Digitalizzare i documenti nel 2021: Diventare touchless

Gli archivi si stanno spostando dai faldoni di cartone a quelli digitali, anche se ci saranno sempre dipartimenti che si affidano a documenti stampati. Ma una cosa è avere una copia cartacea ufficiale, un'altra è lavorare con le informazioni contenute nel documento. È qui che entra in gioco la digitalizzazione, la scansione e altri processi che prevedono il trasferimento elettronico dei dati. Non è più necessario riscrivere manualmente le voci di una fattura nel computer. Ci siamo abituati ai processi automatizzati e non abbiamo più bisogno di intervenire manualmente come prima. Questo è un bene. Lasciate che sia la tecnologia a fare il lavoro più pesante: vi farà risparmiare tempo e vi aiuterà a prevenire gli errori.

Trasformazione digitale immediata

 Una stampante multifunzione può essere molto utile per l'automazione. MyQ ha sempre puntato a semplificare la vita degli utenti: se in passato si doveva scegliere tra tre azioni per i documenti (stampa, scansione, fax), oggi è possibile combinare diverse azioni in un unico flusso di lavoro. Dopo aver premuto un pulsante sul terminale, la soluzione di stampa non solo scansiona il documento, ma lo trasferisce anche in un formato modificabile e lo invia a una cartella selezionata, a una e-mail o a un archivio cloud che l'utente preferisce. 

Questa catena di azioni viene solitamente chiamata flusso di lavoro del documento. Il processo descritto può essere impostato nella funzione Easy Scan di MyQ X Enterprise Edition, ma le opzioni di scansione di MyQ non finiscono qui.

MyQ X Ultimate offre flussi di lavoro di scansione avanzati, la connessione a 25 diversi sistemi di gestione dei documenti (ECM, ERP, ecc.) e l'integrazione di un'ampia gamma di funzioni che consentono di elaborare i documenti con un semplice clic: OCR, divisione in sezioni, estrazione di dati, inserimento di dati in database pertinenti e altro ancora. Il processo di digitalizzazione è completamente automatico.

Flussi di lavoro di scansione pratici

Uno specialista IT può facilmente preparare flussi di lavoro che saranno a disposizione dei colleghi. Ad esempio, per i banchieri sarà utile avere una lista di controllo di tutti i documenti necessari da presentare con una domanda di mutuo: carta d'identità, certificato di reddito, conferma dell'assenza di debiti, proposta di contratto di vendita e la domanda stessa. MyQ X Ultimate sa che tutti questi documenti devono essere scansionati nella cartella del richiedente e inviati all'ufficio Compliance. Il terminale della stampante li visualizza voce per voce e vengono spuntati durante la scansione, il che rende molto più facile per il banchiere ed evita errori e omissioni.

MyQ X Ultimate è un prezioso assistente alla digitalizzazione. Tuttavia, deve essere installato su un server collegato alla rete locale o in un cosiddetto cloud privato, il che lo rende una soluzione on-premise (locale) o di cloud privato, adatta soprattutto alle grandi organizzazioni.

Infine, il vero cloud 

L'anno scorso il mondo intero è passato all'home office e questa tendenza ha generato la richiesta di una soluzione di stampa flessibile che potesse essere utilizzata ovunque. MyQ ha deciso di reagire prontamente, proponendo un prodotto di nuova generazione: MyQ Roger. MyQ Roger. Funziona esclusivamente nel cloud pubblico, il che significa che i nostri clienti non hanno bisogno di mantenere un server fisico né di impostare una connessione VPN o una speciale sicurezza dei dati per i dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio. Tutto ciò di cui un'azienda ha bisogno sono stampanti multifunzione e smartphone compatibili, che si trovano comunque nelle tasche degli utenti finali.

MyQ Roger è un assistente digitale intelligente per la postazione di lavoro, una segretaria virtuale che si fa carico della maggior parte delle attività di stampa, scansione e gestione dei documenti. Consente di controllare le stampanti senza contatto tramite un'applicazione mobile, di eseguire scansioni nei servizi più diffusi (come OneDrive) e di eseguire flussi di lavoro predefiniti. L'utente può personalizzare la propria app Roger in base alle proprie esigenze e abitudini di lavoro. 

La tendenza del 2020 continuerà molto probabilmente anche quest'anno. Nella nostra vita lavorativa, avremo bisogno della flessibilità necessaria per svolgere il maggior numero possibile di attività da dispositivi mobili. MyQ lo sa e fornisce agli utenti strumenti per una digitalizzazione rapida ed efficace, dove tutto è disponibile con uno o due clic. In questo modo non dovranno perdere tempo in attività banali e potranno concentrarsi su compiti più creativi in cui le macchine e l'intelligenza artificiale sono ancora insufficienti (per ora). 

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