Impression sécurisée & efficacité pour les
administrations publiques
14/03/2022
Lorsque l'on pense à travailler avec des données, des documents au format papier ou numériques, les images qui viennent à l'esprit de la plupart des gens sont celles d'un employé sur son ordinateur concentré sur un tableur ou d'un collègue transportant une pile de papiers vers la photocopieuse dans un open-space.
S'il est vrai qu'il existe de nombreuses grandes entreprises & multinationales opérant dans le monde entier qui traitent des données, lorsqu'on considère le traitement des informations physiques et numériques, on ne peut négliger un vaste secteur essentiel au fonctionnement de toute nation : l'État et l'administration publique.
L'État et le traitement des documents
Le traitement de l'information est un processus fondamental et quotidien pour la myriade d'administrations publiques. Les ministères et les administrations doivent examiner des milliers de documents chaque jour et les traiter, tout en conservant des enregistrements systématiques. Les systèmes de gestion de documents (GED) et la numérisation toujours plus poussée peuvent les y aider. Les formulaires classiques roses, bleus et verts ne disparaîtront probablement pas avant longtemps, mais l'administration publique se concentre de plus en plus sur la numérisation globale de ses processus. Le projet européen eGovernment (« Gouvernement électronique »), qui vise à simplifier les démarches administratives et à renforcer la communication électronique des citoyens avec les autorités, en est un bon exemple. La protection des données personnelles, qui est régie non seulement par la législation locale mais aussi par la législation européenne, constitue un chapitre à part.
Dans le cadre de l'organisation du travail avec des documents, les différents sites des entreprises travaillant sur des processus communs jouent également un rôle crucial. Pour leur bon fonctionnement, la mise en œuvre d'une gestion documentaire dirigée, personnalisée, contrôlable et surtout sécurisée électroniquement, harmonisée avec les paramètres appropriés des processus d'impression et de numérisation, est une quasi-nécessité. Une solution fiable d'impression peut couvrir toutes ces exigences.
Gestion sécurisée et fonctionnelle des impressions
MyQ crée des systèmes de gestion des impressions depuis plus de 15 ans et, grâce à ses solutions innovantes, a contribué à rationaliser et à sécuriser les processus d'impression non seulement dans l'administration publique mais aussi au sein de nombreuses entreprises, y compris des multinationales.
Le ministère de l'Intérieur de la République tchèque, pour qui la sécurité des données est une nécessité absolue, a également équipé ses imprimantes multifonctions d'une solution MyQ X. En plus d'assurer une protection de premier ordre des travaux d'impression, la solution a également permis de réduire les coûts d'impression de 60 %. En outre, la gestion centralisée des processus d'impression et de numérisation a permis au ministère de se décharger d'une grande partie de sa charge informatique - ses administrateurs informatiques disposent d'un système de contrôle permanent de l'ensemble du parc d'impression du ministère à partir d'un seul endroit
Les administrations locales apprécient également un système d'impression fiable et unifié. Ici aussi, le contrôle uniforme de toutes les imprimantes est très utile. Par exemple, après avoir installé le logiciel MyQ X, le bureau municipal de la ville de Čáslav n'a plus eu de problèmes pour configurer l'impression, et ses employés numérisent désormais avec beaucoup plus d'efficacité grâce à des profils de numérisation spécifiquement définis. En outre, les travaux d'impression sont protégés par une connexion PIN obligatoire aux imprimantes
Pour l’agglomération de la ville de Lorient, "un seul tableau de bord pour tous" a également permis d'éliminer les obstacles à l'impression. Grâce à l’interface d’administration centralisée MyQ X, le service informatique a une parfaite vue d'ensemble de l'état du parc d'impression. Il reçoit des notifications automatiques chaque fois que les MFP équipés de MyQ nécessitent une maintenance. En outre, la fonction d'impression sécurisée à la demande (pull-print) rend l'impression plus souple et plus sûre pour les 300 employés de la municipalité.
Un pas (numérique) en avant
L'édition la plus avancée de la série MyQ X, MyQ X Ultimate, peut devenir une aide essentielle pour la numérisation des documents, dans les entreprises publiques et ailleurs. Grâce au puissant outil de reconnaissance optique de caractères (OCR/ROC), les entreprises peuvent mettre en place, par exemple, des processus de numérisation avancés qui facilitent grandement le transfert des données des documents papier vers les systèmes internes et le stockage. Et bien sûr, il est possible de les synchroniser avec les systèmes de GED. À une époque où le télétravail est en constante augmentation, les entreprises peuvent également profiter de l’Application gratuite de Bureau MDC, MyQ Desktop Client, qui aide à maintenir la politique et la sécurité d'impression même en dehors du bureau, de sorte que les entreprises peuvent avoir le contrôle de leurs travaux d'impression pratiquement partout.
Parallèlement à la sortie de la nouvelle version 8.2 de MyQ X LTS, MyQ a également développé une toute nouvelle application informatique pour l'utilisateur - l'Application de Bureau MyQ X (Desktop Client) ou MDC.
MyQ X
5 min de lecture
"À la recherche de l'imprimante toute puissante" - une quête qu'aucun membre de l'équipe informatique ne souhaite entreprendre. Pourtant, jusqu'à ce jour, la mise en place de l'impression pour un nouveau collègue, voire pour tout un service, s'avère fastidieuse et peut prendre une bonne partie de la journée.
MyQ X
3 min de lecture