Réduire le nombre de demandes d'assistance grâce à une meilleure expérience d'impression

Lorsque l'expérience d'impression varie selon les groupes périphériques et Utilisateur , les équipes informatiques doivent répondre à davantage de questions et gérer davantage de politiques.

Une meilleure expérience d'impression permet de clarifier les règles pour les utilisateurs tout en offrant aux administrateurs un contrôle sur les actions autorisées à chaque utilisateur. Dans l'MyQ e X, les administrateurs peuvent définir des stratégies « tâche d’impression » et des stratégies d'imprimante pour des utilisateurs, des groupes et des périphériques spécifiques. Ces stratégies permettent de contrôler des paramètres tels que la couleur, l'impression recto verso, l'agrafage, l'économie de toner, l'impression, la copie, la numérisation et la télécopie.

L'objectif n'est pas simplement de donner l'impression que l'impression est plus simple. Il s'agit de réduire les obstacles inutiles en rendant l'environnement d'impression prévisible et les règles plus faciles à gérer.

Comment la gestion de l'impression peut-elle réduire le nombre de demandes d'assistance ?

MyQ X et MyQ Roger permettent aux administrateurs de créer des stratégies pour les utilisateurs et les groupes, puis de les appliquer à certaines imprimantes. tâche d’impression Les stratégies peuvent définir les paramètres d'impression que les utilisateurs sont autorisés à modifier, tandis que les stratégies d'imprimante permettent de déterminer les actions disponibles sur une imprimante spécifique périphériques. Il est également possible de hiérarchiser les stratégies lorsque plusieurs règles s'appliquent à un même Utilisateur ou à une même imprimante.

Cela permet aux équipes informatiques d'uniformiser l'expérience d'impression sans avoir à traiter chaque Utilisateur ou appareil individuellement.

Par exemple, une organisation peut empêcher certains utilisateurs de modifier les paramètres relatifs à la couleur, à l'impression recto verso, à l'agrafage ou à l'économie de toner, tout en autorisant d'autres groupes à conserver ces options. Les politiques d'impression permettent de contrôler séparément si les utilisateurs peuvent imprimer, copier, numériser ou envoyer des fax sur des imprimantes spécifiques périphériques. 

MyQ X propose également la fonction « Afficher les stratégies en vigueur », qui permet aux administrateurs de voir quelles stratégies s'appliquent à une « Utilisateur » et à une imprimante données. Cela peut faciliter le dépannage en cas de conflits ou d'autorisations inattendues.

Comment les entreprises peuvent-elles simplifier l'impression pour leurs employés ?

La cohérence est essentielle lorsque les employés utilisent différentes périphériques ou travaillent sur plusieurs sites.

MyQ X et MyQ Roger proposent plusieurs méthodes d'impression, notamment l'impression directe, impression sécurisée, l'impression Web et impression mobile, selon la configuration de l’organisation.

impression sécurisée permet aux utilisateurs d'envoyer un travail vers une file d'impression et de le lancer à partir d'un périphérique d'impression disponible après Authentification.

Les administrateurs peuvent également utiliser des politiques pour définir un ensemble cohérent de règles applicables à différents groupes d'utilisateurs. Plutôt que de compter sur les employés pour qu'ils comprennent un ensemble de restrictions différent pour chaque appareil, les paramètres concernés peuvent être appliqués de manière centralisée.

Cela permet également d'éviter les solutions de contournement inutiles. Lorsque les utilisateurs savent ce qu'ils peuvent imprimer, où ils peuvent l'imprimer et de quels paramètres ils disposent, ils ont moins de raisons de contourner les procédures établies ou de contacter sans cesse le service informatique pour obtenir des précisions.

Comment les organisations devraient-elles mesurer cet impact ?

La réduction des efforts consacrés à l'assistance devrait être évaluée à l'aide de données opérationnelles plutôt que sur la base d'affirmations générales concernant les économies réalisées.

Dans un environnement d'impression, les mesures utiles sont notamment les suivantes :

• Durée de déploiement : Temps nécessaire à la configuration et à la mise en place de l'environnement d'impression requis 

• Mise en œuvre des politiques : Vitesse à laquelle les règles d'impression prévues sont appliquées de manière cohérente à l'ensemble des utilisateurs, des groupes et périphériques 

• Demandes d'assistance : Nombre et type de tickets liés à l'impression avant et après les modifications apportées à l'environnement d'impression 

• Utilisateur friction : Problèmes récurrents signalés par les employés lors de l’envoi ou de l’impression de documents travaux 

MyQ X offre une gestion centralisée des politiques ainsi que des outils permettant de vérifier leur application effective, fournissant ainsi aux administrateurs une base pratique pour gérer ces domaines.

L'essentiel est d'établir une situation de référence avant de modifier l'environnement, puis de vérifier si ces changements permettent de réduire les problèmes récurrents.

Une meilleure expérience d'impression passe d'abord par un meilleur contrôle

La gestion de l'impression ne doit pas ajouter une couche supplémentaire de complexité pour les équipes informatiques. La bonne approche consiste à rendre l'environnement plus facile à administrer et plus simple à utiliser pour les employés.

Grâce à MyQ X, les entreprises peuvent centraliser leurs politiques d’impression, appliquer différentes règles aux utilisateurs et périphériques, gérer les fonctions d’impression disponibles et proposer aux utilisateurs plusieurs moyens d’envoyer et de lancer leurs impressions travaux.

Lorsque les règles d'impression sont cohérentes et claires, les équipes informatiques peuvent consacrer moins de temps à résoudre des problèmes évitables liés à la configuration et aux autorisations, et davantage de temps à la gestion de l'environnement documentaire dans son ensemble.