Elaborazione mobile dei documenti: Veloce e conveniente

Grazie al rapido progresso e all'ottimizzazione delle app per ufficio e di collaborazione per Android e iOS, i dipendenti possono gestire un numero sempre maggiore di attività quotidiane direttamente dal proprio telefono.

 

Lo smartphone al centro dell'azione 

Sembra che, nonostante l'accelerazione della digitalizzazione, la necessità di conservare i documenti in forma cartacea (per motivi legali o di preferenza personale) persisterà nelle organizzazioni per alcuni anni a venire. Di conseguenza, gli strumenti che elaborano i flussi di lavoro di stampa si stanno evolvendo: le soluzioni di stampa offrono sofisticate possibilità di stampa mobile.

Ad esempio, il MyQ X Mobile Client, scaricabile gratuitamente (per Android e iOS) come parte della soluzione di stampa MyQ X, è un'utile estensione della stampa tradizionale e offre agli utenti un'elaborazione dei documenti comoda e flessibile. Quando devono stampare una dispensa per una riunione, non devono attraversare l'intero piano dell'ufficio per tornare al computer e inviare il file alla stampante. È sufficiente caricare il file con l'app, impostare le opzioni di stampa, usare il telefono per accedere alla stampante e voilà.

La stampa con un'app mobile porta la gestione dei documenti a un nuovo livello di semplicità, che consente alle aziende di ottenere un notevole aumento della produttività sotto forma di ore di lavoro risparmiate. L'ambiente dell'app è estremamente intuitivo. Inoltre, è uno strumento di stampa ad accesso immediato, senza lunghe configurazioni che appesantiscono il reparto IT.

 

 

Spostare l'ufficio nel cloud

Tuttavia, la stampa tradizionale, soprattutto nelle aziende più grandi, impone requisiti relativamente elevati all'infrastruttura locale e alla sua manutenzione informatica. Le aziende cercano di trovare il modo di ridurre l'hardware locale e iniziano a guardare al cloud. Le tecnologie cloud consentono di condividere in modo rapido e sicuro i dati e i software aziendali, sia all'interno che all'esterno dell'ufficio, per cui la crescente popolarità del cloud è del tutto logica, considerando le esigenze del luogo di lavoro e della cultura lavorativa moderni.

Anche la migrazione al cloud non vuole saltare la gestione della stampa. La buona notizia è che questo particolare passaggio può essere molto agevole. Ad esempio, se un'azienda utilizza il cloud privato Microsoft Azure, può facilmente allocare un po' di storage alla soluzione di stampa MyQ X e gestirla da lì.

 

Disponibilità immediata dei documenti

La flessibilità di MyQ non si limita alla compatibilità con il cloud privato. Ora è possibile utilizzare MyQ anche come servizio software nel cloud pubblico. Il Software as a Service (SaaS) è un modello di cloud che consente ai clienti di pagare a consumo (cioè di abbonarsi) e di accedere alle applicazioni aziendali in qualsiasi momento.

La magia del SaaS sta nel fatto che gli aggiornamenti e la manutenzione dell'infrastruttura ricadono sul fornitore del servizio, per cui i clienti devono solo connettersi a Internet e il software è completamente disponibile per loro. Per quanto riguarda la moderna collaborazione documentale, è proprio qui che entra in gioco l'assistente digitale intelligente MyQ Roger di MyQ.

 

L'assistente digitale per il posto di lavoro di MyQ

MyQ Roger è una piattaforma completamente ubicata nel cloud pubblico. Nell'ambito dell'abbonamento mensile (eccezionalmente basso), a ogni azienda viene assegnato un proprio tenant, che garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati. L'elemento base di MyQ Roger è un'applicazione per smartphone che si collega direttamente al cloud storage dell'utente (ad esempio, OneDrive o Google Drive). Gli utenti possono stampare dalla loro cartella cloud, sfogliare e gestire i documenti direttamente sul pannello del telefono o della stampante e persino scansionare direttamente nel cloud, sempre utilizzando la stampante o la fotocamera del telefono.

 

 

Con MyQ Roger non c'è bisogno di cercare lo scanner più vicino per consegnare documenti importanti a clienti o colleghi: gli utenti devono solo aprire l'applicazione MyQ Roger sul proprio smartphone, scansionare il materiale, modificarlo se necessario e inviarlo direttamente a una specifica cartella cloud. Inoltre, l'applicazione non necessita di una connessione alla rete locale dell'azienda o di una VPN, per cui gli utenti possono lavorare con i documenti - cioè metterli in coda per la stampa, scansionarli e organizzarli nel cloud - ovunque si trovino, sia che stiano andando in ufficio sia che stiano lavorando da casa.

 

Collaborazione nel cloud senza preoccupazioni o costi aggiuntivi

Grazie alla sua architettura true-cloud, MyQ Roger ha bisogno solo di una connessione a Internet per funzionare come una vera soluzione SaaS. A tutto il resto pensano gli sviluppatori di MyQ nel cloud pubblico. Questo non solo farà risparmiare spazio alle aziende nella sala server, ma toglierà anche un po' di peso agli amministratori di sistema.

Le applicazioni e i servizi mobili e cloud sono strumenti potenti per le moderne postazioni di lavoro. Le soluzioni di stampa in cloud possono rivelarsi un valido aiuto nell'elaborazione e nella digitalizzazione dei documenti cartacei, ma aiutano anche a ridurre i costi di stampa spostando l'infrastruttura on-premise nel cloud. Per non dimenticare che anche il tempo è denaro, le soluzioni cloud come MyQ Roger fanno risparmiare alle aziende molte ore di lavoro grazie all'uso intuitivo ed efficiente delle app mobili. 

 

Come posso ottenere MyQ Roger?