Soluciones de impresión sin preocupaciones para PYME

Criterios para seleccionar una solución de impresión

Uno de los parámetros cruciales a tener en cuenta es el tamaño de la empresa. En las grandes empresas, la instalación de una solución de impresión suele exigir un hardware local robusto (un servidor de impresión), que pueda garantizar la correcta distribución y ejecución de la carga de trabajo para un gran número de usuarios con distintos derechos. Otros requisitos son una facturación fiable de los costes y la elaboración de informes detallados. Todas estas funciones deben ser realizadas por cientos de dispositivos de diferentes marcas y tamaños. Por eso, la principal preocupación suele ser integrar una gran flota de dispositivos con la infraestructura local y gestionarla desde un único lugar.

La situación es diferente para las pequeñas y medianas empresas (PYME). Estas oficinas, tiendas o fábricas suelen imprimir volúmenes más pequeños y sólo utilizan unos pocos dispositivos multifunción (o una docena como mucho). Sin embargo, esto no significa que no deban preocuparse por las soluciones dedicadas y conformarse con un cable normal entre un PC y una impresora. Un software de gestión de impresión de alta calidad proporciona un control centralizado de los dispositivos de impresión de la red y garantiza la seguridad de todas las comunicaciones. Los usuarios tienden a subestimar la importancia de la protección de los datos de impresión, incluso si los documentos contienen información sensible. En efecto, el hardware de impresión representa posibles puntos de entrada para un ciberataque. 

¿Puede una solución de impresión ser rentable para una pequeña empresa?

Adquirir y gestionar un servidor de impresión puede suponer un gasto enorme para las pymes, que no se ajusta a su presupuesto. Por eso existen soluciones que pueden asumir el papel de un servidor de impresión y proporcionar flujos de trabajo documentales cómodos también para instalaciones más pequeñas, idealmente, utilizando tecnología en la nube (pero sobre esto hablaremos más adelante).

La primera alternativa es la tecnología edge. Sustituye a un servidor y envía datos a una solución de impresión situada en la red local. Un ejemplo de tecnología edge es Easy Box de MyQ, que se presentó en 2013 y está diseñada para pequeñas empresas. La tecnología edge aún no te libra del todo de tener que gestionar el hardware local.

Otra opción sin servidor es la tecnología de malla basada en la potencia informática compartida de los usuarios. Esta solución funciona según el principio de compartir los trabajos de impresión dentro de una infraestructura interna de una empresa utilizando los llamados "nodos", es decir, los ordenadores de los usuarios. Los trabajos de impresión no se transfieren a través de un servidor de impresión, sino a través del hardware local disponible en ese momento. Desde esta red, una parte de los datos de impresión se envía a la nube, donde es procesada por la solución de impresión de la empresa.

En esta configuración, no es necesario un servidor de impresión, pero compartir datos entre ordenadores personales puede reducir su rendimiento y ralentizar los dispositivos, lo que no es deseable. También está la cuestión de la seguridad de los datos, que se cifran pero se comparten con otros usuarios.

Pasar del hardware local a la nube

Si una empresa utiliza una nube privada para la gestión de datos, la misma nube puede utilizarse también para alojar el software de impresión, lo que ahorra espacio en el servidor local. Por ejemplo, la solución MyQ X puede trasladarse por completo a la nube privada Microsoft Azure y conectarse con Universal Print de Microsoft que, entre otras cosas, permite a los usuarios que trabajan desde casa enviar trabajos de impresión a distancia sin conexión VPN.

También hay un camino completamente nuevo que las PYMES pueden tomar cuando buscan una solución moderna para la impresión. Hoy en día, una solución de impresión puede transferirse completamente a una nube pública, configurarse como un servicio (SaaS) y escalarse de forma flexible según las necesidades actuales de la empresa. MyQ Roger es un asistente digital inteligente para lugares de trabajo modernos, diseñado precisamente para este uso en la nube pública. No requiere ningún servidor de impresión local para imprimir y escanear y, una vez implementado, es extremadamente fácil de usar gracias a una sencilla aplicación dedicada.

Tanto el departamento informático como los usuarios ahorran tiempo

Una ventaja importante que MyQ Roger ofrece a cualquier empresa que no disponga de un departamento informático especializado es que elimina una serie de tareas relacionadas con la impresión: no sólo el mantenimiento del servidor, sino también la integración con la infraestructura local o las largas actualizaciones. MyQ Roger es un SaaS que se ofrece mediante suscripción mensual, sin complicadas instalaciones. La empresa sólo tiene que cargar la aplicación dedicada MyQ Roger en el terminal de su equipo multifunción (la suscripción se cobra en función del número de dispositivos con la aplicación), los usuarios pueden conectarse con un código QR y empezar a gestionar sus documentos desde sus smartphones, sin tener que tocar el panel del equipo multifunción.

La aplicación móvil MyQ Roger es muy intuitiva y puede utilizarse para escanear e imprimir directamente en la nube. Los usuarios pueden configurar varios accesos directos para los flujos de trabajo que utilizan a menudo (como Escanear a correo electrónico) y, básicamente, llevar consigo una oficina móvil allá donde vayan. En resumen, MyQ Roger es un compañero moderno perfecto para cualquier empresa que busque una solución de impresión flexible y segura sin preocupaciones. 

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