Geavanceerde documentverwerking

Classificeer documenten, haal gegevens eruit, beveilig bestanden en stuur ze naar de juiste bestemming – allemaal vanaf uw multifunctionele printer.

Geavanceerde documentverwerking

Geavanceerde documentworkflows

MyQ biedt twee soorten scanworkflows: statisch en dynamisch.

Met statische workflows kunt u met één druk op de knop scannen naar vooraf gedefinieerde instellingen en bestemmingen.

Dynamische workflows begeleiden gebruikers door interactieve scanprocessen op basis van ingevoerde gegevens of informatie uit gekoppelde bedrijfssystemen.

Geavanceerde documentworkflows

Geavanceerde documentverwerking

Dankzij geavanceerde documentverwerking kunnen gebruikers eenvoudig diverse documenten scannen, zoals facturen, contracten, formulieren, vragenlijsten enzovoort, waarna de gegevens automatisch worden geëxtraheerd en opgeslagen op de gewenste locatie.

Geavanceerde documentverwerking

Veilige documentverwerking

MyQ kan verschillende niveaus van documentbeveiliging bieden.

Als een document in PDF-formaat wordt gescand, kan het worden versleuteld en met een wachtwoord worden beveiligd om te voorkomen dat onbevoegden er toegang toe krijgen.

Een digitale handtekening en een tijdstempel kunnen worden gebruikt om aan te tonen de inhoud niet is gemanipuleerd.

Het document kan ook worden voorzien van een zichtbare aantekening met daarin een opmerking, teken, of afbeelding waarin de herkomst en de eigenaar van het document.

Gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, kan tijdens het scannen met behulp van zonale redactie.

Herkenning van streepjescodes en QR-codes

Met MyQ kunt u de volledige kracht van uw MFP benutten. MyQ kan barcodes en QR-codes lezen, die vaak in documenten worden gebruikt als identificatiemiddel om de eerste pagina van een nieuw document te markeren tijdens het scannen van meerdere documenten in één batch. Ze kunnen ook dienen als markering met relevante informatie over het document zelf. Deze codes kunnen zelfs worden aangemaakt op basis van de inhoud en in gescande documenten worden geschreven.

Herkenning van streepjescodes en QR-codes

Automatische documentclassificatie

MyQ kan het type document dat wordt gescand identificeren en het juiste proces starten, zonder tussenkomst van de gebruiker. Brieven, facturen, contracten en andere documenten met een standaardindeling kunnen tijdens één scancyclus automatisch worden geïdentificeerd en in verschillende bestanden worden gesplitst. Vervolgens worden ze verwerkt en opgeslagen op elke ondersteunende bestemming. Geavanceerde documentworkflows maken het werken met de MFP eenvoudig: scannen en klaar, MyQ doet de rest.

Automatische documentclassificatie

Een scan is pas voltooid als deze is beoordeeld

Wanneer gescande documenten deel gaan uitmaken van het officiële archief, is het verkrijgen van de afbeelding nog maar het begin. Ze moeten mogelijk worden gecontroleerd, goedgekeurd en digitaal ondertekend voordat ze kunnen worden gearchiveerd. 

Scan Review brengt deze stappen samen in één gestructureerde workflow. Het biedt bevoegde beoordelaars het document en de bijbehorende scanmetadata, stelt hen in staat om inzendingen goed te keuren of af te wijzen, en voorziet goedgekeurde bestanden van een digitaal handtekening voordat ze naar een archief worden overgebracht.

Scannen en indienen

Gebruikers bladeren door Easy Scan. Het document wordt naar Scan Review verzonden met zijn eigen document-ID en metagegevens, waaronder het apparaat, de gebruiker en de scaninstellingen.

Controleren en verifiëren

Beoordelaars bekijken het document samen met informatie over hoe het is vastgelegd, zoals resolutie, kleurmodus, duplexinstellingen en scannen apparaaten de gebruiker. Ze kunnen de inzending controleren voordat ze beslissen of deze doorgegaan.

Goedkeuren en ondertekenen

Bevoegde beoordelaars kunnen een document goedkeuren of afwijzen. Voor workflows waarbij extra toezicht vereisen, kan een tweede persoon de goedkeuring geven. Documenten met een hoog of zeer hoog beveiligingsniveau vereisen deze goedkeuring door een tweede persoon.

Overdracht en archivering

Zodra documenten zijn goedgekeurd en ondertekend, worden ze via een hotfolder of SFTP naar het geconfigureerde archief overgebracht. Een overdracht overdrachtsbericht PDF begeleidt bij het ondertekende document, waarin belangrijke gegevens zijn vastgelegd, zoals het document-ID, het beveiligingsniveau, het aantal pagina’s, de scaninstellingen en informatie over de beoordelaar.

Een duidelijk beoordelingsproces

Voeg een vastgestelde goedkeuringsstap toe tussen het scannen en het archiveren. Beoordelaars kunnen de ingediende documenten controleren en documenten afwijzen die niet niet verder mogen worden verwerkt.

Een verslag van wat er is gebeurd

Zorg voor een audittraject van het beoordelingsproces, ondersteund door metagegevens van documenten en een overdrachtsnotitie met daarin belangrijke verwerkingsdetails.

Digitale handtekeningen waarop u kunt vertrouwen

Gebruik het certificaat van uw organisatie om goedgekeurde documenten te ondertekenen. Een optionele tijdstempelautoriteit voegt een extra element toe aan het ondertekeningsproces.

Configureerbare bewaartermijn

Scan Review heeft een standaardbewaartermijn van 10 jaar, die kan worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie.

Sla je documenten op waar je ze nodig hebt

Gebruikers kunnen meer dan 25 verschillende vooraf gedefinieerde connectoren gebruiken en hun bestanden opslaan in verschillende ECM-systemen of cloudbestemmingen. Communicatie via ondersteunde connectoren is altijd bidirectioneel, zodat gebruikers bestaande records of mappen kunnen opzoeken, informatie kunnen toevoegen en opties kunnen selecteren voordat ze definitief worden opgeslagen.

Sla je documenten op waar je ze nodig hebt

Bekijk welke MyQ Edition het beste bij u past

Geavanceerde functies voor documentverwerking zijn uniek voor MyQ Ultimate, maar klik hieronder om te ontdekken welke editie het meest geschikt is voor uw behoeften.

Neem contact op met de verkoopafdeling

N.v.t.

* velden zijn verplicht