Il volto della digitalizzazione
nelle aziende di oggi

Significa copiare all'infinito indirizzi, importi e contatti in un foglio Excel, inserire centinaia di cifre in vari sistemi contabili e così via. Se ci siete già passati, sapete di cosa stiamo parlando. Quando si tratta solo di una manciata di documenti, si può considerare un esercizio di stretching per le dita. Ma quando le pile di documenti da elaborare aumentano, non solo il carico carpale aumenta in proporzione, ma anche la noia di un lavoro demotivante e monotono per i dipendenti, che dà più spazio agli errori e li priva di tempo che potrebbero impiegare in modo più significativo.

Via dalla carta e dentro il sistema

Un buon esempio di documento ricco di informazioni è la fattura. Quasi tutte le aziende hanno bisogno di inserire le fatture in un qualche sistema interno, il che rende ovvia la trascrizione dei dati in formato digitale. Lo stesso vale, ad esempio, per i contratti, dove il contenuto deve essere ulteriormente elaborato, sia che si tratti di un'azienda commerciale o di una banca. Naturalmente la maggior parte di questi documenti viene scannerizzata, ma la semplice scansione di un documento fisico e la creazione di una copia elettronica non sono certo la fine della questione quando si parla di digitalizzazione moderna.

Alcuni anni fa, la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è venuta in aiuto della trascrizione manuale, consentendo di estrarre le informazioni testuali da un documento scansionato e di convertirle in forma modificabile. Ora il commercialista estrae la fattura dalla busta, la scansiona, l'OCR "sminuzza" le informazioni sulla carta in formato DOCX o PDF e poi può continuare a lavorarci nel computer. Anche se le dita dei contabili possono tirare un piccolo sospiro di sollievo, molti click e operazioni manuali li attendono ancora.

Digitalizzazione con tutti i comfort

L'elaborazione di dati fisici in forma elettronica può essere eseguita con ancora maggiore eleganza. La missione principale di MyQ è aiutare i suoi utenti a concentrarsi su ciò che sanno fare meglio, per questo offre loro una moderna digitalizzazione e automazione quando si tratta di lavorare con i documenti. Con la versione più avanzata di Ultimate della famiglia MyQ X, tutto ciò che un dipendente deve fare è premere un solo pulsante sul pannello della stampante e i dati del documento cartaceo finiscono esattamente dove dovrebbero, sia che si tratti di archiviazione su cloud o di un sistema ECM/DMS.

MyQ X scansiona il documento, lo passa attraverso un OCR avanzato e invia i dati estratti direttamente ai campi pertinenti, ad esempio in un database o in una tabella. Il sistema è in grado di riconoscere le zone che devono essere scansionate e convertite, andando ben oltre il semplice testo, riconoscendo timbri, firme, campi di controllo, codici a barre e persino codici QR. Questa funzionalità di MyQ X Ultimate nell'elaborazione di fatture, moduli, lettere e altri documenti standardizzati sarà apprezzata da agenzie governative, banche e tutti i tipi di service desk.

La ciliegina sulla torta digitale è che il software è in grado di riconoscere il tipo di documento, quindi il dipendente non deve smistare nulla. È sufficiente inserire tutti i documenti nell'alimentatore e MyQ li trasporta da solo in modo sicuro verso la destinazione virtuale. Questa è la vera digitalizzazione dei documenti per il 21° secolo.

Da raccoglitore a icona

Con il passaggio sempre più rapido allo spazio digitale, stanno scomparendo anche gli orpelli standard di ogni ufficio tradizionale: armadi giganti pieni di cartelline e raccoglitori. Questi custodi di cartone di contratti, fatture e lettere stanno lentamente ma inesorabilmente prendendo la forma di copertine virtuali per cartelle. I materiali cartacei, come le ricevute o i moduli per le spese di viaggio, non devono più riempire le tasche dei raccoglitori di plastica, ma possono essere caricati in cartelle virtuali nell'archivio elettronico. Qui i dipendenti possono archiviarli autonomamente e metterli a disposizione di altri colleghi.

Naturalmente non c'è nulla di nuovo nella condivisione di file sulla rete locale. Tuttavia, anche questa deve essere rivitalizzata e adattata ai nuovi ambienti di lavoro cosiddetti ibridi, in cui i dipendenti lavorano alternativamente in ufficio e in remoto. L'accesso remoto e le VPN con livelli di affidabilità altalenanti o costi operativi elevati difficilmente rappresentano la soluzione ideale. Di conseguenza, le tecnologie cloud stanno guadagnando terreno, consentendo un accesso affidabile ai dati aziendali ovunque sia disponibile una connessione a Internet. Basta collegarsi in modo sicuro al servizio cloud e la collaborazione con i colleghi è assicurata, anche se si trovano a 300 km di distanza.

Stampa/scansione in tutta comodità dal telefono 

I cambiamenti nel modo di lavorare hanno influenzato anche l'elaborazione dei documenti, che finora dipendeva dalla presenza fisica di una fotocopiatrice in ufficio, cosa che può rappresentare un ostacolo per chi lavora da casa. Anche in questo caso, il cloud può offrire flessibilità e comodità. Permette di mettere letteralmente in tasca l'intero ufficio e di gestire i documenti ovunque ci si trovi, direttamente da un telefono cellulare, sia che si tratti di scannerizzare che di preparare i documenti per la stampa. L'applicazione mobile MyQ Roger vi offre la possibilità di gestire le vostre esigenze di scansione e stampa comodamente dal vostro telefono. 

Ad esempio, potete scannerizzare un ordine o una bolla di consegna appena firmata durante una riunione con un partner direttamente con la fotocamera del vostro cellulare e inviarla a una cartella condivisa su OneDrive dell'azienda, da dove può essere presa in carico dalla logistica e da altri reparti. O forse ci sono documenti del vostro superiore che dovete firmare e che sono impilati in ufficio. Non dovete annotarli da nessuna parte: nell'applicazione MyQ Roger potete trovarli immediatamente nel cloud di lavoro e inviarli alla coda di stampa comodamente dal vostro salotto. Quando si arriva in ufficio, si accede con il cellulare a una stampante con MyQ Roger e si rilasciano i documenti dalla coda in tutta sicurezza. Quando si vuole continuare a lavorare con la stampante, basta dirle cosa può fare per noi dal telefono.

Come un vero e proprio Smart Digital Workplace Assistant, MyQ Roger funziona interamente nel cloud pubblico, in modo da poterlo avere a portata di mano ovunque si vada. Inoltre, è una piattaforma aperta che si espande costantemente, implementando nuovi strumenti e dando ai suoi utenti sempre più spazio per muoversi nell'ambiente digitale.

MyQ rende la vera digitalizzazione e la gestione dei documenti una questione di pochi clic. In ufficio, MyQ X Ultimate si occuperà della digitalizzazione precisa e dello smistamento automatico dei dati nei giusti cassetti di sistema, e se volete dare una nuova dimensione alla collaborazione cloud con i colleghi MyQ Roger è qui per il vostro telefono.

VOGLIO DARE IL VIA ALLA MIA DIGITALIZZAZIONE