Le sfide relative alla gestione dei documenti alle quali i team IT devono prepararsi

I dispositivi sono cambiati, i sistemi operativi si sono evoluti e i flussi di lavoro relativi ai documenti sono diventati più digitali, ma l’infrastruttura di stampa di base è rimasta la stessa di sempre.

Sta diventando sempre più difficile mantenere questa situazione.

Windows Il settore della stampa si sta orientando verso un’architettura diversa. Le organizzazioni stanno digitalizzando un numero sempre maggiore di processi. I requisiti di conformità stanno generando aspettative sempre più elevate riguardo alle modalità di acquisizione e controllo dei documenti. Allo stesso tempo, gli utenti si aspettano sempre più spesso esperienze semplici e in modalità self-service, che richiedano un minore intervento da parte dei team IT.

Nessuno di questi cambiamenti deve essere risolto dall'oggi al domani. Tuttavia, stanno sollevando interrogativi che i team IT dovrebbero porsi fin da ora.

Il vostro ambiente di stampa è pronto per la prossima fase della stampa “ Windows ”? 

Microsoft sta sostituendo la stampa “ Windows ” (stampa diretta) dei tradizionali driver di stampa di terze parti con un’architettura basata su standard e incentrata sull’ Internet Printing Protocol (IPP), Windows Protected Print e le app di supporto alla stampa.

A partire da luglio 2026, le nuove installazioni di stampanti supportate adotteranno di default il modello “ Windows Ready Print”. Per i team IT, la sfida non consiste semplicemente nel verificare se la stampa funzioni oggi.

La domanda più importante è se l'attuale panorama della stampa sia pronto per la direzione che sta prendendo la stamp Windows .

Le organizzazioni che fanno ampio ricorso ai modelli di implementazione tradizionali basati su Driver dovranno comprendere cosa comporti questa transizione per i propri dispositivi, i flussi di lavoro di stampa e l’infrastruttura in generale.

E non si tratta più di una questione limitata a una ristretta cerchia di specialisti tecnici. Oltre il 60% dei responsabili delle decisioni nel settore della stampa in Europa conosce già la tecnologia “ Windows Protected Print”.

I vostri documenti sono davvero diventati digitali? 

La scansione di un documento non implica necessariamente che il processo relativo a quel documento sia diventato digitale.

Un documento può essere scansionato in formato PDF, ma può comunque richiedere l'intervento di qualcuno per: 

• Separare manualmente i documenti 
• Rinominare i file
• Estrai le informazioni
• Reinserire le informazioni in un altro sistema
• Convertire i documenti in un altro formato
• Decidi dove archiviare il documento

Il risultato è il ben noto divario tra la digitalizzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi documentali.

Questo aspetto è importante poiché l’elaborazione dei documenti è sempre più legata a iniziative più ampie di trasformazione digitale. L’89% dei responsabili delle decisioni in ambito IT ritiene che i servizi di stampa gestiti (Managed Print Services) siano importanti per le proprie iniziative di trasformazione digitale, mentre l’automazione del flusso di lavoro e la digitalizzazione figurano tra le massime priorità per i futuri ambienti di stampa.

Il vostro processo di digitalizzazione è in grado di reggere a un esame più approfondito?

Digitalizzare un documento è una cosa. Potersi fidare del documento digitale che ne risulta è un’altra.

Per i documenti di rilevanza legale, finanziaria, normativa o operativa, la semplice scansione e il salvataggio di un file potrebbero non garantire un controllo sufficiente.

Le organizzazioni potrebbero dover prendere in considerazione quanto segue: 

• Come vengono esaminati i documenti 
• Chi è responsabile della loro verifica?
• Se il processo sia verificabile
• Come garantire l’integrità del documento digitalizzato

Ciò assume un’importanza sempre maggiore man mano che le organizzazioni trasferiscono un numero sempre maggiore di informazioni strategiche per l’azienda dal formato cartaceo a quello digitale.

Il 61% dei flussi di lavoro relativi all’elaborazione dei documenti prevede ancora l’uso della carta, nonostante le organizzazioni continuino a modernizzare le modalità di gestione dei documenti.

Ogni stampante deve avere un proprio terminale?

Non tutte le stampanti dispongono di un'Terminale integrato, ma le organizzazioni potrebbero comunque volere che gli utenti confermino la stampa Lavori di Stampa direttamente all'indirizzo Dispositivo. 

Ciò assume particolare rilevanza in ambienti in cui sono presenti più stampanti raggruppate insieme. Una sala del personale, ad esempio, può disporre di più stampanti, ma non è necessario che ogni " Dispositivo " abbia un proprio terminale dedicato.

Per i team IT, la sfida consiste nel trovare un approccio che si adatti all’ambiente senza aggiungere inutili complessità a ogni Dispositivo.

Queste sfide stanno già cambiando il dibattito sul mondo della stampa

Windows L'architettura di stampa è in continua evoluzione. L'acquisizione dei documenti sta diventando parte integrante di processi digitali più ampi. I progetti di digitalizzazione richiedono sempre più controllo e responsabilità.

E le organizzazioni sono alla ricerca di soluzioni più semplici per garantire la stampa senza dover aggiungere infrastrutture superflue.

Per i team IT, il compito immediato non è necessariamente quello di cambiare tutto, bensì di capire quali di questi sviluppi potrebbero influire sul loro ambiente e iniziare a prepararsi per ciò che verrà.

Continuate a seguire MyQ mentre approfondiamo il significato di questi cambiamenti per il futuro della stampa e della gestione dei documenti.