Impression efficace et sécurisée
dans les administrations et les bureaux publics
14/03/2022
Lorsqu'il s'agit de travailler avec des données, des documents papier ou numériques, l'image qui vient à l'esprit de la plupart des gens est celle d'un employé d'entreprise se concentrant sur un graphique sur un ordinateur ou celle d'un collègue transportant une pile de documents jusqu'à la photocopieuse dans un immeuble de bureaux en open space.
S'il est vrai que de nombreuses grandes entreprises (multinationales) opérant dans le monde entier traitent des données, lorsque l'on considère le traitement des informations physiques et numériques, on ne peut négliger un vaste secteur essentiel au fonctionnement de toute nation : l'État et l'administration publique.
L'État et le traitement des documents
Le traitement de l'information est un processus fondamental et quotidien pour la myriade d'administrations publiques. Les ministères et les autorités doivent examiner des milliers de documents chaque jour et les traiter, tout en conservant des enregistrements systématiques. Les systèmes degestion des documents(SGD) et la numérisation croissante peuvent les y aider. Les formulaires classiques roses, bleus et verts ne seront probablement pas abandonnés avant longtemps, mais l'administration publique se concentre de plus en plus sur la numérisation globale de ses processus. Un bon exemple est le projet eGovernment, qui vise à simplifier les processus administratifs et à renforcer la communication électronique des citoyens avec les autorités. Un chapitre distinct est consacré à la protection des données personnelles, qui est régie non seulement par la législation tchèque, mais aussi par la législation européenne.
Lors de l'organisation du travail avec des documents, les différents lieux de travail individuels travaillant sur des processus partagés jouent également un rôle crucial. Pour assurer leur bon fonctionnement, il est pratiquement indispensable de mettre en place une gestion des documents dirigée, personnalisée, contrôlable et surtout cybernétiquement sécurisée, en harmonie avec les paramètres appropriés des processus d'impression et de numérisation. Une solution fiable d'impression de couvertures peut répondre à toutes ces exigences.
Gestion sécurisée et fonctionnelle des impressions
MyQ crée des systèmes de gestion d'impression depuis plus de 15 ans et, grâce à ses solutions innovantes, a contribué à rationaliser et à sécuriser les processus d'impression non seulement dans l'administration publique, mais aussi dans de nombreuses entreprises, y compris des multinationales.
Le ministère de l'intérieur de la République tchèque, pour qui la sécurité des données est une nécessité absolue, a également équipé ses imprimantes multifonctions d'une solution MyQ. En plus d'offrir une protection de premier ordre aux travaux d'impression, la solution a permis de réduire les coûts d'impression de 60 %. En outre, la gestion centralisée des processus d'impression et de numérisation a permis au ministère de se décharger d'une grande partie de son fardeau informatique - ses administrateurs informatiques contrôlent en permanence l'ensemble du parc d'imprimantes du ministère à partir d'un seul et même endroit.
Les administrations locales apprécient également un système d'impression fiable et unifié. Ici aussi, le contrôle uniforme de toutes les imprimantes est très utile. Par exemple, après avoir installé le logiciel MyQ X, le bureau municipal de Čáslav n'a plus eu de problèmes pour configurer l'impression, et ses employés numérisent maintenant avec beaucoup plus d'efficacité grâce à des profils de numérisation spécifiquement définis. En outre, les travaux d'impression sont protégés par un code PIN obligatoire pour l'accès aux imprimantes.
"Un tableau de bord administratif pour tous" a également permis à la municipalité française de Lorient d'éliminer les obstacles à l'impression. Grâce au module de service MyQ, le personnel informatique a une vue d'ensemble parfaite de l'état du parc d'impression. Il reçoit des notifications automatiques chaque fois que les MFP équipés de MyQ ont besoin d'être entretenus. De plus, la fonction d'impression à la volée rend l'impression plus flexible et plus sûre pour les 300 employés de la municipalité.
Un pas en avant (numérique)
L'édition la plus avancée de la série Ultimate MyQ X peut devenir une aide essentielle pour la numérisation des documents, dans les organisations gouvernementales et ailleurs. Grâce au puissant outil de reconnaissance optique de caractères (OCR), les organisations peuvent mettre en place, par exemple, des processus de numérisation avancés qui facilitent grandement le transfert des données des documents papier vers les systèmes internes et le stockage. Et bien sûr, il est possible de les synchroniser avec les systèmes DMS. À une époque où le travail à distance est en constante augmentation, les organisations peuvent également profiter du client gratuit MyQ Desktop Client pour les lieux de travail à distance/à domicile, qui aide à maintenir la politique et la sécurité d'impression lorsque l'on travaille en dehors du bureau, de sorte que les entreprises peuvent contrôler leurs travaux d'impression pratiquement n'importe où.
Parallèlement à la sortie de la nouvelle version 8.2 de MyQ X LTS, MyQ a également développé une toute nouvelle application informatique pour l'utilisateur - le MyQ X Desktop Client.
MyQ X
4 min de lecture
"À la recherche de l'imprimante toute puissante" - une quête qu'aucun membre de l'équipe informatique ne souhaite entreprendre. Pourtant, jusqu'à ce jour, la mise en place de l'impression pour un nouveau collègue, voire pour tout un département, s'avère fastidieuse et peut prendre une bonne partie de la journée.
MyQ X
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