Seguridad y estabilidad: Los dos pilares de una impresión fiable

Aunque esto puede ser cierto en su mayor parte, "sólo" imprimir (o copiar, o escanear) varias páginas no está completamente fuera del alcance de diversas amenazas a la seguridad. Además, hay situaciones difíciles "dentro" de una empresa a las que pueden enfrentarse los dispositivos de impresión, como cortes de electricidad o pérdida de datos.
El objetivo del siguiente artículo no es asustarle, sino hacerle consciente de algunas vulnerabilidades de seguridad y estabilidad a las que puede enfrentarse su parque de impresoras y cómo prevenirlas.

Consideraciones de seguridad  

Con la seguridad de la impresión, las cuestiones van más allá de las necesidades de protección fundamental del PC y el servidor. Para garantizar que los procesos de copia y escaneado de una empresa funcionan de forma fluida y segura, es necesario aplicar medidas de seguridad en todo el ciclo de vida del proceso de impresión o escaneado. Deben abarcar desde la seguridad de la red y el cifrado de los datos transmitidos, la seguridad de la Web y las aplicaciones para permitir únicamente el acceso autorizado a las cuentas del sistema, la protección de los puntos finales (es decir, proteger el dispositivo multifunción con el que interactúa el usuario) hasta garantizar la confidencialidad de la información real del documento impreso o escaneado. En términos sencillos, esto significa que los administradores de TI deben asegurarse de que toda la comunicación entre su solución de impresión, la estación de trabajo del usuario y el dispositivo de impresión final está protegida. Lo mismo ocurre con la base de datos y el acceso al servidor de impresión. 

Muchas empresas no tienen en cuenta el hecho de que sus empleados envían una gran cantidad de datos desprotegidos a través de la impresión, lo que puede ser una fuente de fuga de datos. Si su dispositivo de impresión no es lo suficientemente seguro, puede convertirse fácilmente en un punto de entrada para un ataque de piratas informáticos. Una vez en su red, los hackers pueden espiar el tráfico de su impresora e incluso capturar los documentos que se envían a la máquina de impresión. 

Sin embargo, no todas las amenazas pueden producirse en el "espacio digital": también hay varias preocupaciones relacionadas con el hardware de impresión, ya sea una pequeña impresora o un complejo equipo multifunción. Ambos necesitan su propio "muro de defensa", ya que la mayoría de estos dispositivos tienen un disco duro interno que puede almacenar trabajos de copia o escaneado. En caso de robo, es posible recuperar datos de él. Además, si el dispositivo de impresión no está protegido por una contraseña, alguien puede realizar un cambio no autorizado de la configuración, lo que podría resultar, por ejemplo, en la retransmisión de su trabajo de impresión a una determinada dirección de correo electrónico. Por último, pero no por ello menos importante, uno de los mayores peligros a los que pueden enfrentarse los documentos impresos es que una persona no intencionada los recoja (los robe) tras haberlos impreso sin ningún tipo de autenticación o simplemente haberlos dejado en la bandeja de papel durante demasiado tiempo. 

Consideraciones sobre la estabilidad 

Aunque la seguridad es la preocupación número uno, tener una impresión segura no significa que la batalla de una empresa haya terminado. Al menos no todavía. Hay otro aspecto importante que influye en el buen funcionamiento de su parque de impresoras: la estabilidad. Porque sólo una solución de impresión segura que también sea estable puede garantizar una experiencia de impresión sin problemas. Cuando se trata de estabilidad, éstas son las principales preocupaciones en las que hay que pensar: 

• Disponibilidad: significa que existe un plan B en caso de que se produzca un evento inesperado, lo que garantiza que los usuarios podrán seguir utilizando los servicios de impresión y no se verán bloqueados por el tiempo de inactividad del servidor o del dispositivo.  
• Escalabilidad y rendimiento: cuando las necesidades de su negocio cambian o crecen junto con su empresa, necesita adaptar sus capacidades de impresión a esta nueva situación.  
• La solución de impresión implantada en su empresa también puede verse frenada por errores, componentes obsoletos o la falta de un plan de formación, por lo que la fiabilidad y la flexibilidad desempeñan otro papel importante.  
• Y al final, si las cosas se tuercen por completo, carecer de las herramientas adecuadas de copia de seguridad y recuperación no sólo puede significar una pérdida significativa de datos, sino también una larga reinstalación. 

¿Cómo evitar los puntos débiles de seguridad? 

Con las herramientas adecuadas, estas vulnerabilidades pueden solucionarse fácilmente. En primer lugar, los problemas de seguridad:  

1. En cuanto a la protección de la red, la clave aquí es la conexión cifrada de toda la ruta "usuario - servidor de impresión - dispositivo", para que ninguna persona no autorizada pueda entrar en este flujo de información transmitida. 
2. Otro paso sería definir roles de impresión, para que los usuarios sólo tengan acceso a la información a la que tienen derecho (considere la impresión privada para usuarios VIP). 
3. Para proteger su hardware, equipe su dispositivo de impresión con una aplicación de terminal adecuada, de modo que no pueda desbloquearse sin iniciar sesión.  
4. Para evitar la recogida no deseada de documentos, es imprescindible imprimir sólo previa autorización en la fotocopiadora, lo que puede incluso mejorarse en algunas zonas de alta seguridad (doble autenticación mediante tarjeta de identificación y contraseña, por ejemplo).  
5. Si los documentos son confidenciales, conviene marcarlos con un "sello" digital, como una marca de agua o una firma digital.
   
   

¿Cómo evitar los puntos débiles de la estabilidad? 

En cuanto a la estabilidad, una empresa debe poder imprimir incluso en caso de perder la conexión con el servidor de impresión. Para ello, necesita una solución de conmutación por error sólida que garantice que sus servicios de impresión estarán disponibles hasta que el servidor vuelva a funcionar. Consiga un clúster de conmutación por error adecuado que cambie entre servidores activos y pasivos para garantizar un funcionamiento fluido incluso en caso de caída del servidor.  

Para superar los obstáculos que impiden el crecimiento de su empresa, es útil disponer de una arquitectura de servidores centralizada, que luego se divide en partes más pequeñas y ayuda a añadir nuevas unidades más fácilmente y a gestionarlo todo desde un único lugar.  

Si se ve ralentizado por una sobrecarga de archivos demasiado grandes para manejarlos, intente facilitarle las cosas a su servidor, por ejemplo, implementando una función de escaneo a enlace.  

Su solución de impresión debe contar con versiones periódicas para corregir los errores que puedan surgir y con un portal para socios, para que los usuarios o administradores nunca se pierdan en la confusa jungla digital de todas sus posibilidades y funciones.  

Y, por último, prepárate para "lo peor" y ten a mano herramientas de seguridad fiables en caso de apagón total. 

¿Se pasa a la nube? 

Las empresas con visión de futuro están trasladando su infraestructura a plataformas en la nube, deshaciéndose de la dependencia de soluciones informáticas in situ. Esto libera de presión al personal informático y alivia los presupuestos en términos de mantenimiento de hardware, y esto vale también para los servidores de impresión. Aun así, muchas empresas tienen dudas comprensibles sobre la transferencia de sus servicios y contenidos a nubes públicas por diversos motivos de seguridad.

La opción más popular en este caso es transferir los sistemas a una nube privada que ofrezca flexibilidad, escalabilidad y seguridad, como MS Azure, por ejemplo. Al tener MyQ instalado en la nube privada, se puede disfrutar con seguridad de todas las funciones y ventajas de MyQ. MyQ también se conecta al servicio Universal Print de Microsoft, lo que significa que los usuarios pueden enviar documentos a imprimir de forma remota sin VPN, por ejemplo desde la oficina en casa o en viajes de negocios.

Si está buscando una solución potente para mantener la impresión de su empresa protegida y estable, MyQ puede ser la elección correcta. Nuestros desarrolladores han tenido en cuenta todas las vulnerabilidades de la flota de impresoras enumeradas anteriormente y han creado una solución ajustada para prevenirlas y/o solucionarlas. Características como MyQ Easy Cluster, MyQ Centraly Back-up Server, el MyQ Embedded Terminalo la encriptación avanzada conforman un conjunto de herramientas completo y exhaustivo que se encargará del funcionamiento ininterrumpido de sus impresoras.

Si decide transferir su infraestructura (aunque sea parcialmente) al entorno de la nube, MyQ también puede ayudarle en este nuevo viaje. Deje que MyQ se ocupe de estos dos pilares fundamentales de los flujos de trabajo fiables de impresión, escaneado y copia, ¡y gestione sus documentos con tranquilidad!

Obtenga una experiencia fiable con myq