Gestione della stampa a prezzi accessibili
per le PMI

Anche se il testo su carta sta lentamente perdendo popolarità, le ricerche di mercato di IDC stimano che entro il 2025 verranno ancora stampate a livello globale fino a 4,4 milioni di pagine al minuto. Indipendentemente dal fatto che si tratti di una grande azienda o di un'impresa più piccola, le persone continueranno a rivolgersi alle stampanti per la creazione di note pubblicate e dei loro documenti contabili.

Quando si parla di come, le piccole e medie imprese (PMI) che non vogliono investire in costose infrastrutture IT hanno ora la possibilità di affidare la sicurezza e la stampa a una soluzione cloud flessibile. Poi c'è la questione del dove, dato che una forza lavoro mobile e ibrida mette a dura prova i limiti della rete d'ufficio tradizionale.

Tenete sotto controllo le stampanti

Quando un'azienda vuole avere il controllo della stampa, spesso affida la gestione dei lavori di stampa a una soluzione di stampa. Questo software garantisce il funzionamento regolare dell'elaborazione dei documenti sulle stampanti (multifunzione), ne semplifica il controllo, protegge i lavori di stampa e aiuta a contabilizzare i costi e la manutenzione. Queste soluzioni di stampa on-premise spesso richiedono un investimento in un server di stampa e in un'infrastruttura IT più robusta. Ciò può rendere le PMI titubanti circa l'opportunità di investire in un sistema di questo tipo.

Tuttavia, un approccio ad hoc alla stampa può comportare altri costi significativi. Questi possono essere sotto forma di perdita di dati da parte di stampanti non sicure o di ore di lavoro perse dagli utenti che impostano noiosamente, ad esempio, i parametri di stampa e scansione invece di dedicarsi ad attività più produttive. La risposta a un'elaborazione dei documenti sicura e flessibile a basso costo risiede nelle tecnologie cloud (e non solo) per le piccole imprese.

Movimento mobile nel cloud!

La popolarità del cloud continua a crescere e non c'è da stupirsi. Consente alle aziende di trasferire i processi di lavoro e i dati sui server altrui, risparmiando così grattacapi e costi al reparto IT. Con la migrazione nel cloud, le aziende eliminano alcuni dei costi dell'infrastruttura di stampa e possono abbonarsi alla gestione della stampa come servizio. Inoltre, poiché le modalità di lavoro ibride - con persone sia in ufficio che fuori - diventano sempre più comuni, è più facile comprendere la logica di un ufficio digitale in cui è possibile "disfare" il proprio ufficio e collaborare con i colleghi in un istante. Tutto ciò che serve è una connessione a Internet.

È qui che entra in gioco MyQ Roger, l'assistente digitale intelligente per il posto di lavoro. Si tratta di un SaaS (software as a service) che utilizza il dispositivo mobile come piattaforma. Come applicazione intuitiva per i dispositivi mobili e i dashboard delle stampanti, offre agli utenti stampa e scansione flessibili, ma senza la necessità di infrastrutture e server locali. Funziona al 100% nel cloud pubblico e può collegarsi direttamente al vostro cloud storage.

È mobile e senza soluzione di continuità 

Come potrebbe essere un processo di gestione dei documenti basato sul cloud in una PMI?

Immaginate un piccolo produttore di beni di consumo con ritiro giornaliero. Il back office prepara le bolle di consegna necessarie nel pomeriggio, che l'autista stampa la mattina successiva sulla stampante del magazzino. L'autista consegna la merce al cliente, che firma la bolla di consegna. Normalmente, l'autista conservava il tutto in una cartella da qualche parte e consegnava tutto in ufficio nel pomeriggio. Ora, invece, può aprire l'app MyQ Roger, attivare un'azione di scansione preimpostata con un solo clic, acquisire il documento con il cellulare e salvarlo in una specifica cartella online, ad esempio OneDrive dell'azienda. Da lì, il reparto contabilità riceve una notifica automatica (che può essere facilmente impostata con Power Automate) del nuovo file e può elaborarlo immediatamente.

Questo è solo l'inizio. Il produttore può anche utilizzare MyQ Roger per scansionare la fattura di un fornitore quando riceve la merce. Il riconoscimento ottico dei caratteri(OCR) dell'applicazione può convertire il testo in PDF ricercabile e salvarlo in una cartella cloud. Il reparto contabilità può semplicemente copiare le informazioni dal PDF al sistema contabile. I rappresentanti di vendita possono anche inviare documenti cartacei scansionati (ricevute o ordini confermati) all'archivio cloud dell'azienda durante un viaggio di lavoro. È anche possibile cercare un termine specifico nel file scansionato, nel cloud storage o direttamente nell'app mobile.

Anche la stampa non è un problema. Le persone possono inserire i documenti in una coda di stampa direttamente con MyQ Roger - file da un computer o anche presi direttamente dal cloud, ad esempio Google Drive - e inviarli alla stampante. Possono scegliere se far stampare direttamente i file o se ritirarli in modo sicuro con la stampa pull, accedendo al pannello della stampante tramite l'app. L'integrazione è parte integrante del pacchetto, poiché MyQ Roger si integra con servizi a pagamento come Microsoft 365 e gratuiti come Google Drive o Dropbox.

MyQ Roger rappresenta un modo completamente nuovo e flessibile di elaborare i documenti da qualsiasi luogo , senza bisogno di infrastrutture o del supporto regolare di esperti IT. L'applicazione mobile è gratuita e non ci sono limiti al numero di utenti o di dispositivi collegati. Gli unici costi finanziari riguardano i dati utilizzati e un abbonamento mensile per ogni stampante collegata. Digitalizzazione o stampa, la scelta è vostra.

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