generación de informes y aplicaciones para el procesamiento de datos, desde la exportación a MS Excel hasta la importación en tiempo real al sistema ERP de la empresa (como SAP), etc.

 

¿Qué políticas de impresión pueden adoptar las empresas para ahorrar costes?

Forzar la impresión a doble cara: una de las formas más obvias de ahorrar papel es imprimir a doble cara tanto como sea posible.

Ajuste los derechos de impresión: restrinja la impresión en color para determinados grupos de usuarios, por ejemplo, los departamentos de RR.HH., que suelen imprimir los currículos de los candidatos o los contratos de trabajo que contienen elementos en color bien podrían quedarse en escala de grises.

Hacer visibles los informes de impresión: simplemente por el efecto psicológico natural que tiene en la gente saber que se está controlando una determinada actividad.

Establecer cuotas: en determinados entornos empresariales, podría merecer la pena considerar la posibilidad de fijar límites por usuario o por departamento.

Inculcar el pensamiento digital a los usuarios: empujar una oficina hacia la digitalización no sólo significa que la dirección está haciendo un esfuerzo consciente por ser ecológica en el lugar de trabajo y entrar en la era sin papeles. Hay una serie de efectos que son muy prácticos para las personas. Por ejemplo, al escanear el correo entrante en el sistema de gestión de documentos en lugar de hacer una copia de cada carta para cada persona interesada. Los documentos digitalizados ofrecen una capacidad de búsqueda y una disponibilidad muy superiores a tener que bucear en la siempre creciente pila del escritorio, sobre todo cuando se tiene prisa.

El control del uso de las impresoras es un elemento básico en los departamentos de TI de todas las grandes empresas. El software de gestión de impresión que utilice una organización debe facilitar al máximo la generación de informes de impresión precisos. Gracias a las posibilidades de automatización que ofrece la recopilación de datos de los contadores de las copiadoras multifunción, la elaboración de informes sobre la actividad de impresión, copia y escaneo es, por fin, pan comido, lo que permite al departamento de TI dedicar su tiempo a resolver tareas más críticas que nunca dejan de surgir. 

 

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