Des solutions d'impression sans souci pour les PME

Critères de sélection d'une solution d'impression

L'un des paramètres cruciaux à prendre en compte est la taille de l'entreprise. Dans les grandes entreprises, l'installation d'une solution d'impression nécessite généralement un matériel local robuste (un serveur d'impression), capable de garantir une distribution et une exécution correctes de la charge de travail pour un grand nombre d'utilisateurs disposant de droits différents. D'autres exigences portent sur la fiabilité de la facturation des coûts et l'établissement de rapports détaillés. Toutes ces fonctions doivent être exécutées par des centaines d'appareils de marques et de tailles différentes. C'est pourquoi la principale préoccupation est généralement d'intégrer un grand parc d'appareils à l'infrastructure locale et de le gérer à partir d'un seul endroit.

La situation est différente pour les petites et moyennes entreprises (PME). Ces bureaux, magasins ou usines impriment généralement de plus petits volumes et n'utilisent que quelques appareils multifonctions (une douzaine tout au plus). Cela ne signifie pas pour autant qu'ils ne doivent pas se préoccuper de solutions dédiées et se contenter d'un simple câble entre un PC et une imprimante. Un logiciel de gestion d'impression de qualité permet un contrôle centralisé des périphériques d'impression du réseau et garantit la sécurité des communications. Les utilisateurs ont tendance à sous-estimer l'importance de la protection des données d'impression, même si les documents contiennent des informations sensibles. Le matériel d'impression représente en effet des points d'entrée possibles pour une cyberattaque. 

Une solution d'impression peut-elle être rentable pour une petite entreprise ?

L'achat et la gestion d'un serveur d'impression peuvent représenter un poste de dépense important pour les PME, un poste qui ne correspond pas à leur budget. C'est pourquoi il existe des solutions qui peuvent jouer le rôle d'un serveur d'impression et fournir des flux de documents pratiques pour les petites installations également - idéalement, en utilisant la technologie "cloud" (mais nous y reviendrons plus tard).

La première alternative est la technologie de pointe. Elle remplace un serveur et envoie des données à une solution d'impression située dans le réseau local. L'Easy Box de MyQ, lancée en 2013 et conçue pour les petites entreprises, est un exemple de technologie de pointe. La technologie de périphérie ne vous dispense pas encore de gérer le matériel local.

Une autre option sans serveur se présente sous la forme d'une technologie maillée basée sur le partage de la puissance informatique des utilisateurs. Cette solution repose sur le principe du partage des travaux d'impression au sein de l'infrastructure interne d'une entreprise en utilisant ce que l'on appelle des "nœuds", c'est-à-dire les ordinateurs des utilisateurs. Les travaux d'impression ne sont pas transférés par l'intermédiaire d'un serveur d'impression, mais par le biais du matériel local disponible à ce moment-là. À partir de ce réseau, une partie des données d'impression est envoyée vers le nuage, où elle est traitée par la solution d'impression de l'entreprise.

Dans cette configuration, un serveur d'impression n'est pas nécessaire, mais le partage de données entre des ordinateurs personnels peut réduire leurs performances et ralentir les appareils, ce qui n'est pas souhaitable. Il y a aussi la question de la sécurité des données - les données sont cryptées, mais toujours partagées avec d'autres utilisateurs.

Passer du matériel local à l'informatique dématérialisée

Si une entreprise utilise un nuage privé pour la gestion des données, ce même nuage peut également être utilisé pour héberger le logiciel d'impression, ce qui permet d'économiser de l'espace sur le serveur local. Par exemple, la solution MyQ X peut être entièrement déplacée vers le nuage privé Microsoft Azure et connectée à Universal Print de Microsoft qui, entre autres, permet aux utilisateurs travaillant à domicile de soumettre des travaux d'impression à distance sans connexion VPN.

Les PME peuvent également emprunter une toute nouvelle voie lorsqu'elles recherchent une solution d'impression moderne. Aujourd'hui, une solution d'impression peut être entièrement transférée dans un nuage public, mise en place en tant que service (SaaS) et adaptée de manière flexible aux besoins actuels de l'entreprise. MyQ Roger est un assistant numérique intelligent pour les lieux de travail modernes, conçu précisément pour une telle utilisation du nuage public. Il ne nécessite pas de serveur d'impression local pour l'impression et la numérisation et, une fois mis en œuvre, il est extrêmement convivial grâce à une application dédiée simple.

Le service informatique et les utilisateurs gagnent du temps

Un avantage important que MyQ Roger offre à toute entreprise ne disposant pas d'un département informatique spécialisé est qu'il élimine une série de tâches liées à l'impression - non seulement la maintenance du serveur, mais aussi l'intégration avec l'infrastructure locale ou les longues mises à jour. MyQ Roger est un SaaS fourni sur la base d'un abonnement mensuel, sans installation compliquée. L'entreprise télécharge simplement l'application dédiée MyQ Roger sur le terminal de son MFP (l'abonnement est facturé en fonction du nombre d'appareils équipés de l'application), les utilisateurs peuvent se connecter à l'aide d'un code QR et commencer à gérer leurs documents depuis leurs smartphones, sans avoir à toucher le panneau du MFP.

L'application mobile MyQ Roger est très intuitive et peut être utilisée pour la numérisation et l'impression directe dans le nuage. Les utilisateurs peuvent définir divers raccourcis pour les flux de travail qu'ils utilisent souvent (comme Scan to E-mail) et essentiellement transporter un bureau mobile avec eux où qu'ils aillent. En bref, MyQ Roger est un compagnon moderne parfait pour toute entreprise à la recherche d'une solution d'impression flexible et sûre, sans aucun souci. 

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