5 dingen die je niet weet en die zich op je werkplek afspelen
11/08/2020
Vertel me eens of dit je bekend voorkomt: je gaat naar de kopieerkamer en omdat er al twee mensen zijn, besluit je om te ontspannen en mee te praten, of in ieder geval wat tijd door te brengen zonder na te denken over wat je eigenlijk zou moeten doen.
Of u heeft aan uw kant van het gebouw, de verdieping of de campus een gedeelde printer/kopieermachine/scanner (we noemen die multifunctionele printers of kortweg MFP's) en u heeft al ontelbare keren de stapel afdrukken in de recyclingbak moeten doorzoeken om uw document te vinden.
Of wat je ook hebt afgedrukt, het is verdwenen en je moet terug naar je bureau om de opdracht opnieuw te versturen, dit keer als een gek terugrennend naar de MFD voordat iemand anders er is.
Deze MFP's, printers, scanners en kopieerapparaten maken allemaal deel uit van de Managed Print Services (MPS) van uw bedrijf, school of kantoor. Vooruitstrevende organisaties gebruiken een softwareoplossing die dit alles vereenvoudigt en optimaliseert.
1. Elk apparaat is van jou.
Stel je nu eens voor dat je geen tijd hebt om over je plannen voor het weekend te praten en dat je een document naar je baas moet brengen zodat hij een grote deal kan sluiten. Je kijkt even in de kopieerkamer en ziet dezelfde twee mensen gezellig kletsen en de machine zoemen, dus loop je door de gang naar de minder gebruikte machine. Je logt in op de machine en print het document op tijd om het aan je baas te geven voor de vergadering.
Met MPS-softwareoplossingen wordt elk apparaat in uw kantoor beschikbaar en hoeft u niet in de wachtrij te staan om uw werk gedaan te krijgen – snel.
2. Totale documentbeveiliging
Met pull printing hebt u niet alleen toegang tot elke MFD, maar blijven uw documenten ook in uw handen. Druk op Control-P en ontspan (u hoeft niet door de gang te rennen om dat vertrouwelijke document te halen). Met MPS-oplossingen drukt u op Control-P, wordt de taak via uw netwerk naar de server gestuurd en blijft deze daar staan totdat u fysiek naar de printer gaat en de taak naar de MFD van uw keuze 'trekt'. U logt gewoon in met uw ID-kaart, pincode of mobiele apparaat, en de machine haalt de taak van de server en levert deze veilig in uw handen.
Nu kunt u met een gerust hart naar elke printer, kopieermachine of scanner in uw MPS-netwerk gaan en hebt u een van de kleine ergernissen weggenomen die een goede dag kunnen verpesten – en daarbij ook nog eens tijd en geld bespaard.
3. Op maat gemaakt voor u
Herinner je je die onbekende printer nog waar je naartoe moest omdat er een rij mensen stond voor de kopieerkamer? Je gebruikt die printer niet vaak, en je voelt een gevoel van angst opkomen als je ernaartoe loopt, omdat het kleine paneel op het apparaat er totaal anders uitziet dan het grote paneel in de kopieerkamer. Elke printer, scanner en kopieermachine heeft een ander klein "paneel" (beter bekend als de gebruikersinterface of UI). Hoe vaak moest je de kleur of het formaat op een nieuwe UI aanpassen en moest je vier of vijf kopieën maken voordat je eindelijk het juiste resultaat kreeg? Met een MPS-oplossing wordt het kleine paneel van elke MFP een tabletformaat UI die is gepersonaliseerd naar jouw specifieke behoeften.
Als u kunstdocent bent en in kleur of in meerdere formaten en formaten moet kunnen afdrukken, dan biedt een MPS-oplossing u deze functies via een gebruiksvriendelijke interface (denk aan point-and-click-apps). Geen verwarring, en elk apparaat, ongeacht het model en merk, zal zich altijd hetzelfde gedragen – geheel volgens uw behoeften.
4. Scan het, stop het niet vast
De baas heeft dat document nodig... maar hij zit aan de andere kant van de campus, op een andere verdieping of in een ander land in uw satellietkantoor... geen probleem. Met MPS-oplossingen kunt u naar de MFP gaan, uw document afdrukken, ondertekenen en scannen naar uw baas in uw kantoor in Singapore (u bent in Barcelona), waar hij het in kleur kan afdrukken. Of u hebt al uw vakantiefoto's op uw USB-stick staan en omdat u geen bedrijfsmiddelen kunt gebruiken om ze af te drukken, sluit u de stick gewoon aan en stuurt u ze naar uw Google Drive-vakantiemap. Nog beter: u bent docent en moet een studiegids aan uw natuurkundeleerlingen geven... scan deze en plaats een kopie in de netwerkmappen van hun school en draag zo uw steentje bij – en dat van uw school – aan het verminderen van uw ecologische voetafdruk.
De scan-naar-e-mail-, cloud- en netwerkmapfunctionaliteit van MPS-softwareoplossingen kan uw kijk op het verspreiden van informatie volledig veranderen.
5. Ga voor 'zelfrijdend'
Gaat u wel eens naar uw werkplek, bureau of kantoor, drukt u op 'Control-P', gaat u naar de printer om het af te drukken, en is het er niet? U weet dat u op 'Enter' hebt gedrukt. U ziet het niet in de prullenbak, er is niemand in de buurt, het kan niet vanzelf zijn verdwenen. Dus je gaat terug naar je bureau om het opnieuw af te drukken en realiseert je dat je printers weg zijn. Die printernamen zijn allemaal verbonden via stuurprogramma's en nu heb je een IT-medewerker nodig om ze opnieuw te installeren, maar iedereen is al naar huis. Met driverloos afdrukken kun je je taken naar een speciaal e-mailadres op de server sturen en vervolgens naar de printer gaan om het af te drukken.
Dankzij driverloos, mobiel en gastprinten hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over het uitvoeren van routinetaken op uw MPS.
De take-away
Uw organisatie heeft waarschijnlijk een MPS, of op zijn minst een netwerk van printers, scanners en kopieerapparaten, en de meeste daarvan worden niet bijgehouden, geoptimaliseerd of volledig benut. Een oplossing zoals MyQ doet precies dat. In feite weet 90% van de bedrijven niet hoeveel ze uitgeven aan printen en kopiëren, besteden IT-afdelingen tot 20% van hun tijd aan hun MPS en belandt 65% van de geprinte documenten in de prullenbak.
Vooruitstrevende organisaties begrijpen dat het optimaliseren van workflows de winst verhoogt, werknemers gelukkiger maakt en de toch al stressvolle verantwoordelijkheden van IT-afdelingen verlicht. Ze begrijpen dat het de details zijn die het verschil maken en hen een voorsprong geven op de concurrentie.