Gestione della stampa conveniente per le PMI

Sebbene il testo su carta stia lentamente perdendo popolarità, secondo le stime di una ricerca di mercato condotta da IDC, entro il 2025 a livello globale si continueranno a stampare fino a 4,4 milioni di pagine al minuto. Che si tratti di grandi multinazionali o di piccole imprese, le persone continueranno a ricorrere alle stampanti per la creazione di note e Contabilizzazione .

Per quanto riguarda il "come", le piccole e medie imprese (PMI) che non vogliono investire in costose infrastrutture IT hanno ora la possibilità di affidare la sicurezza e la gestione della stampa a una soluzione cloud flessibile. C'è poi la questione del "dove", dato che una forza lavoro mobile e ibrida sta mettendo alla prova i limiti della rete d'ufficio tradizionale.

Tenete sotto controllo le stampanti

Quando un'azienda desidera avere il pieno controllo delle proprie attività di stampa, spesso affida la gestione dei Lavori di Stampa unasoluzione dedicata. Questo software garantisce il corretto funzionamento dell'elaborazione dei documenti sulle stampanti (multifunzione), ne semplifica il controllo, protegge Lavori di Stampa e aiuta a tenere traccia dei costi e della manutenzione. Queste soluzioni di stampa on-premise richiedono spesso un investimento in un server di stampa server in un'infrastruttura IT più solida. Ciò può rendere le PMI titubanti nel decidere se valga la pena investire in un sistema di questo tipo.

Tuttavia, un approccio ad hoc alla stampa può comportare altri costi significativi. Questi possono essere sotto forma di perdita di dati da parte di stampanti non sicure o di ore di lavoro perse dagli utenti che impostano noiosamente, ad esempio, i parametri di stampa e scansione invece di dedicarsi ad attività più produttive. La risposta a un'elaborazione dei documenti sicura e flessibile a basso costo risiede nelle tecnologie cloud (e non solo) per le piccole imprese.

Movimento mobile nel cloud!

La popolarità del cloud continua a crescere e non c'è da stupirsi. Consente alle aziende di trasferire i processi di lavoro e i dati sui server altrui, risparmiando così grattacapi e costi al reparto IT. Con la migrazione nel cloud, le aziende eliminano alcuni dei costi dell'infrastruttura di stampa e possono abbonarsi alla gestione della stampa come servizio. Inoltre, poiché le modalità di lavoro ibride - con persone sia in ufficio che fuori - diventano sempre più comuni, è più facile comprendere la logica di un ufficio digitale in cui è possibile "disfare" il proprio ufficio e collaborare con i colleghi in un istante. Tutto ciò che serve è una connessione a Internet.

È qui che entra in gioco MyQ Roger, l'assistente digitale intelligente per l'ambiente di lavoro. Si tratta di unasoluzione SaaS ( Software as a Service) che utilizza Dispositivo tuo Dispositivo mobile Dispositivo piattaforma. Grazie alla sua app intuitiva per dispositivi mobili e alle interfacce delle stampanti, offre agli utenti funzionalità flessibili di stampa e scansione senza richiedere infrastrutture e server locali. Funziona al 100% nel cloud pubblico e può connettersi direttamente al tuo Archiviazione cloud.

È mobile e senza soluzione di continuità 

Come potrebbe essere un processo di gestione dei documenti basato sul cloud in una PMI?

Immaginiamo una piccola azienda produttrice di beni di consumo con ritiri giornalieri. Il back office prepara nel pomeriggio le bolle di consegna necessarie, che Driver la mattina seguente sulla stampante del magazzino. Driver la merce al cliente, il quale firma la bolla di consegna. Normalmente, Driver il tutto in una cartellina e consegnerebbe il materiale in ufficio nel pomeriggio. Ora, invece, può aprireRoger MyQ Roger , avviare un'azione di scansione preimpostata con un clic, acquisire il documento con il suo cellulare e salvarlo in una cartella online specifica, ad esempioOneDrive dell'azienda. Da lì, il Contabilizzazione riceve una notifica automatica (facilmente configurabile con Power Automate) del nuovo file e può elaborarlo immediatamente.

Ma questo è solo l'inizio. Il produttore può anche utilizzare MyQ Roger scansionare la fattura di un fornitore al momento della ricezione della merce. Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) dell'app è in grado di convertire il testo in un PDF ricercabile e salvarlo in una cartella cloud. Il Contabilizzazione può semplicemente copiare le informazioni dal PDF nel Contabilizzazione . I rappresentanti di vendita possono anche inviare documenti cartacei scansionati (ricevute o ordini confermati) al Archiviazione cloud dell'azienda mentre sono in viaggio d'affari. È persino possibile cercare un termine specifico nel file scansionato, nel Archiviazione cloud o direttamente nell'app mobile.

Anche la stampa non è un problema. Gli utenti possono inserire i documenti coda nella coda di stampa tramite MyQ Roger che si tratti di file provenienti da un computer o addirittura scaricati direttamente dal cloud, ad esempio da Google Drive – e inviarli alla stampante. Possono scegliere se stampare i file immediatamente o ritirarli in modo sicuro tramite Stampa su richiesta accedendo al pannello della stampante tramite l'app. L'integrazione è parte integrante del pacchetto, poiché MyQ Roger con servizi a pagamento come Microsoft e con quelli gratuiti come Google Drive o Dropbox.

MyQ Roger un modo completamente nuovo e flessibile di gestire i documenti da qualsiasi luogo, senza bisogno di infrastrutture o di ricorrere regolarmente all'assistenza di esperti IT. L'app mobile è gratuita e non ci sono limiti al numero di utenti o di dispositivi collegati. Gli unici costi sono quelli relativi al traffico dati e al canone mensile per ogni stampante collegata. Digitalizzazione o stampa: a te la scelta.

ottenere myq roger