Qu'est-ce que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et en quoi améliore-t-elle la gestion des documents ?

Dans les processus de gestion documentaire, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d'accélérer la recherche de documents, d'automatiser leur traitement et d'optimiser la gestion des informations numérisées. Pour les entreprises utilisant les workflows documentaires de MyQ, l'OCR permet de transformer un document numérisé, qui n'est au départ qu'une simple image, en informations pouvant être traitées dans le cadre d'un processus plus large. 

Qu'est-ce que l'OCR ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) lit les caractères d'un document ou d'une image numérisée et les convertit en texte numérique. Au lieu de traiter une page numérisée comme une simple image, l'OCR rend le texte disponible pour un traitement ultérieur.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque les entreprises doivent traiter des informations initialement disponibles au format papier. Une fois qu'un document a été numérisé et traité par OCR, son texte peut être utilisé dans les flux de travail documentaires ultérieurs, ce qui évite aux utilisateurs de devoir lire et ressaisir manuellement ces informations. 

En quoi la reconnaissance optique de caractères (OCR) améliore-t-elle la gestion des documents ?

La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de réduire le travail manuel lié au traitement des documents numérisés en rendant leur contenu accessible pour un traitement ultérieur.

En fonction du flux de travail, la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut prendre en charge : 

• Documents consultables : Le texte contenu dans les documents numérisés peut être reconnu et rendu consultable. 

• Traitement automatisé : Le texte reconnu peut être utilisé dans le cadre des flux de travail documentaires ultérieurs. 

• Moins de saisie manuelle : Les informations contenues dans un document peuvent être traitées sans que les utilisateurs aient à tout retaper manuellement. 

• Une gestion plus cohérente des documents : Le traitement automatisé permet de réduire les étapes manuelles liées à l'entreprise et à l'acheminement des documents. 

• Un accès plus rapide à l'information : Le contenu consultable facilite la recherche d'informations dans les documents numérisés.

La distinction importante réside dans le fait que l'OCR ne se contente pas de créer une copie numérique d'un document papier. Il rend les informations contenues dans ce document exploitables au sein d'un flux de travail numérique.

Du document numérisé à l'information structurée 

L'intérêt de l'OCR prend toute son ampleur lorsqu'il est associé au traitement des documents et à l'automatisation des flux de travail.

Un document numérisé peut se présenter initialement sous forme d'image. La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d'identifier le texte contenu dans cette image, fournissant ainsi des informations qui peuvent ensuite être exploitées dans le cadre du workflow documentaire. Cela peut aider les entreprises à traiter les documents en fonction de leur contenu, plutôt que de s'en remettre entièrement à un traitement manuel.

Dans MyQ X, la reconnaissance optique de caractères (OCR) est disponible dans le cadre des workflows d’ Easy Scan et peut être utilisée conjointement avec les fonctionnalités de traitement de documents. Le module Document Processor d’ MyQ X 10.3 étend les capacités d’Easy Scan avec un traitement automatisé des documents, prenant en charge les workflows dans lesquels les documents doivent être reconnus, séparés, traités ou convertis. 

Cela donne lieu à un enchaînement concret: Document papier → Numérisation → OCR → Traitement du document → Destination ou enchainement d'un workflow.

L'intérêt ne réside pas dans l'OCR en soi. Il tient à l'utilisation des informations extraites du document dans le cadre d'un flux de travail plus large.

Comment l'OCR peut-il faciliter la gestion des documents basée sur les données ?

L'OCR peut fournir des informations qui facilitent le classement et le traitement des documents, mais il est important de distinguer cette technique de l'analyse des impressions et de l'utilisation.

L'OCR en soi ne génère pas automatiquement des indicateurs tels que le volume de documents par service, le coût par document ou les taux de numérisation. Ces indicateurs dépendent des informations saisies et enregistrées dans le cadre du processus global de gestion documentaire.

MyQ X offre des fonctionnalités de reporting et de comptabilisation permettant de suivre les activités d'impression, de copie, de numérisation et autres opérations connexes. Lorsque la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement des documents sont intégrés à ces workflows, les entreprises peuvent associer le traitement des documents aux informations opérationnelles collectées par MyQ.

Cela permet aux équipes informatiques de mieux comprendre comment les documents sont traités, tandis que le service des achats et la compta peuvent s'appuyer sur les rapports de MyQ pour analyser les activités et les coûts liés aux documents.

Comment les différentes équipes peuvent-elles exploiter les données relatives aux documents et aux workflows ?

Pour les DSI

Les équipes informatiques peuvent utiliser les rapports de MyQ pour surveiller les activités d'impression, de copie, de numérisation et liées aux documents dans l'ensemble de l'environnement. Associé à des workflows documentaires automatisés, cela offre une meilleure visibilité sur l'utilisation des utilisateurs et des périphériques.

Pour les services achats et comptabilité

Les fonctionnalités de comptabilisation et de reporting de MyQ permettent d’obtenir des informations sur les activités liées aux documents et leurs coûts associés. Cela peut aider les entreprises à suivre leurs coûts d’impression et de numérisation et à identifier où sont utilisées les ressources liées aux documents.

Pour les équipes chargées de la conformité et les juristes

Les workflows documentaires permettent de mieux contrôler le traitement et l'acheminement des informations numérisées. MyQ X offre également des fonctionnalités de journalisation d'audit et de workflow documentaire qui peuvent aider les entreprises pour lesquelles la traçabilité et la gestion contrôlée des documents sont essentielles.

L'OCR est le pont entre le papier et les workflows numériques

L'OCR permet d'exploiter le texte contenu dans les documents numérisés en vue d'un traitement ultérieur, tandis que l'automatisation du workflow documentaire permet de définir les étapes suivantes. Avec MyQ X, l'OCR peut s'intégrer aux workflows d'Easy Scan et fonctionner en tandem avec des fonctionnalités telles que le Processeur de Document MyQ, afin d'aider les entreprises à passer de la simple numérisation des documents au traitement des informations qu'ils contiennent.

Pour les entreprises qui cherchent à réduire le traitement manuel des documents, la question essentielle n’est donc pas seulement « Pouvons-nous numériser ce document ? », mais aussi « Que pouvons-nous faire avec ces informations une fois qu’elles ont été numérisées ? »