Prospérer avec un parc d'imprimantes multifournisseur

Dans un monde optimal, les représentants des ventes d'équipements de bureau seraient plus heureux de procéder au remplacement complet du parc d'imprimantes multifonctions de leurs clients - et de la solution de gestion d'impression - auprès d'un seul fournisseur ou équipementier privilégié. Sur le papier au moins, ce serait la solution la plus simple et la plus propre. Et, selon les analystes, c'est ce que les entreprises et les fournisseurs de solutions de gestion d'impression préféreraient faire. 

Mais souvent, ce n'est pas le cas. Nous vivons dans un monde sous-optimal où les contraintes budgétaires et la disponibilité limitée du matériel déterminent les choix et l'infrastructure informatique - et cela inclut les imprimantes multifonctions (MFP) et leurs logiciels de gestion.  

Parlons de ces imprimantes multifonctions

Alors que de nombreuses organisations disposent d'un parc mixte de MFP, on ne sait pas exactement à quel point ces parcs multifournisseurs sont répandus. Des calculs effectués à partir de l'enveloppe ont permis d'estimer ce chiffre à environ 40 %, mais il pourrait être beaucoup plus élevé.

Une grande partie de ce mélange est attribuée à la façon dont les parcs d'imprimantes sont constitués au fil du temps. " La plupart des entreprises évoluent de manière organique et, par conséquent, un parc typique comprend des imprimantes et des multifonctions provenant de plusieurs fournisseurs", a déclaré Sharon McNee, responsable de la recherche chez IDC Europe. "Ce matériel a été acquis par diverses méthodes et dans le cadre de contrats d'une durée variable, ce qui entraîne la coexistence d'anciens et de nouveaux appareils.

En outre, la pénurie mondiale de puces semi-conductrices a également ébranlé le secteur des imprimantes. Les fabricants ont été contraints de répartir leur offre limitée entre les différentes lignes de produits, des modèles spécifiques n'étaient pas disponibles et les prix ont globalement grimpé. "C'était une occasion inespérée de créer un environnement de flotte mixte basé sur la disponibilité des appareils de différents fabricants", a déclaré Louella Fernandes, directrice du cabinet de conseil Quocirca.

Ce n'est pas comme si les entreprises ou les fournisseurs essayaient de créer de la diversité au sein de leurs parcs d'imprimantes. " Ils s'efforcent de rationaliser les parcs en réduisant le nombre total de marques et de modèles, mais même après cet exercice, la plupart des parcs comprendront toujours du matériel provenant d'au moins deux fournisseurs", ajoute M. McNee. "Ajoutez à cela qu'aucun fournisseur d'impression ne peut fournir tous les types de matériel requis et vous obtenez une situation dans laquelle un parc complètement homogène est très rare.

Les problèmes liés aux flottes mixtes ne se limitent pas au matériel

Disposer d'un parc d'imprimantes diversifié, c'est plus qu'un simple mélange de matériel. " Un environnement de parc mixte nécessite souvent un patchwork de logiciels et de pilotes sur plusieurs marques et appareils - sans oublier les défis d'administration informatique, les vulnérabilités en matière de sécurité, les consommables et l'impact environnemental accru", explique M. Fernandes de Quocirca. Les entreprises doivent également faire face à des forces sociales. " Le passage au travail à distance et à une main-d'œuvre distribuée crée davantage de défis dans la gestion d'une infrastructure d'impression multifournisseur", a-t-elle déclaré.  

En chiffres, une enquête Quocirca a révélé qu'une majorité (61%) des entreprises interrogées disposaient d'une configuration d'impression unitaire - un parc standardisé avec une solution d'impression gérée de manière unique. Cependant, 31% des entreprises disposent d'un parc d'imprimantes multifournisseur avec une solution d'impression unique. En outre, une petite partie des entreprises (8 %) disposait d'un ensemble opérationnel composé de plusieurs fournisseurs de solutions d'impression. 

Qu'elle provienne directement de l'OEM ou qu'il s'agisse d'une solution indépendante, agnostique de la marque, une solution d'impression gérée doit être efficace pour traiter au moins deux marques d'imprimantes ou plus. "L 'objectif est d'atténuer la diversité du matériel grâce à une plate-forme centrale de gestion de l'impression capable de prendre en charge un environnement multifournisseur avec une expérience utilisateur cohérente, quel que soit l'appareil ou la marque", a déclaré M. Fernandes.

Problèmes quotidiens liés à une flotte multifournisseur

Dans de nombreux cas, l'émergence d'une flotte multifournisseur est généralement le résultat d'une planification ad hoc, non stratégique, de la réalité économique et commerciale. Cela dit, l'exploitation d'une flotte multifournisseur comporte son propre ensemble de défis spécifiques qui peuvent être caractérisés en termes d'avantages, de coûts et d'impacts.  

Du côté positif, il y a trois avantages principaux soulignés par Fernandes. Elle permet d'économiser des dépenses, car il peut être tout simplement trop coûteux pour une entreprise de passer à une seule marque OEM. Certains appareils d'impression et de numérisation spécialisés peuvent ne pas être disponibles auprès du fournisseur principal de l'entreprise. Troisièmement, la diversité des marques peut permettre à une entreprise de ne pas être trop liée à un seul fournisseur. 

Si la plupart de ces avantages - planifiés ou non - sont d'ordre financier, une grande partie des coûts opérationnels sont directement supportés par les administrateurs de système. Ces coûts peuvent être liés à des charges de travail supplémentaires ou à des budgets de maintenance plus élevés, car ils doivent jongler avec les demandes concurrentes des utilisateurs finaux et de divers matériels. D'un point de vue comptable, ces coûts sont relativement plus faciles à comptabiliser. L'un des impacts les plus importants - et les plus difficiles à calculer - d'un parc multifournisseur est la limitation de la manière dont une organisation et son personnel peuvent créer des flux de travail efficaces avec leurs documents imprimés et numérisés.

Voici les principaux problèmes identifiés par les analystes et les experts techniques de MyQ :

Appareils et pilotes incompatibles - Le plus grand défi consiste à faire communiquer des imprimantes de différents fabricants au sein d'un même réseau d'entreprise. La réponse nécessite souvent des essais et des erreurs avec plusieurs pilotes d'impression universels. Les types spécifiques de pilotes peuvent également varier en fonction de la combinaison spécifique d'OEM au sein du parc d'imprimantes. " La mise en œuvre d'un pilote d'impression universel et d'un mécanisme de libération permet de contourner les problèmes de compatibilité et d'administration liés à l'existence de différents niveaux de sécurité dans plusieurs configurations de pilotes", explique M. McNee d'IDC.  

Une expérience utilisateur déroutante - Le processus de connexion et de flux de travail peut varier considérablement d'un appareil à l'autre. Chaque équipementier dispose d'une interface d'affichage et d'une séquence opérationnelle uniques pour les actions de copie, d'impression, de télécopie et de numérisation, en raison de ses plates-formes d'exploitation propriétaires. Cela peut rendre difficile, voire impossible, l'automatisation et la synchronisation des flux de travail entre les multifonctions. "L'utilisation d'appareils dans un parc mixte peut être une expérience très déroutante car les employés doivent souvent apprendre à comprendre et à interagir avec plus d'une interface utilisateur unique. Savoir quel appareil utiliser pour différents types de travaux d'impression est également une courbe d'apprentissage abrupte qui nécessite des conseils initiaux et continus", a ajouté M. McNee.

Gestion pratique nécessaire - Un mélange d'équipementiers peut obliger les administrateurs système à avoir un accès direct à chaque multifonction pour installer les pilotes, calculer l'utilisation des consommables et assurer la maintenance nécessaire. "L'intégration peut être compliquée. Il peut facilement y avoir un manque de contrôle à moins qu'un système de rapport centralisé ne soit en place," souligne Fernandes de Quocirca.

Mobilité limitée de l'utilisateur final - Les employés mobiles et hybrides d'aujourd'hui s'attendent à pouvoir travailler indépendamment du bureau et du MFP, et à utiliser une solution simplifiée et sécurisée sur leurs smartphones. Les différences de capacités des MFP entre les OEM rendent les options de mobilité limitées et incohérentes lorsqu'une entreprise possède des parcs multifournisseurs. 

Risques accrus en matière de sécurité - Il est plus difficile de maintenir la sécurité du système lorsque le nombre de mises à jour et de correctifs augmente. En outre, l'installation de centaines de pilotes d'imprimante individuels augmente la probabilité que les administrateurs système utilisent abusivement le Print Spooler de Microsoft pour échanger des pilotes et créer une situation de cauchemar d'impression. 

Les flottes multifournisseurs ont une solution avec MyQ X 

L'objectif ultime dans un environnement multifournisseur est d'assurer une expérience utilisateur transparente qui reste cohérente sur tous les appareils et toutes les marques, quelles que soient les variations ou les différences. C'est là que MyQ s'est développé en tant que solution de gestion d'impression indépendante de premier plan. La nouvelle version de MyQ X apporte une série d'avantages qui sont particulièrement précieux pour ceux qui ont un portefeuille d'imprimantes mixte ou ancien - et ces avantages s'étendent à tout le spectre des revendeurs, des administrateurs informatiques, de la gestion et des utilisateurs finaux. Voici quelques-uns des avantages de MyQ :  

• Installation souple et rapide - La détection automatique des imprimantes facilite l'installation de MyQ X dans un parc de fournisseurs mixtes. C'est également efficace et sûr. MyQ n'exige pas des administrateurs qu'ils installent des centaines de pilotes d'imprimantes individuels. 
• Point de gestion unique - Supervisez tous les MFP connectés (fonctionnement quotidien, maintenance proactive, utilisation des consommables et comptes utilisateurs) à partir d'une interface utilisateur unique pour vos administrateurs système. Cela permet de gagner du temps, de réduire les temps d'arrêt des équipements et de diminuer les coûts. 
• Expérience utilisateur unifiée - MyQ X est une solution unifiée qui permet aux utilisateurs d'effectuer leurs tâches quotidiennes avec facilité, indépendamment de la marque ou du modèle de leur MFP. Grâce à une interface unique et conviviale, les utilisateurs peuvent naviguer sans difficulté dans une large gamme de MFP multifournisseurs.
• Automatisation des flux de travail et numérisation - Débarrassez-vous des tâches répétitives grâce aux flux de travail personnalisés et automatisés de MyQ X. Les administrateurs peuvent facilement créer des flux de travail personnalisés pour les tâches quotidiennes de copie, de fax et de numérisation, comme l'enregistrement automatique des numérisations vers des destinations prédéfinies. Cela permet de gagner du temps et de réduire le besoin de saisie manuelle au niveau du MFP.
• Accès facile et impression sécurisée - Démarrage plus rapide. MyQ X permet une authentification rapide et pratique par code PIN, mot de passe, carte et code QR via un smartphone. Non seulement les utilisateurs finaux bénéficient d'une connexion et d'une expérience simplifiées, mais leur sécurité est également renforcée grâce à l'impression en traction. 
• L'impression mobile pour tous - MyQ X Mobile Client permet aux utilisateurs de modifier les travaux d'impression, les paramètres et de bénéficier d'une impression sécurisée sur leur propre smartphone lorsqu'ils sont loin de leur bureau ou du MFP - même pour les imprimantes sans terminal intégré.
• Regardez avant d'imprimer - La fonction d'aperçu avant impression permet d'économiser du papier et de réduire les risques de confusion en donnant aux utilisateurs un aperçu sur le terminal intégré du MFP ou sur leurs smartphones.
• Planification avancée en cas de sinistre - Ne vous inquiétez pas des temps d'arrêt qui peuvent perturber les processus d'impression, de copie et de comptabilité. Le Desktop Client et la fonction de spooling de MyQ X, combinés à l'analyse locale des travaux, à l'impression de secours et à la connexion hors ligne, permettent de maintenir les opérations en cours pendant les interruptions de réseau non planifiées.   
• Amélioration de l'expérience d'impression universelle MS - Bénéficiez d'une expérience d'impression à distance et sécurisée grâce à l'intégration entre le service d'impression universelle de Microsoft et le connecteur d'impression universelle MyQ X. L'intégration permet une impression sécurisée et des capacités d'impression à distance à partir de n'importe quel endroit, même dans les réseaux Zero Trust - un avantage majeur pour les imprimantes existantes qui ne supportent pas nativement MS Universal Print.

Pour plus d'informations sur la façon dont votre flotte multifournisseur peut fonctionner plus facilement avec MyQ X, contactez-nous!

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