5 cose che non sapete che stanno accadendo sul vostro posto di lavoro
11/08/2020
Ditemi se vi suona familiare: andate in sala fotocopie e, dato che ci sono già due persone, decidete di rilassarvi e di unirvi alla conversazione, o almeno di passare un po' di tempo senza pensare a quello che dovreste fare.
Oppure, nella vostra parte dell'edificio, del piano o del campus, avete una stampante/fotocopiatrice/scanner condivisa (le chiamiamo stampanti multifunzione o MFP) e più volte di quanto ricordiate avete dovuto frugare nella pila di stampe che giacevano nel vassoio di riciclaggio per trovare il vostro documento.
Oppure quello che avete stampato è sparito e dovete tornare alla vostra scrivania e inviare nuovamente il lavoro, questa volta correndo come dei pazzi verso l'MFD prima che arrivi qualcun altro.
Questi dispositivi multifunzione, stampanti, scanner, fotocopiatrici, fanno tutti parte del servizio di stampa gestito (MPS) della vostra azienda, scuola o ufficio e le organizzazioni più lungimiranti utilizzano una soluzione software che semplifica e ottimizza tutto questo.
1. Ogni dispositivo è vostro
Immaginate di non avere il tempo di parlare dei vostri programmi per il fine settimana e di dover consegnare un documento al vostro capo per concludere un contratto importante. Se sbirciate nella sala fotocopie e vedete le stesse due persone che chiacchierano con disinvoltura e la macchina che lavora, vi dirigete in fondo al corridoio verso la macchina meno utilizzata. Si accede alla macchina e si stampa il documento in tempo per consegnarlo al capo per la riunione.
Con le soluzioni software MPS, ogni dispositivo dell'ufficio diventa disponibile e non è necessario attendere in coda per svolgere il lavoro in modo rapido.
2. Sicurezza totale dei documenti
Con la stampa pull, non solo potete accedere a ogni MFD, ma i vostri documenti restano nelle vostre mani. Premete control-P e rilassatevi (non c'è bisogno di correre in corridoio per raggiungere quel documento riservato). Con le soluzioni MPS, si "controlla-P", il lavoro viene inviato in rete al server e rimane lì fino a quando non ci si reca fisicamente alla stampante e si "tira" il lavoro su qualsiasi MFD. È sufficiente accedere con la carta d'identità, il PIN o il dispositivo mobile e la macchina preleva il lavoro dal server e lo consegna in tutta sicurezza nelle vostre mani.
Ora è possibile accedere a qualsiasi stampante, fotocopiatrice o scanner della rete MPS in tutta tranquillità, eliminando una delle piccole seccature che possono rovinare una buona giornata e risparmiando tempo e denaro.
3. Su misura per voi
Ricordate quella stampante poco conosciuta a cui siete dovuti andare perché la sala fotocopie era piena di gente? Non la usate molto spesso e, quando vi avvicinate, provate un senso di terrore perché il piccolo pannello della macchina è completamente diverso da quello grande della sala fotocopie. Ogni stampante, scanner e fotocopiatrice ha un "pannello" diverso (meglio noto come interfaccia utente o UI). Quante volte vi è capitato di dover regolare il colore o il formato di una nuova interfaccia utente e di dover procedere per tentativi su quattro o cinque copie prima di riuscire a farlo? Con una soluzione MPS, il piccolo pannello di ogni MFP diventa un'interfaccia utente a misura di tavolo, personalizzata in base alle vostre esigenze specifiche.
Se siete insegnanti di arte e dovete avere la possibilità di stampare a colori o in più formati e dimensioni, una soluzione MPS può fornirvi queste funzioni con un'interfaccia facile da usare (pensate alle app punta e clicca). Non c'è confusione e ogni dispositivo, indipendentemente dal modello e dalla marca, si comporterà sempre allo stesso modo, in base alle vostre esigenze.
4. Scannerizzare, non inceppare
Il capo ha bisogno di quel documento... ma si trova dall'altra parte del campus, in un altro piano o in un altro paese nel vostro ufficio satellite... non preoccupatevi. Con le soluzioni MPS potete andare all'MFP, stampare il documento, firmarlo e scansionarlo per inviarlo al vostro capo nell'ufficio di Singapore (voi siete a Barcellona), che potrà stamparlo in quadricromia. Oppure, avete tutte le foto delle vacanze sulla vostra chiavetta USB e, poiché non potete usare le risorse aziendali per stamparle, vi basta collegarla e inviarla alla vostra cartella vacanze di Google Drive. Ancora meglio, se siete un insegnante e dovete consegnare una guida allo studio ai vostri studenti di scienze... scannerizzatela e inviatene una copia alle cartelle di rete della scuola, facendo la vostra parte - e quella della vostra scuola - nel ridurre l'impronta di carbonio.
Le funzionalità di scansione su e-mail, cloud e cartelle di rete delle soluzioni software MPS possono trasformare il modo di concepire la distribuzione delle informazioni.
5. Diventare "driverless" (senza conducente)
Vi è mai capitato di andare alla vostra postazione di lavoro, alla scrivania o in ufficio e di fare "control-P", di andare alla stampante per prenderla, ma non c'è? Sapete di aver premuto "invio". Non lo vedete nel cestino, non c'è nessuno in giro, non può essersene andato da solo. Quindi, tornate alla vostra scrivania per ristampare e vi accorgete che le vostre stampanti sono sparite. I nomi delle stampanti sono tutti collegati tramite driver e ora avete bisogno di un tecnico informatico che venga a reinstallarli, ma tutti sono andati a casa per la giornata. Con la stampa senza driver è possibile inviare i compiti a un'e-mail designata sul server e poi andare alla stampante e recuperarli.
La stampa senza conducente, mobile e per gli ospiti significa che non dovrete più preoccuparvi di eseguire le operazioni di routine sul vostro MPS.
Il risultato
La vostra organizzazione probabilmente dispone di un MPS, o almeno di una rete di stampanti, scanner e fotocopiatrici, e la maggior parte di loro non li sta monitorando, ottimizzando o utilizzando al massimo delle loro potenzialità. Una soluzione come MyQ Solution fa proprio questo. Infatti, il 90% delle aziende non sa quanto spende per le stampe e le fotocopie, i reparti IT dedicano fino al 20% del loro tempo a gestire l'MPS e il 65% dei documenti stampati viene gettato nel cestino.
Le organizzazioni più lungimiranti sanno che l'ottimizzazione dei flussi di lavoro aumenta i profitti, rende i dipendenti più felici e alleggerisce le già pesanti responsabilità dei reparti IT. Sono consapevoli che sono i dettagli a fare la differenza e a metterle davanti alla concorrenza.
Il monitoraggio dell'utilizzo delle stampanti è un punto fermo dei reparti IT di tutte le grandi aziende. Il software di gestione delle stampe utilizzato da un'azienda deve rendere il più semplice possibile la generazione di rapporti di stampa accurati.
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