Geavanceerde documentverwerking
MyQ stelt klanten in staat om krachtige documentworkflows te gebruiken die hun efficiëntie aanzienlijk verhogen.
Geavanceerde documentworkflows
MyQ biedt twee soorten scanworkflows: statisch en dynamisch.
Statische workflows worden vooraf door beheerders gedefinieerd met verschillende opties en kunnen door gebruikers met één klik worden gebruikt.
Dynamische workflows stellen gebruikers in staat om via het bedieningspaneel van de printer in realtime te communiceren met de interne systemen van het bedrijf. Op basis van gegevensinvoer en interne systeemrecords begeleidt het systeem de gebruiker door het proces om zaken als het indienen van uitgaven, het terugsturen van gehuurde kaarten, het aanvragen van een hypotheek en vele andere zaken te vereenvoudigen en te verbeteren.
Geavanceerde documentverwerking
Verspil geen tijd met het opnieuw typen van tekst die al is geschreven. Dankzij de geavanceerde documentverwerking kunnen gebruikers eenvoudig verschillende documenten scannen, zoals facturen, bestellingen, contracten, formulieren, vragenlijsten, productielijsten enz. De software haalt automatisch specifieke gegevens uit de documenten en slaat deze op de gewenste eindbestemming op.
Waterdichte beveiliging
MyQ biedt verschillende niveaus van documentbeveiliging. Als een document naar pdf-formaat wordt gescand, kan het worden versleuteld en beveiligd met een wachtwoord om toegang door onbevoegden te voorkomen. Een digitale handtekening en tijdstempel kunnen worden gebruikt om aan te tonen dat er niet met de inhoud van het document is geknoeid. Het document kan ook worden voorzien van een zichtbare annotatie met een notitie, markering of afbeelding die de herkomst en eigenaar van het document identificeert. Gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, kan tijdens het scanproces worden verwijderd of bewerkt met behulp van zone-redactie: het verbergen of onleesbaar maken van een deel van een tekst voor juridische of veiligheidsdoeleinden.
Documenten begrijpen
Met MyQ kunt u de volledige kracht van uw MFP benutten. MyQ kan barcodes en QR-codes lezen, die vaak in documenten worden gebruikt als identificatiemiddel om de eerste pagina van een nieuw document te markeren tijdens het scannen van meerdere documenten in één batch. Ze kunnen ook dienen als markering met relevante informatie over het document zelf. Deze codes kunnen zelfs worden aangemaakt op basis van de inhoud en in gescande documenten worden geschreven.
Automatische documentclassificatie
MyQ kan het type document dat wordt gescand identificeren en het juiste proces starten, zonder tussenkomst van de gebruiker. Brieven, facturen, contracten en andere documenten met een standaardindeling kunnen tijdens één scancyclus automatisch worden geïdentificeerd en in verschillende bestanden worden gesplitst. Vervolgens worden ze verwerkt en opgeslagen op elke ondersteunende bestemming. Geavanceerde documentworkflows maken het werken met de MFP eenvoudig: scannen en klaar, MyQ doet de rest.
Bewaar uw documenten waar u ze nodig hebt
Gebruikers kunnen meer dan 25 verschillende vooraf gedefinieerde connectoren gebruiken en hun bestanden opslaan in verschillende ECM-systemen of cloudbestemmingen. Communicatie via ondersteunde connectoren is altijd bidirectioneel, zodat gebruikers bestaande records of mappen kunnen opzoeken, informatie kunnen toevoegen en opties kunnen selecteren voordat ze definitief worden opgeslagen.
Bekijk welke MyQ Edition het beste bij u past
Geavanceerde functies voor documentverwerking zijn uniek voor MyQ Ultimate, maar klik hieronder om te ontdekken welke editie het meest geschikt is voor uw behoeften.