Betaalbaar printbeheer voor kleine en middelgrote ondernemingen

Hoewel tekst op papier langzaam aan populariteit inboet, schat IDC Market Research dat er in 2025 wereldwijd nog steeds tot 4,4 miljoen pagina's per minuut zullen worden afgedrukt. Of het nu gaat om een grote onderneming of een kleiner bedrijf, mensen zullen nog steeds gebruik blijven maken van printers voor het maken van gepubliceerde notities en hun boekhoudkundige documenten.

Wat betreft het hoe: kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) die niet willen investeren in dure IT-infrastructuur, hebben nu de mogelijkheid om hun beveiliging en afdrukken in handen te geven van een flexibele cloudoplossing. Dan is er nog de vraag waar, aangezien mobiele en hybride werknemers de grenzen van het traditionele kantoornetwerk opzoeken.

Houd die printers onder controle

Wanneer een bedrijf controle wil hebben over zijn afdrukken, besteedt het het beheer van afdruktaken vaak uit aan eenprintoplossing. Deze software zorgt voor een soepele verwerking van documenten op (multifunctionele) printers, vereenvoudigt de bediening ervan, beveiligt printopdrachten en helpt bij het bijhouden van kosten en onderhoud. Deze printoplossingen op locatie vereisen vaak een investering in eenprint server een robuustere IT-infrastructuur. Dit kan kleine en middelgrote ondernemingen doen twijfelen of het de moeite waard is om in een dergelijk systeem te investeren.

Een ad-hocbenadering van printen kan echter leiden tot aanzienlijke andere kosten. Deze kunnen de vorm aannemen van gelekte gegevens van onveilige printers of verloren manuren die gebruikers besteden aan het moeizaam instellen van bijvoorbeeld print- en scanparameters in plaats van aan productievere activiteiten. Het antwoord op goedkope, veilige en flexibele documentverwerking ligt in cloudtechnologieën (niet alleen) voor kleinere bedrijven.

Mobiele beweging naar de cloud!

De populariteit van de cloud blijft stijgen en dat is geen wonder. Het stelt bedrijven in staat om werkprocessen en gegevens over te zetten naar de servers van iemand anders, waardoor ze hoofdpijn en kosten in de IT-afdeling besparen. Met cloudmigratie elimineren ze een deel van de kosten van de printinfrastructuur en kunnen ze zich abonneren op printbeheer als een service. En nu hybride werkregelingen – waarbij mensen zowel op kantoor als daarbuiten werken – steeds gebruikelijker worden, is het logischer om te kiezen voor een digitaal kantoor waar je je kantoor kunt 'uitpakken' en in een oogwenk met collega's kunt samenwerken . Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding.

Hier komt MyQ Roger, de slimme digitale werkplekassistent, om de hoek kijken. Het is eenSaaS ( software as a service) die uw mobiele apparaat als platform gebruikt. Als intuïtieve app voor mobiele apparaten en printerdashboards biedt het gebruikers flexibele print- en scanmogelijkheden, zonder dat er lokale infrastructuur en servers nodig zijn. Het draait 100% in de openbare cloud en kan rechtstreeks verbinding maken met uw cloudopslag.

Het is mobiel en naadloos 

Hoe zou een cloudgebaseerd documentverwerkingsproces er bij een MKB-bedrijf uit kunnen zien?

Stel je een kleine fabrikant van consumptiegoederen voor die dagelijks wordt opgehaald. De backoffice maakt 's middags de benodigde leveringsbonnen klaar, die de chauffeur de volgende ochtend op de printer in het magazijn afdrukt. De chauffeur levert de goederen af bij de klant, die de leveringsbon ondertekent. Normaal gesproken zou de chauffeur deze in een map bewaren en 's middags alles op kantoor afgeven. Maar nu kan hij deRoger openen, met één klik een vooraf ingestelde scanactie activeren, het document met zijn mobiele telefoon vastleggen en het opslaan in een specifieke online map, bijvoorbeeld deOneDrive van het bedrijf. Van daaruit krijgt de boekhoudafdeling een automatische melding (die ze eenvoudig kunnen instellen met Power Automate) van het nieuwe bestand en kan het meteen verwerken.

Dat is nog maar het begin. De fabrikant kan MyQ Roger ook gebruikenRoger de factuur van een leverancier te scannen bij ontvangst van goederen. De optische tekenherkenning (OCR) van de app kan tekst omzetten in een doorzoekbare pdf en deze opslaan in een cloudmap. De boekhoudafdeling kan de informatie eenvoudigweg uit de pdf kopiëren naar het boekhoudsysteem. Vertegenwoordigers kunnen tijdens een zakenreis ook gescande papieren documenten (ontvangstbewijzen of bevestigde bestellingen) naar de cloudopslag van het bedrijf sturen. Het is zelfs mogelijk om naar een specifieke term te zoeken in het gescande bestand, in de cloudopslag of rechtstreeks in de mobiele app.

Afdrukken is ook geen probleem. Mensen kunnen documenten rechtstreeks met MyQ Roger in een afdrukwachtrij plaatsenRoger bestanden van een computer of zelfs rechtstreeks uit de cloud, bijvoorbeeld Google Drive – en ze naar de printer sturen. Ze kunnen kiezen of ze de bestanden direct willen afdrukken of ze veilig willen ophalen met pull printing door via de app in te loggen op het printerpaneel. Integratie is een integraal onderdeel van het pakket, aangezien MyQ Roger op betaalde diensten zoals Microsoft en gratis diensten zoals Google Drive of Dropbox.

MyQ Roger een volledig nieuwe en flexibele manier om documenten vanaf elke locatie te verwerken – en dat zonder dat er infrastructuur nodig is of regelmatige ondersteuning van IT-experts. De mobiele app is gratis en er geldt geen limiet voor het aantal gebruikers of aangesloten apparaten. De enige financiële kosten zijn voor het dataverbruik en een maandelijks abonnementsgeld voor elke aangesloten printer. Digitaliseren of afdrukken, de keuze is aan u.

haal myq roger