今日の企業におけるデジタル化の顔

住所、金額、連絡先をエクセルのスプレッドシートに延々とコピーしたり、さまざまな会計システムに何百桁もの数字を入力したり、といった具合だ。これを経験したことがある人なら、私たちが何を言っているかわかるだろう。ほんの一握りの書類に関することであれば、指先のちょっとしたストレッチとして見ることができる。しかし、処理すべき書類の山が増えれば増えるほど、手根骨の負担は比例して増えるだけでなく、従業員にとってはやる気を失わせる単調 な作業となり、ミスの余地が増え、もっと有意義に使えるはずの時間が奪われてしまう。

紙からシステムへ

情報満載の文書の好例が請求書である。ほとんどの企業では、請求書を何らかの社内システムに取り込む必要があるため、データをデジタル化することは当然の要件だ。例えば契約書も同様で、商社であれ銀行であれ、内容をさらに加工する必要がある。もちろん、このような文書のほとんどはスキャンされるが、物理的な文書をスキャンして電子コピーを作成するだけでは、現代のデジタル化に関しては問題解決にはならない。

数年前、光学式文字認識（OCR）技術が手作業による転記の助けになり、スキャンした文書からテキスト情報を抽出し、編集可能な形式に変換できるようになった。そのため、経理担当者は封筒から請求書を取り出してスキャンし、OCRが紙上の情報をDOCXやPDF形式に「解析」し、 コンピュータで作業を続けることができるようになった。経理担当者の指はこれでほっと一息つくかもしれないが、まだ多くのクリックと手作業が待っている。

あらゆる設備を備えたデジタル化

物理的なデータを電子化することで、よりエレガントに処理することができます。MyQの主な使命は、ユーザーが最も得意とする業務に集中できるよう支援することであり、そのために、ドキュメントを扱う際に最新のデジタル化と自動化を提供しています。MyQ Xファミリーのアルティメットの 最新バージョンでは、従業員がプリンターパネルのボタンを1つ押すだけで、クラウドストレージであれECM/DMSシステムであれ、紙文書のデータがあるべき場所に正確に送られます。

MyQ Xはドキュメントをスキャンし、高度なOCRに通し、抽出されたデータをデータベースやテーブルなどの関連フィールドに直接送信します。テキストだけでなく、スタンプ、署名、チェックフィールド、バーコード、QRコードも認識します。このMyQ X Ultimateの機能は、請求書、フォーム、レター、その他の定型文書の処理において、政府機関、銀行、あらゆるタイプのサービスデスクで高く評価されるでしょう。

デジタルケーキの上のアイシングは、ソフトウェアがドキュメントの種類を認識できるため、従業員が何も仕分ける必要がないことだ。従業員はすべての書類をフィーダーにセットするだけで、MyQが自動的に目的のバーチャル宛先まで安全に搬送してくれる。これこそ、21世紀の真の文書のデジタル化である。

バインダーからアイコンへ

デジタル空間へのシフトがますます加速する中、従来のオフィスの定番であった、フォルダーやバインダーでいっぱいの巨大な戸棚も姿を消しつつある。契約書や請求書、手紙などを保管する段ボール箱は、徐々に、しかし確実に、バーチャルなフォルダーカバーへと姿を変えつつある。領収書や出張費などの紙資料は、もはやプラスチック製のバインダーのポケットを埋める必要はない。ここで、従業員はそれらを自分で保管し、他の同僚が利用できる ようにすることができる。

もちろん、ローカルネットワーク上でのファイル共有に目新しいものはない。しかし、これさえも活性化し、従業員がオフィスと遠隔地で交互に働く、いわゆるハイブリッド型の新しい職場に適応させる必要がある。信頼性のレベルが不安定だったり、運用コストが高かったりするリモート・アクセスやVPNは、理想的なソリューションにはなりにくい。その結果、クラウド技術が台頭し、インターネット接続が可能な場所であればどこでも、企業データに確実にアクセスできるようになった。クラウド・サービスにセキュアにログインするだけで、たとえ300km離れていても、同僚とのシームレスなコラボレーションが可能になる。

携帯電話から便利にプリント/スキャン 

働き方の変化は、文書の処理にも影響を及ぼしている。これまでは、オフィスにコピー機が物理的に存在するかどうかに依存していたが、在宅勤務の人々にとっては障害となりうる。ここでも、クラウドは柔軟性と利便性を提供できる。文字通り、オフィス全体をポケットに入れ、どこからでも、携帯電話から直接、文書をスキャンしたり、印刷の準備をしたりすることが可能になります。MyQ Rogerモバイルアプリケーションを使えば、スキャンや印刷のニーズを携帯電話から便利に処理することができます。 

例えば、取引先との打ち合わせでサインしたばかりの注文書や納品書を携帯電話のカメラで直接スキャンして、社内のOneDrive上の共有フォルダに送信し、そこから物流や他の部署に引き継ぐことができる。あるいは、上司からのサインが必要な書類がホームオフィスにたまっているかもしれない。MyQ Rogerアプリケーションを使えば、リビングルームにいながらにして、ワーククラウドで すぐに見つけて印刷キューに送ることができます。オフィスに到着したら、携帯電話でMyQ Rogerが稼働しているプリンタにログインし、キューから文書を安全に取り出します。プリンターで作業を続けたいときは、携帯電話からプリンターに指示するだけです。

スマート・デジタル・ワークプレース・アシスタントとして、MyQ Rogerは完全にパブリック・クラウド上で動作するため、どこにいても手元に置いておくことができます。さらに、MyQ Rogerはオープンなプラットフォームであり、常に拡張を続け、新しいツールを実装し、デジタル環境に移行するためのスペースをユーザーに提供しています。

MyQは、数回のクリックで文書の真のデジタル化と管理を実現します。オフィスでは、MyQ X Ultimateが正確なデジタル化と適切なシステムドロワーへのデータの自動分類を行います。また、同僚とのクラウド協力に新たな次元を与えたい場合は、MyQ Rogerがあなたの携帯電話に対応します。

デジタル化をスタートさせたい