Geavanceerde rapportage met MyQ

In het tijdperk van digitalisering herzien bedrijven hun processen en moedigen ze hun werknemers aan om twee keer na te denken voordat ze een stuk papier afdrukken. Toch, wanneer je 'kantoorafdrukkosten' of 'printergebruik monitoren' in Google intypt, verschijnt het volgende:

"Maar liefst 3% van de inkomsten van een bedrijf wordt besteed aan het afdrukken, kopiëren, archiveren en verzenden van papieren documenten." (MyDataScope)

"Een gemiddeld persoon verbruikt tussen de 250 en 300 kilo papier per jaar."

"Volgens eenenquêteonder kleine bedrijven geeft 47 procent aan dat het afdrukken van e-mails door werknemers een groot deel van hun printgebruik uitmaakt."

"Bijna twee derde van de kleine bedrijven kan niet bijhouden hoeveel hun printapparatuur hen kost, noch kunnen ze het gebruik ervan bijhouden." (SmallBiz Trends)

Moet de PowerPoint-presentatie worden afgedrukt als hand-out voor elke deelnemer aan de workshop, of kunt u de presentatie misschien in realtime delen zodat mensen elektronische aantekeningen kunnen maken? En deelt u aan het einde van de workshop een vragenlijst op papier uit, of verwijst u mensen naar een Google-formulier waar ze in de resterende 5 minuten met een paar muisklikken hun mening kunnen geven?

Natuurlijk geven we soms de voorkeur aan een document in zwart-wit, en daar hebben we goede redenen voor. Bijvoorbeeld een arbeidscontract. Of een notariële akte. Velen van ons geven er ook de voorkeur aan om materiaal te bestuderen met de goede oude markeerstift in de hand, in plaats van urenlang naar een helder scherm te staren.

Zolang er sprake is van zakelijk drukwerk, zal het ook nodig zijn om dit item goed gedekt en gedocumenteerd op te nemen in de lijst met zakelijke uitgaven.

Monitoring van het printerpark

De taak om het bijhouden van alle printactiviteiten in een netwerk van printers komt vaak op de schouders van de IT-medewerkers van het bedrijf terecht, en dat kan een flinke hap uit hun drukke agenda nemen. Met de juiste beheerde printoplossing hoeft het rapporteren over het printerpark echter geen lastige klus te zijn.

Doorgaans profiteert een IT-beheerder van alles wat geautomatiseerd is: een melding krijgen wanneer een printer in het printerpark defect is, wanneer verbruiksartikelen bijna op zijn, en een goede monitoring van het printergebruik, vooral bij een printerpark met printers van verschillende leveranciers. Het zal een tijdbesparende verlichting zijn om aangepaste rapporten te kunnen definiëren en deze elke maandag naar leden van het management te kunnen sturen.

Print server houden gedetailleerde gegevens bij van taken die zijn uitgevoerd door alle gebruikers, projecten en apparaten, waardoor het mogelijk is om de print-, kopieer- en scanactiviteiten op elk gewenst niveau uit te splitsen: op het niveau van de gebruiker, printer, groep, afdeling, bedrijfsvestiging of klantaccount. 

Natuurlijk is het soms handig om niet alleen een overzicht te krijgen van de printactiviteit in absolute cijfers, maar ook voor een bepaalde periode, om trends en opkomende tendensen te kunnen identificeren waarbij bepaalde apparaten overbelast of genegeerd worden. Dat doe je door datumbereiken op te geven waarvoor je de gewenste gegevens wilt weergeven.

Regelmatige updates over printactiviteiten geven een nauwkeurig inzicht in hoe intensief welke printers worden gebruikt, door wie en wanneer. De bevindingen in geavanceerde rapporten kunnen leiden tot betere aankoopbeslissingen van het management. De CTO kan bijvoorbeeld besluiten om 10 oude machines te vervangen door 3 nieuwe multifunctionele printers, of de bestaande MFP's te herschikken zodat medewerkers ze gelijkmatiger en efficiënter gebruiken.

Krachtige en nauwkeurige afdrukrapportage helpt ook om trends in de tijd te volgen en het afdrukbeleid daarop aan te passen. Door de afdrukrechten van werknemers opnieuw te beoordelen en zwart-witafdrukken of dubbelzijdig afdrukken verplicht te stellen, kunnen de kosten aanzienlijk worden verlaagd en kan de impact op het milieu op termijn worden verminderd.

MyQ geavanceerde rapporten?

Dat klopt inderdaad. Te beginnen met de grote updates van de Central Server dit jaar, MyQ stelt stappen in de richting van het overhandigen van de macht van inzicht aan de klanten.

Het begon met het volledig herschrijven van de kernarchitectuur MyQ, waardoor het mogelijk werd om over te stappen van een boekhoudmethode waarbij één gebruikerssessie de bepalende eenheid was voor het registreren van print- of kopieeropdrachten, naar een veel intuïtievere, op opdrachten gebaseerde boekhouding. In de praktijk betekent dit dat een gebruiker tijdens één inlogsessie verschillende acties kan uitvoeren op de multifunctionele printer, die elk afzonderlijk worden geboekt. Ze kunnen besluiten om een batch facturen te scannen en direct daarna materiaal voor een juridische klant af te drukken, en beide kunnen worden gefactureerd onder afzonderlijke projecten en afzonderlijke regels.

Dit zorgt voor een veel hoger detailniveau bij het rapporteren van gegevens, en MyQ dit nu gecombineerd met meer vrijheid om geavanceerde rapporten op maat te maken.

Wanneer een printerpark MyQ 8 of hoger gebruikt, worden gebruikersgegevens over print- en kopieertaken opgeslagen in de tellers van de software die op elke afzonderlijke multifunctionele printer draait: de MyQ Terminal. Deze gedetailleerde boekhoudgegevens worden regelmatig gesynchroniseerd met de MyQ Print Server en vervolgens gerepliceerd naar de centrale database op de MyQ Central Server.

IT-beheerders kunnen vervolgens aangepaste rapporten maken op basis van gedetailleerde boekhoudgegevens. Ze kunnen elke combinatie van parameters bekijken die worden bijgehouden, zoals de datum van het indienen van een taak, de datum van het vrijgeven van een taak, het apparaat-ID, het afdrukformaat, de eigenschap enkelzijdig/dubbelzijdig, de eigenschap kleur/grijstinten, enz.

Wat vroeger een proces was waarbij contact moest worden opgenomen metde klantenservice vanMyQen om handmatigegegevensextractie en visualisatiemoest worden gevraagd, is nu in handen van MyQ en klanten MyQ zelf.

Superieure MyQ met BI-tools 

Bedrijven die een goede visuele weergave van printkosten willen en print-, kopieer- of scanopdrachten willen analyseren met behulp van een breed scala aan grafieken of dashboards, kunnen voor deze taak terugvallen op een aantal business intelligence-oplossingen.

Sinds de update van Central Server .1(patch 2) MyQ externe BI-tools. Financiële afdelingen kunnen nu bijvoorbeeld eenvoudig de central server koppelen aan de BI-software van hun bedrijf en rapportages over printeractiviteiten afstemmen op de rapportages van het ERP-systeem van het bedrijf.

Rapporten kunnen door de IT-beheerder helemaal opnieuw worden samengesteld voor aangepast inzicht in specifieke gegevens, maar er zijn ook vooraf gedefinieerde sjablonen voor meer gemak, zoals die beschikbaar is voor Microsoft BI:

 

_{Voorbeeld van een rapport MyQ, gemaakt in Microsoft BI.}

 

MyQ moeten te allen tijde volledige en gemakkelijke toegang hebben tot hun database en de daarin opgenomen gegevens, in elke gewenste vorm. MyQ niet alleen Power BI, maar ook andere rapportagetools en applicaties voor gegevensverwerking, van extracties naar MS Excel tot live-importen in het ERP-systeem van het bedrijf (zoals SAP), enz.

 

Welke afdrukbeleidsregels kunnen bedrijven hanteren om kosten te besparen?

Dwars door duplex afdrukken – een van de meest voor de hand liggende manieren om papier te besparen, is door zoveel mogelijk dubbelzijdig af te drukken.

Afdrukrechten aanpassen – beperk kleurenafdrukken voor bepaalde groepen gebruikers, zoals HR-afdelingen, die doorgaans cv's van kandidaten of arbeidscontracten met kleurelementen afdrukken. Deze kunnen net zo goed in grijstinten worden afgedrukt.

Maak afdrukrapporten zichtbaar – simpelweg vanwege het natuurlijke psychologische effect dat het op mensen heeft wanneer ze weten dat een bepaalde activiteit wordt gecontroleerd.

Quota invoeren – voor bepaalde bedrijfsomgevingen kan het de moeite waard zijn om limieten per gebruiker of per afdeling in te stellen.

Breng gebruikers digitaal denken bij – een kantoor digitaliseren betekent niet alleen dat het management bewust inspanningen levert om de werkplek groener te maken en de overstap naar een papierloos tijdperk te maken. Er zijn een aantal effecten die voor mensen heel praktisch zijn. Bijvoorbeeld wanneer u inkomende post in het documentbeheersysteem scant in plaats van voor elke geïnteresseerde persoon een kopie van elke brief te maken. Gedigitaliseerde documenten bieden zoek- en beschikbaarheid die veel beter is dan het doorzoeken van de steeds groter wordende stapel op uw bureau, vooral als u haast heeft.

Het monitoren van printergebruik is een vast onderdeel van de IT-afdelingen van alle grotere bedrijven. De printbeheersoftware die een organisatie gebruikt , moet het genereren van nauwkeurige printrapporten zo eenvoudig mogelijk maken. Dankzij de automatiseringsmogelijkheden voor het verzamelen van gegevens uit de tellers van multifunctionele kopieerapparaten is het rapporteren over print-, kopieer- en scanactiviteiten eindelijk een fluitje van een cent, zodat IT zich kan wijden aan het oplossen van meer kritieke taken die zich voortdurend voordoen. 

 

Krijg geavanceerde rapportage met MyQ !