OGH renforce son contrôle, améliore la sécurité et gagne en efficacité grâce à MyQ

Défi 

En tant qu'entreprise spécialisée dans la construction et l'ingénierie, dont les effectifs varient entre 1 000 et 2 500 salariés en fonction des besoins des projets, Orion Group Holdings était confrontée à des défis de plus en plus importants pour gérer son environnement d'impression sur plusieurs sites. 

L'équipe informatique consacrait beaucoup de temps à répondre aux demandes d'assistance liées à des problèmes d'impression, à suivre les consommables des imprimantes et à gérer l'infrastructure d'impression décentralisée.  

Parallèlement, l'organisation devait renforcer la sécurité des documents, en particulier celle des rapports financiers sensibles et des documents liés aux projets, qui pouvaient être laissés sans surveillance sur des imprimantes partagées. 

L'entreprise cherchait également à mieux maîtriser ses coûts liés à l'impression et à disposer d'un moyen efficace d'acheminer, de traiter et de numériser les informations sur support papier. Les outils de gestion des imprimantes existants ne disposaient pas du contrôle centralisé, de l'automatisation et de l'intelligence nécessaires pour soutenir les objectifs opérationnels de l'organisation. 

Solution 

OGH a choisi MyQ centraliser la gestion de l'impression, renforcer la sécurité des documents et offrir une meilleure visibilité sur les coûts d'impression et le fonctionnement des périphériques. 

Le projet a été mené à bien par Kyocera Solutions America, un MyQ de premier plan MyQ disposant d’une expertise approfondie en matière d’infrastructure d’impression, d’automatisation des flux de travail et de services d’impression gérés. Grâce à l’étroite collaboration Kyoceraet MyQ, OGH a bénéficié d’une approche de déploiement alliant les meilleures pratiques du secteur à une technologie avancée de gestion de l’impression. Le partenariat stratégique de longue date entre Kyocera MyQ l'équipe chargée de la mise en œuvre de tirer parti de connaissances techniques approfondies, de méthodologies éprouvées et d'une expérience pratique, contribuant ainsi à garantir une mise en œuvre sans heurts et une parfaite adéquation avec les objectifs commerciaux d'OGH. 

La mise en œuvre de MyQ Édition Ultimate a permis de généraliser l'impression sécurisée avec récupération au sein de l'entreprise, obligeant les employés à s'authentifier à l'aide de leurs identifiants, de leurs porte-clés électroniques, de leurs badges d'identification ou de leurs codes PIN avant que les documents ne soient libérés. Cela a permis d'éliminer les impressions laissées sans surveillance tout en permettant aux utilisateurs de récupérer leurs documents en toute sécurité depuis n'importe quel appareil autorisé. 

MyQ offrait également un tableau de bord centralisé permettant de gérer le Parc d’imprimantes multifonctions de l’entreprise. La configuration automatisée des imprimantes simplifiait leur déploiement et leur maintenance, tandis que des notifications proactives par e-mail alertaient les administrateurs des problèmes liés aux imprimantes et des niveaux de toner bas avant que ceux-ci ne perturbent les opérations. 

Afin d'améliorer le contrôle financier, l'OGH a mis en place des fonctionnalités d'impression basée sur des règles et de comptabilité de projet. Les coûts d'impression, de copie et de numérisation peuvent désormais être affectés avec précision à des projets, travaux ou des codes comptables spécifiques, ce qui offre une plus grande transparence et contribue à améliorer les estimations des projets futurs. 

Par ailleurs, l'entreprise a commencé à tirer parti des flux de travail documentaires intelligents MyQ pour automatiser les processus de numérisation. Les employés peuvent ainsi numériser, traiter et acheminer des documents en toute sécurité vers des destinations prédéfinies, ce qui réduit les interventions manuelles et minimise le risque d'erreurs de communication. 

Résultats 

L'impact de ce déploiement a été immédiat : les avantages se sont fait sentir dès le premier jour et des améliorations opérationnelles complètes sont attendues dans les 90 premiers jours. 

La mise en place d'un système d'impression sécurisée à la demande devrait permettre de réduire le gaspillage de papier et de toner de plus de 30 %, contribuant ainsi à diminuer les coûts d'exploitation tout en soutenant les objectifs de développement durable.  

Parallèlement, l'organisation a considérablement renforcé la sécurité des documents en veillant à ce que les contrats sensibles, les rapports financiers et la documentation relative aux projets ne soient communiqués qu'aux utilisateurs autorisés. 

Pour le service informatique, la gestion centralisée a considérablement allégé la charge administrative. La mise en service automatisée des imprimantes, la surveillance proactive et la gestion centralisée des périphériques devraient permettre de gagner environ 20 à 25 heures par mois, qui auraient autrement été consacrées au dépannage, à la gestion des pilotes et aux configurations manuelles. 

Les utilisateurs de tous les services ont également constaté des avantages concrets. Les équipes comptables peuvent classer et acheminer automatiquement les factures grâce à des flux de travail basés sur la reconnaissance optique de caractères (OCR) ; les dirigeants peuvent numériser en toute sécurité des documents sensibles avec un minimum d'intervention manuelle ; et les chefs de projet peuvent numériser des documents directement dans des flux de travail spécifiques à chaque projet, qui extraient automatiquement les informations et acheminent les fichiers vers la destination appropriée. 

En regroupant la sécurité des documents, la gestion de l'impression, la maîtrise des coûts et l'automatisation des flux de travail au sein d'une plateforme unique, Orion Group Holdings a transformé l'impression, qui constituait auparavant un défi opérationnel, en un processus métier maîtrisé et efficace. 

La réussite de ce projet met en évidence l’intérêt d’associer une technologie innovante à des services professionnels expérimentés. En combinant la plateforme avancée de gestion d’impression MyQet l’expertise Kyoceraen matière de mise en œuvre, OGH a pu accélérer l’adoption de la solution, obtenir rapidement des améliorations opérationnelles et jeter les bases d’une optimisation à long terme. Ce partenariat a apporté bien plus qu’une simple technologie. Il a fourni les ressources humaines, les processus et les connaissances nécessaires pour transformer des objectifs stratégiques en résultats commerciaux mesurables.