Procesamiento móvil de documentos: Rápido y cómodo

Gracias al rápido avance y optimización de las aplicaciones ofimáticas y colaborativas para Android e iOS, los empleados pueden gestionar cada vez más aspectos de su agenda diaria directamente desde su teléfono.

 

El smartphone en el centro de la acción 

Parece que, a pesar de la aceleración de la digitalización, la necesidad de almacenar documentos en papel (ya sea por motivos legales o por preferencia personal) persistirá en las organizaciones durante algunos años. En consecuencia, las herramientas que procesan los flujos de trabajo de impresión están evolucionando: las soluciones de impresión ofrecen sofisticadas posibilidades de impresión móvil.

Por ejemplo, MyQ X Mobile Client, que se puede descargar gratuitamente (para Android e iOS) como parte de la solución de impresión MyQ X, es una útil extensión de la impresión tradicional y ofrece a sus usuarios un procesamiento de documentos cómodo y flexible. Cuando necesitan imprimir un folleto para una reunión, no tienen que recorrer toda la planta de la oficina para volver a su ordenador y enviar el archivo a la impresora. Simplemente cargan el archivo con la aplicación, configuran las opciones de impresión, utilizan su teléfono para iniciar sesión en la impresora y voilà.

La impresión con una aplicación móvil lleva la gestión de documentos a un nuevo nivel de simplicidad, lo que supone para las empresas un buen aumento de la productividad en forma de horas de trabajo ahorradas. El entorno de la aplicación es muy intuitivo. Además, se trata de una herramienta de impresión de acceso instantáneo, sin largas configuraciones que supongan una carga para el departamento de TI.

 

 

Trasladar la oficina a la nube

Sin embargo, la impresión tradicional, especialmente en las grandes empresas, impone exigencias relativamente altas a la infraestructura local y a su mantenimiento informático. Las empresas intentan encontrar formas de no depender tanto del hardware local, y sus ojos empiezan a alzarse hacia la nube. Las tecnologías en la nube permiten compartir de forma rápida y segura los datos y el software de la empresa, tanto dentro como fuera de la oficina, por lo que la creciente popularidad de la nube es completamente lógica, teniendo en cuenta las exigencias del lugar y la cultura de trabajo modernos.

La migración a la nube tampoco va a saltarse la gestión de la impresión. La buena noticia es que este cambio en particular puede ser muy suave. Por ejemplo, si una empresa utiliza la nube privada Microsoft Azure, puede asignar fácilmente algo de almacenamiento a la solución de impresión MyQ X y ejecutarla desde allí.

 

Disponibilidad instantánea de documentos

La flexibilidad de MyQ no se limita a su compatibilidad con la nube privada. Ahora también es posible utilizar MyQ puramente como un servicio de software en la nube pública. El software como servicio (SaaS) es un modelo de nube que permite a los clientes pagar a medida que avanzan (es decir, suscribirse) y acceder a sus aplicaciones empresariales en cualquier momento.

La magia del SaaS reside en que las actualizaciones y el mantenimiento de la infraestructura recaen en el proveedor de servicios, por lo que los clientes sólo tienen que conectarse a Internet y el software está totalmente a su disposición. En lo que respecta a la colaboración documental moderna, aquí es exactamente donde entra en juego MyQ Roger, el asistente digital inteligente para el lugar de trabajo de MyQ.

 

Asistente digital en el lugar de trabajo MyQ

MyQ Roger es una plataforma totalmente ubicada en la nube pública. Como parte de la suscripción mensual (que es excepcionalmente baja), a cada empresa se le asigna su propio inquilino, lo que garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos. El componente básico de MyQ Roger es una aplicación para smartphones que se conecta directamente al almacenamiento en la nube del usuario (por ejemplo, OneDrive o Google Drive). Los usuarios pueden imprimir desde su carpeta en la nube, examinar y gestionar documentos directamente en el teléfono o en el panel de la impresora, e incluso escanear directamente a la nube, también utilizando la impresora o la cámara del teléfono.

 

 

Con MyQ Roger, no es necesario buscar el escáner más cercano para hacer llegar documentos importantes a clientes o compañeros: los usuarios solo tienen que abrir la aplicación MyQ Roger en su smartphone, escanear el material, editarlo según sea necesario y enviarlo directamente a una carpeta específica en la nube. La aplicación tampoco necesita conexión a la red local de la empresa ni VPN, por lo que los usuarios pueden trabajar con documentos -es decir, ponerlos en cola para imprimirlos, escanearlos y organizarlos en la nube- en cualquier lugar en el que se encuentren, ya sea de camino a la oficina o trabajando desde casa.

 

Colaboración en la nube sin preocupaciones ni costes adicionales

Gracias a su arquitectura true-cloud, MyQ Roger sólo necesita una conexión a Internet para funcionar como una verdadera solución SaaS. De todo lo demás se encargan los desarrolladores de MyQ en la nube pública. Esto no solo ahorrará espacio a las empresas en la sala de servidores, sino que también quitará peso de encima a los administradores de sistemas.

Las aplicaciones y servicios móviles y en la nube son potentes herramientas para los lugares de trabajo modernos. Las soluciones de impresión que funcionan en la nube pueden ser de gran ayuda para procesar y digitalizar documentos en papel, pero también ayudan a reducir los costes de impresión al trasladar la infraestructura local a la nube. Sin olvidar que el tiempo también es dinero, las soluciones en la nube como MyQ Roger ahorran a las empresas muchas horas de trabajo gracias al uso intuitivo y eficiente de las aplicaciones móviles. 

 

¿Cómo puedo conseguir MyQ Roger?