Sicurezza e conformità: creazione di flussi di lavoro per documenti e " Stampa protetta " partendo da zero

Sebbene si presti molta attenzione alla sicurezza degli endpoint, delle applicazioni e dei servizi cloud, i flussi di lavoro relativi alla stampa e ai documenti possono facilmente passare in secondo piano se non vengono protetti con lo stesso livello di attenzione. Il costo medio di una violazione dei dati legata alla stampa è di circa 820.000 sterline, che sale a oltre 1,3 milioni di sterline in alcuni settori.

Gli utenti desiderano capire in che modo MyQ protegga i documenti, come vengano risolte le vulnerabilità, come debbano essere gestiti i certificati SSL/TLS e quali best practice di sicurezza vengano seguite, sia nella fase di implementazione che in quella di manutenzione del proprio ambiente.

La sicurezza inizia molto prima che qualcuno prema il tasto "Stampa"

Quando si parla di sicurezza della stampa, spesso si pensa al rilascio di un Stampa protetta e presso la stampante multifunzione Dispositivo. Sebbene si tratti di un importante livello di protezione, è solo una parte di un quadro molto più ampio.

Un flusso di lavoro sicuro per i documenti ha inizio nel momento in cui un utente invia un lavoro di stampa o di scansione e prosegue attraverso ogni fase del ciclo di vita del documento. Ciò include l'Autenticazione, la comunicazione crittografata, l'archiviazione sicura, il controllo degli accessi, il rilascio dei documenti, l'audit e l'integrazione con sistemi esterni.

Anziché affidarsi a un'unica misura di sicurezza, i moderni ambienti di stampa traggono vantaggio da più livelli di protezione che operano in sinergia. Questo approccio di difesa a più livelli contribuisce a ridurre i rischi, garantendo al contempo l'efficienza operativa e la conformità normativa. 

La sicurezza è integrata nell’ MyQ e X architettura 

La sicurezza è un principio fondamentale di MyQ X, piuttosto che una funzionalità aggiuntiva.

La piattaforma è progettata per proteggere i flussi di lavoro relativi ai documenti durante l'intero ciclo di vita, combinando l'Autenticazione o sicuro, la comunicazione crittografata, la protezione dei dati, i controlli amministrativi e un sistema di auditing completo.

Il MyQ White paper sulla sicurezza X descrive questo approccio come una protezione dell’infrastruttura, del flusso di lavoro documentale e dei documenti stampati, intesi come un ecosistema di sicurezza interconnesso.

Tra queste figurano funzionalità quali: 

• Stampa protetta pubblicazione tramite utente Autenticazione 

• Diversi metodi di autenticazione a due fattori ( Autenticazione ), tra cui l'autenticazione a due fattori Autenticazione 

• Crittografia dei dati in transito e in archiviazione 

• Autorizzazioni configurabili per l'Amministratore 

• Registri di controllo che tracciano le modifiche amministrative 

• Funzionalità di privacy per la protezione delle informazioni contenute nei documenti 

• Integrazione con le autorità di certificazione aziendali 

• Inserimento di filigrane e tracciabilità dei documenti, ove richiesto

Nel loro insieme, queste misure aiutano le organizzazioni a proteggere sia la propria infrastruttura che i flussi di lavoro quotidiani relativi ai documenti. 

La certificazione indipendente rafforza il quadro di sicurezza di MyQ 

Le dichiarazioni in materia di sicurezza hanno maggiore credibilità quando sono supportate da una certificazione indipendente. MyQ è certificata secondo la norma ISO/IEC 27001:2022, a conferma del fatto che adotta un Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni strutturato per identificare, gestire e ridurre i rischi legati alla sicurezza delle informazioni.

La certificazione copre gli aspetti chiave delle attività di MyQ, tra cui la progettazione e lo sviluppo di MyQ X e MyQ Roger , la protezione dei dati dei clienti, l’assistenza clienti e la gestione dei ticket, l’hosting, la gestione degli accessi, il monitoraggio, la risposta agli incidenti, nonché le valutazioni periodiche dei rischi e gli audit.

MyQ È inoltre certificata secondo la norma ISO 9001:2015 per la gestione della qualità e la norma ISO 14001:2015 per la gestione ambientale. Queste certificazioni costituiscono una conferma esterna del fatto che MyQ opera nel rispetto di standard riconosciuti in materia di sicurezza delle informazioni, qualità e responsabilità ambientale.

Perché i certificati SSL/TLS sono importanti

Ogni connessione sicura all’interno di un ambiente di stampa si basa sulla fiducia. Senza certificati configurati correttamente, le organizzazioni rischiano malfunzionamenti nella comunicazione, problemi di “ Autenticazione ” o un indebolimento della sicurezza. Le violazioni, ad esempio, comportano una significativa "perdita di tempo IT" dedicata alla risoluzione dei problemi (uno dei principali impatti per il il 30% di chi dispone di parchi misti) e incidono negativamente sulla continuità operativa generale. 

MyQ utilizza certificati SSL/TLS per proteggere le comunicazioni tra server, dispositivi multifunzione, postazioni di lavoro degli utenti, servizi di directory, server di posta e altri sistemi integrati. 

Per impostazione predefinita, MyQ X richiede almeno TLS 1.2 per le comunicazioni crittografate, con supporto per versioni più recenti del protocollo ove opportuno. I protocolli di crittografia meno recenti rimangono disponibili solo per specifici casi di compatibilità con dispositivi legacy. 

La crittografia protegge i documenti durante tutto il loro ciclo di vita

Spesso i documenti passano attraverso diversi sistemi prima di raggiungere la loro destinazione.

Per proteggere le informazioni sensibili durante questo processo, MyQ supporta la crittografia sia dei dati in transito che di quelli inattivi. 

Secondo la MyQ documentazione di X Security, la comunicazione crittografata è obbligatoria per tutte le comunicazioni server , le connessioni client, i servizi Autenticazione e i protocolli rete supportati. Le organizzazioni possono inoltre abilitare la crittografia per i database archiviati e i file lavoro di stampa , mentre i file Lavori di Stampa sottoposti a scansione sono crittografati per impostazione predefinita. 

Questo approccio a più livelli contribuisce a ridurre il rischio di accessi non autorizzati, garantendo al contempo una gestione sicura dei documenti in tutto l'ambiente. 

La conformità non dipende solo dalla crittografia

Le organizzazioni hanno inoltre bisogno di visibilità sulle attività degli utenti, sulle modifiche amministrative, sugli eventi relativi all’ Autenticazione e e sui flussi di lavoro dei documenti.

MyQ soddisfa tali requisiti grazie a funzionalità quali il rilascio autenticato delle stampe, le autorizzazioni configurabili per l'Amministratore , la registrazione degli audit, i controlli sulla privacy e la gestione sicura dei documenti. Queste funzionalità aiutano le organizzazioni a rafforzare la governance, garantendo al contempo il rispetto delle politiche di sicurezza interne e degli obblighi normativi.

I controlli specifici richiesti dipenderanno dal contesto normativo specifico dell’organizzazione, dagli standard di settore e dalle politiche interne in materia di sicurezza.

Migliori pratiche in materia di sicurezza

La tecnologia da sola non basta a garantire la sicurezza di un ambiente. Una sicurezza efficace dipende anche dalla configurazione, dalla manutenzione e dai processi operativi.

Durante l'implementazione o la manutenzione di un ambiente di gestione della stampa, gli amministratori dovrebbero tenere conto di diverse best practice ampiamente riconosciute: 

• Mantenere aggiornati " MyQ " e l'infrastruttura di supporto con le versioni supportate. 

• Utilizzare certificati SSL/TLS affidabili e sostituirli prima della scadenza. 

• Abilitare la comunicazione crittografata ovunque sia supportata. 

• Applicare autorizzazioni amministrative basate sui ruoli e il principio del privilegio minimo. 

• Controllare regolarmente i registri di audit per individuare eventuali modifiche amministrative e di configurazione. 

• Integrare Autenticazione con provider di identità centralizzati, ove opportuno. 

• Eliminare i protocolli obsoleti, a meno che non siano necessari per garantire la compatibilità con hardware meno recente.

Queste pratiche contribuiscono a ridurre il rischio operativo, rafforzando al contempo il livello complessivo di sicurezza dell'ambiente di stampa.

La sicurezza è un processo continuo

La sicurezza è garantita da una combinazione di architettura sicura, Autenticazione robusto, comunicazioni crittografate, gestione accurata dei certificati, risoluzione tempestiva delle vulnerabilità e migliori pratiche operative.

Man mano che le organizzazioni proseguono nella modernizzazione della propria infrastruttura IT, i flussi di lavoro relativi alla stampa e alla gestione dei documenti devono essere sottoposti agli stessi standard di sicurezza di qualsiasi altro sistema critico per l’azienda. 

Integrando la sicurezza in ogni fase del ciclo di vita dei documenti, le organizzazioni possono proteggere meglio le informazioni sensibili, semplificare gli adempimenti normativi e fornire agli utenti flussi di lavoro sicuri e affidabili che supportano il loro modo di lavorare odierno.