Un parco stampanti multivendor per prosperare

In un mondo ottimale, i rappresentanti delle vendite di apparecchiature per ufficio sarebbero più contenti di sostituire completamente l'intero parco stampanti multifunzione dei loro clienti - e la soluzione di gestione della stampa - con un unico fornitore o OEM preferito. Almeno sulla carta, questa sarebbe la soluzione più semplice e pulita. E, secondo gli analisti, questo è ciò che preferirebbero fare sia le aziende che i fornitori di soluzioni di gestione della stampa. 

Ma spesso questo non accade. Viviamo in un mondo non ottimale, dove i vincoli di budget e la limitata disponibilità di hardware condizionano le scelte e l'infrastruttura IT, comprese le stampanti multifunzione (MFP) e il relativo software di gestione.  

Parliamo di queste stampanti multifunzione

Sebbene molte aziende dispongano di una flotta mista di dispositivi multifunzione, non è chiaro quanto siano comuni queste flotte multivendor. Secondo calcoli approssimativi, la percentuale si aggira intorno al 40%, ma potrebbe essere molto più alta.

Gran parte di questo mix è attribuito al modo in cui i parchi stampanti vengono costituiti nel tempo. " La maggior parte delle organizzazioni si evolve organicamente e di conseguenza un parco macchine tipico comprende stampanti e multifunzione provenienti da più fornitori", ha dichiarato Sharon McNee, Research Manager di IDC Europe. "Questo tipo di hardware è stato acquisito con metodi diversi e con contratti di durata diversa, il che ha portato alla coesistenza di dispositivi legacy e nuovi".

Inoltre, la carenza globale di chip per semiconduttori ha scosso anche il settore delle stampanti. I produttori sono stati costretti ad allocare le loro limitate forniture tra le linee di prodotto, i modelli specifici non erano disponibili e i prezzi in generale sono aumentati. " È stata un'opportunità inaspettata per creare un ambiente di flotta mista basato sulla disponibilità di dispositivi di diversi produttori", ha dichiarato Louella Fernandes, direttore della società di consulenza Quocirca.

Non è che le aziende o i fornitori stiano cercando di creare una diversità all'interno dei loro parchi stampanti. " Stanno cercando di razionalizzare le flotte riducendo il numero complessivo di marche e modelli, ma anche dopo questo esercizio la maggior parte delle flotte continuerà a comprendere hardware di almeno due fornitori", ha aggiunto McNee. "Se a questo si aggiunge che nessun fornitore di stampa è in grado di fornire tutti i tipi di hardware richiesti, si ottiene una situazione in cui un parco macchine completamente omogeneo è una cosa molto rara".

I problemi della flotta mista vanno oltre l'hardware

Avere un parco stampanti diversificato è molto più di una raccolta mista di hardware. " Un ambiente di flotta mista spesso richiede un mosaico di software e driver per più marche e dispositivi, senza dimenticare le sfide dell'amministrazione IT, le vulnerabilità della sicurezza, i materiali di consumo e il maggiore impatto ambientale", ha spiegato Fernandes di Quocirca. Ci sono anche forze sociali con cui le aziende devono fare i conti. " Il passaggio al lavoro a distanza e a una forza lavoro distribuita sta creando ulteriori sfide nella gestione di un'infrastruttura di stampa multivendor", ha affermato Fernandes.  

Un'indagine di Quocirca ha rilevato che la maggior parte delle aziende intervistate (61%) dispone di una configurazione di stampa unitaria, ovvero un parco stampanti standardizzato con un'unica soluzione di stampa gestita. Tuttavia, il 31% delle aziende dispone di un parco stampanti multivendor con un'unica soluzione di stampa. Inoltre, una piccola parte di aziende (8%) aveva un'accozzaglia operativa di più di un fornitore di soluzioni di stampa. 

Indipendentemente dal fatto che provenga direttamente dall'OEM o sia una soluzione indipendente e indipendente dal marchio, una soluzione di stampa gestita deve essere efficace nel gestire almeno due o più marchi di stampanti. " L'obiettivo è mitigare la diversità dell'hardware con una piattaforma centrale di gestione della stampa in grado di supportare un ambiente multivendor con un'esperienza utente coerente, indipendentemente dal dispositivo o dalla marca", ha dichiarato Fernandes.

Problemi quotidiani con una flotta multivendor

In molti casi, l'emergere di una flotta multivendor è solitamente un risultato ad hoc, non strategicamente pianificato, della realtà economica e commerciale. Detto questo, la gestione di una flotta multivendor presenta una serie di sfide specifiche che possono essere caratterizzate da benefici, costi e impatti.  

I vantaggi principali evidenziati da Fernandes sono tre. Si possono risparmiare le spese, poiché per un'azienda potrebbe essere troppo costoso passare a un unico marchio OEM. Alcuni dispositivi di stampa e scansione specializzati potrebbero non essere disponibili presso il fornitore principale dell'azienda. In terzo luogo, la diversità dei marchi può evitare che un'azienda sia eccessivamente legata a un unico fornitore. 

Mentre la maggior parte di questi vantaggi - pianificati o meno - sono di natura finanziaria, molti dei costi operativi ricadono direttamente sugli amministratori di sistema. Questi costi possono derivare da carichi di lavoro aggiuntivi o da budget di manutenzione più elevati, in quanto si destreggiano tra le richieste concorrenti di utenti finali e hardware diversi. Dal punto di vista della contabilità, questi costi sono relativamente più facili da calcolare. Alcuni degli impatti più importanti - e difficili da calcolare - di un parco macchine multivendor sono le limitazioni nel modo in cui un'organizzazione e il suo personale possono creare flussi di lavoro efficaci con i documenti stampati e digitalizzati.

Ecco le principali aree problematiche identificate dagli analisti e dagli esperti tecnici di MyQ:

Dispositivi e driver incompatibili - Far comunicare tra loro le stampanti di diversi OEM all'interno di un'unica rete aziendale è la sfida più grande. La risposta spesso richiede prove ed errori di sperimentazione con diversi driver di stampa universali. I tipi specifici di driver possono variare anche in base al mix specifico di OEM all'interno del parco stampanti. " L'implementazione di un driver di stampa universale e di un meccanismo di rilascio può aggirare i problemi di compatibilità e di amministrazione legati alla presenza di diversi livelli di sicurezza in più configurazioni di driver", spiega McNee di IDC.  

Esperienza utente confusa - Il processo di accesso e il flusso di lavoro possono variare in modo significativo da un dispositivo all'altro. Ogni produttore OEM ha un'interfaccia di visualizzazione e una sequenza operativa unica per le operazioni di copia, stampa, fax e scansione, a causa delle piattaforme operative proprietarie. Ciò può rendere difficile o impossibile l'automazione e la sincronizzazione dei flussi di lavoro tra i vari dispositivi multifunzione. "L'utilizzo dei dispositivi in un parco macchine misto può essere un'esperienza molto confusa, in quanto i dipendenti devono spesso imparare a comprendere e interagire con più di un'interfaccia utente. Anche sapere quale dispositivo utilizzare per i diversi tipi di lavori di stampa è una curva di apprendimento ripida che richiede una guida iniziale e continua", ha aggiunto McNee.

Gestione pratica necessaria - Un mix di OEM può richiedere agli amministratori di sistema di accedere direttamente ai singoli dispositivi multifunzione per installare i driver, calcolare l'utilizzo dei materiali di consumo e provvedere alla manutenzione necessaria. "L'integrazione può essere complicata. È facile che si verifichi una mancanza di controllo, a meno che non si disponga di un sistema di reporting centralizzato", ha sottolineato Fernandes di Quocirca.

Mobilità limitata dell'utente finale - La forza lavoro mobile e ibrida di oggi si aspetta di operare in modo svincolato dalla scrivania dell'ufficio e dall'MFP e di utilizzare una soluzione semplificata e sicura sui propri smartphone. Le diverse funzionalità dei dispositivi multifunzione tra gli OEM rendono le opzioni di mobilità limitate e incoerenti quando un'organizzazione dispone di flotte multivendor. 

Aumento dei rischi per la sicurezza - Il mantenimento della sicurezza del sistema è più difficile in presenza di un numero elevato di aggiornamenti e patch. Inoltre, l'installazione di centinaia di singoli driver di stampa aumenta la probabilità che gli amministratori di sistema utilizzino in modo improprio il Print Spooler di Microsoft per scambiare i driver e creare una situazione di PrintNightmare. 

Le flotte multivendor hanno una soluzione con MyQ X 

L'obiettivo finale in un ambiente multivendor è quello di garantire un'esperienza utente senza soluzione di continuità che rimanga coerente tra tutti i dispositivi e le marche, indipendentemente da eventuali variazioni o differenze. È qui che MyQ è cresciuta nel suo ruolo di principale soluzione indipendente per la gestione della stampa. L'ultima versione di MyQ X offre una serie di vantaggi particolarmente preziosi per chi ha un portafoglio di stampanti misto o legacy, e questi vantaggi si estendono a tutto lo spettro di rivenditori, amministratori IT, management e utenti finali. Ecco alcuni dei vantaggi di MyQ:  

• Installazione flessibile e veloce - Il rilevamento automatico delle stampanti facilita l'installazione di MyQ X in un parco macchine misto. È anche efficiente e sicuro. MyQ non richiede agli amministratori di installare centinaia di driver di stampa individuali. 
• Un unico punto di gestione - La supervisione di tutti i dispositivi multifunzione collegati, il funzionamento quotidiano, la manutenzione proattiva, l'uso dei materiali di consumo e gli account utente, da un'unica interfaccia utente per gli amministratori di sistema. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre i tempi di inattività delle apparecchiature e i costi. 
• Esperienza utente unificata - MyQ X funge da soluzione unificante che consente agli utenti di svolgere le attività quotidiane con facilità, indipendentemente dalla marca o dal modello del proprio MFP. Grazie a un'unica interfaccia di facile utilizzo, gli utenti possono navigare in un'ampia gamma di multifunzione senza alcuna difficoltà.
• Automazione e digitalizzazione dei flussi di lavoro - Eliminate le attività ripetitive grazie ai flussi di lavoro personalizzati e automatizzati di MyQ X. Gli amministratori possono creare facilmente flussi di lavoro personalizzati per le attività quotidiane di copia, fax e scansione, come il salvataggio automatico delle scansioni in destinazioni predefinite. In questo modo si libera tempo e si riduce la necessità di inserire manualmente i documenti presso l'MFP.
• Accesso facile e stampa sicura - Avvio più rapido. MyQ X consente un'autenticazione rapida e comoda tramite PIN, password, scheda e codice QR tramite smartphone. Non solo gli utenti finali hanno un accesso e un'esperienza d'uso semplificati, ma anche una maggiore sicurezza grazie alla stampa a strappo. 
• Stampa mobile per tutti - MyQ X Mobile Client consente agli utenti di modificare i lavori di stampa, le impostazioni e di effettuare una stampa pull sicura sul proprio smartphone mentre sono lontani dalla scrivania o dal multifunzione, anche per le stampanti senza terminale incorporato.
• Guarda prima di stampare - La funzione di anteprima di stampa consente di risparmiare carta e di ridurre la confusione, offrendo agli utenti un'anteprima sul terminale integrato del multifunzione o sui loro smartphone.
• Pianificazione avanzata dei disastri - Non preoccupatevi che i tempi di inattività possano compromettere i processi di stampa, copia e contabilità. Il client desktop di MyQ X e la funzione di spooling dei dispositivi, insieme al parsing dei lavori locali, alla stampa di riserva e al login offline, consentono di mantenere le operazioni in corso durante le interruzioni di rete non pianificate.   
• Esperienza di stampa universale MS migliorata - Ottenete un'esperienza di stampa remota e sicura grazie all'integrazione tra il servizio Universal Print di Microsoft e il MyQ X Universal Print Connector. L'integrazione consente una stampa pull sicura insieme a funzionalità di stampa remota da qualsiasi postazione, anche nelle reti Zero Trust: un vantaggio importante per le stampanti legacy che non supportano nativamente MS Universal Print.

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