Traitement avancé des documents

Classez vos documents, extrayez des données, sécurisez vos fichiers et acheminez-les vers la bonne destination, le tout depuis votre imprimante multifonction.

Traitement avancé des documents

Workflows documentaires avancés

MyQ propose deux types de workflow de numérisation, statique et dynamique.

Les workflows statiques permettent de numériser d'un simple clic selon des paramètres et vers des destinations prédéfinis.

Des workflows dynamiques guident les utilisateurs tout au long de processus de numérisation interactifs, en fonction des données saisies ou des informations provenant des systèmes d'entreprise connectés.

Workflows documentaires avancés

Traitement avancé des documents

Le traitement avancé des documents permet aux utilisateurs de numériser facilement divers documents tels que des factures, des contrats, des formulaires, des questionnaires, etc., ce qui permet d'extraire automatiquement les données qu'ils contiennent et de les enregistrer à l'emplacement souhaité.

Traitement avancé des documents

Traitement sécurisé des documents

MyQ peut offrir plusieurs niveaux de sécurité pour les documents.

Si un document est numérisé au format PDF, il peut être chiffré et protégé par un mot de passe afin d'empêcher tout accès par des personnes non autorisées.

Une signature numérique et un horodatage peuvent être utilisés pour prouver que le contenu du document n’a pas été altéré.

Le document peut également être pourvu d'une annotation visible contenant une mention, une marque ou une image identifiant l'origine et le propriétaire du document.

Les informations sensibles, telles que les données à caractère personnel, peuvent être masquées lors du à l'aide de la la caviardage par zone.

Reconnaissance des codes-barres et des codes QR

Avec MyQ, vous pouvez exploiter tout le potentiel de votre multifonction. MyQ est capable de lire les codes-barres et les QR codes, souvent utilisés dans les documents comme identifiants pour marquer la première page d'un nouveau document lors de la numérisation par lots. Ils peuvent également servir de repères contenant des informations propres au document. Ces codes peuvent même être générés à partir du contenu et intégrés aux documents numérisés.

Reconnaissance des codes-barres et des codes QR

Classification automatique des documents

MyQ est capable d'identifier le type de document numérisé et de lancer le processus approprié, sans intervention de l'utilisateur. Les lettres, factures, contrats et autres documents présentant une mise en page standard peuvent être automatiquement identifiés et répartis en fichiers distincts au cours d'un même cycle de numérisation. Ils sont ensuite traités et enregistrés vers n'importe quelle destination prise en charge. Grâce aux flux de travail documentaires avancés, l'utilisation du multifonction est simplifiée : il suffit de lancer la numérisation, MyQ se charge du reste.

Classification automatique des documents

Une analyse n'est pas terminée tant qu'elle n'a pas été examinée

Lorsque des documents numérisés sont intégrés aux archives officielles, la numérisation n'est qu'une première étape. Il peut en effet être nécessaire de les vérifier, de les valider et de les signer numériquement avant de pouvoir les archiver. 

Scan Review regroupe ces étapes au sein d'un flux de travail unique et contrôlé. Il met à la disposition des relecteurs habilités le document et ses métadonnées de numérisation, leur permet d'approuver ou de rejeter les soumissions, et appose une signature numérique sur les fichiers approuvés avant leur transfert vers les archives.

Numériser et envoyer

Les utilisateurs parcourent Easy Scan. Le document est envoyé à Scan Review avec son propre identifiant et ses métadonnées, notamment l'appareil, l'opérateur et les paramètres de numérisation.

Inspecter et vérifier

Les relecteurs consultent le document ainsi que les informations relatives à sa numérisation, telles que la résolution, le mode couleur, les paramètres recto-verso et la numérisation périphériqueet opérateur. Ils peuvent vérifier le document avant de décider s’il doit poursuivre.

Approuver et signer

Les relecteurs autorisés peuvent approuver ou rejeter un document. Pour les processus nécessitant une supervision supplémentaire , une deuxième personne peut donner son accord. Les documents présentant un niveau de protection « Élevé » ou « Très élevé » nécessitent cette approbation par une deuxième personne.

Transfert et archivage

Une fois approuvés et signés, les documents sont transférés vers l'archive configurée via un dossier actif ou SFTP. Un transfert note de transfert au format PDF accompagne le document signé, qui consigne des informations clés telles que l’identifiant du document, le niveau de protection, le nombre de pages, les paramètres de numérisation et les informations relatives au réviseur.

Un processus d'évaluation clair

Prévoyez une étape d'approbation spécifique entre la numérisation et l'archivage. Les vérificateurs peuvent examiner les documents soumis et rejeter ceux qui ne doivent pas poursuivre le processus.

Compte rendu des événements

Conserver une piste d'audit du processus de révision, étayée par les métadonnées du document et une note de transfert contenant les détails importants du traitement.

Des signatures numériques sur lesquelles vous pouvez compter

Utilisez le certificat de votre organisation pour signer les documents approuvés. Une autorité d'horodatage facultative ajoute un élément supplémentaire au processus de signature.

Durée de conservation configurable

Scan Review dispose d'une durée de conservation par défaut de 10 ans, qui peut être configurée en fonction des besoins de votre organisation.

Enregistrez vos documents là où vous en avez besoin

Les utilisateurs peuvent utiliser plus de 25 connecteurs prédéfinis différents et stocker leurs fichiers dans des systèmes ECM, GED ou destinations cloud. La communication via les connecteurs pris en charge est toujours bidirectionnelle, de sorte que les utilisateurs peuvent consulter les enregistrements ou dossiers existants, ajouter des informations et sélectionner des options avant le stockage final.

Enregistrez vos documents là où vous en avez besoin

Découvrez quelle édition de MyQ X est la meilleure pour vous

Les fonctions avancées de traitement des documents sont propres à MyQ X Ultimate, mais cliquez ci-dessous pour découvrir l'édition la plus adaptée à vos besoins.

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