Mobiele documentverwerking: snel en gemakkelijk

Dankzij de snelle vooruitgang en optimalisatie van kantoor- en samenwerkingsapps voor Android en iOS kunnen werknemers steeds meer van hun dagelijkse agenda rechtstreeks vanaf hun telefoon afhandelen.

De smartphone in het hart van de actie 

Het lijkt erop dat ondanks de versnelde digitalisering, de noodzaak om documenten in papieren vorm op te slaan (hetzij om juridische redenen, hetzij uit persoonlijke voorkeur) nog enkele jaren zal blijven bestaan binnen organisaties. Als gevolg daarvan evolueren de tools die printworkflows verwerken: printoplossingen bieden geavanceerde mogelijkheden voor mobiel printen. 

De MyQ Mobile Client, die gratis kan worden gedownload (voor Android en iOS) als onderdeel van de MyQ -afdrukoplossing, is bijvoorbeeld een handige uitbreiding op traditioneel afdrukken en biedt gebruikers een gemakkelijke en flexibele manier om documenten te verwerken. Als ze een hand-out voor een vergadering moeten afdrukken, hoeven ze niet het hele kantoor door te lopen om terug te gaan naar hun computer en het bestand naar de printer te sturen. Ze uploaden het bestand gewoon met de app, stellen de afdrukopties in, loggen met hun telefoon in op de printer en voilà.

Afdrukken met een mobiele app tilt het verwerken van documenten naar een nieuw niveau van eenvoud, wat bedrijven een mooie productiviteitsboost oplevert in de vorm van bespaarde manuren. De omgeving van de app is zeer intuïtief. Bovendien is het een direct toegankelijke afdruktool zonder langdurige installatie die de IT-afdeling zou belasten.

Het kantoor naar de cloud verhuizen

Traditioneel printen stelt echter, vooral in grotere bedrijven, relatief hoge eisen aan de lokale infrastructuur en het IT-onderhoud daarvan. Bedrijven zoeken naar manieren om de lokale hardware te ontlasten en richten hun blik steeds meer op de cloud. Cloudtechnologieën maken het mogelijk om bedrijfsgegevens en software snel en veilig te delen, zowel binnen als buiten het kantoor. Gezien de eisen van de moderne werkplek en werkcultuur is de groeiende populariteit van de cloud dan ook volkomen logisch.

Cloudmigratie zal ook niet voorbijgaan aan printbeheer. Het goede nieuws is dat deze specifieke overstap heel soepel kan verlopen. Als een bedrijf bijvoorbeeld gebruikmaakt van de private cloud Microsoft Azure, kan het eenvoudig wat opslagruimte toewijzen aan de MyQ en deze vanaf daar uitvoeren.

Directe beschikbaarheid van documenten

De flexibiliteit MyQ houdt niet op bij compatibiliteit met de private cloud. Het is nu ook mogelijk om MyQ puur als softwaredienst in de publieke cloud te gebruiken. Software as a Service (SaaS) is een cloudmodel waarbij klanten betalen naar gebruik (d.w.z. een abonnement nemen) en op elk gewenst moment toegang hebben tot hun bedrijfsapps.

De magie van SaaS ligt in het feit dat updates en infrastructuuronderhoud voor rekening komen van de serviceprovider, zodat klanten alleen maar verbinding hoeven te maken met internet en de software volledig tot hun beschikking hebben. Wat moderne documentsamenwerking betreft, is dit precies waar MyQ slimme digitale werkplekassistent MyQ Roger om de hoekRoger .

MyQ digitale werkplekassistent

MyQ Roger een platform dat volledig in de openbare cloud is ondergebracht. Als onderdeel van een maandelijks abonnement (dat uitzonderlijk laag is) krijgt elk bedrijf zijn eigen tenant toegewezen, wat de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens garandeert. De basisbouwsteen van MyQ Roger een applicatie voor smartphones, die rechtstreeks verbinding maakt met de cloudopslag van de gebruiker (bijvoorbeeld OneDrive Google Drive). Gebruikers kunnen afdrukken vanuit hun cloudmap, documenten rechtstreeks op de telefoon of het printerpaneel bekijken en beheren, en zelfs rechtstreeks naar de cloud scannen – ook met behulp van de printer of de camera van hun telefoon.

Met MyQ Roger hoeft u niet meer op zoek te gaan naar de dichtstbijzijnde scanner om belangrijke documenten naar klanten of collega's te sturen. Gebruikers openen gewoon deRoger op hun smartphone, scannen het materiaal, bewerken het indien nodig en sturen het rechtstreeks naar een specifieke cloudmap. De app heeft ook geen verbinding met het lokale netwerk of VPN van het bedrijf nodig, zodat gebruikers overal met documenten kunnen werken – dat wil zeggen: ze in de wachtrij plaatsen om af te drukken, ze scannen en ordenen in de cloud – of ze nu onderweg zijn naar kantoor of thuis werken.

Cloud-samenwerking zonder zorgen of extra kosten

Dankzij de echte cloudarchitectuur heeft MyQ Roger een internetverbinding nodig om als echte SaaS-oplossing te functioneren. Al het andere wordt verzorgd door MyQ in de openbare cloud. Dit bespaart bedrijven niet alleen ruimte in de serverruimte, maar neemt ook een deel van de druk weg bij systeembeheerders.

Mobiele en cloudapplicaties en -diensten zijn krachtige hulpmiddelen voor moderne werkplekken. Krachtige printoplossingen die in de cloud draaien, kunnen een uitstekende hulp zijn bij het verwerken en digitaliseren van papieren documenten, maar ze helpen ook de printkosten te verlagen door de infrastructuur op locatie naar de cloud te verplaatsen. En niet te vergeten: tijd is ook geld. Cloudoplossingen zoals MyQ Roger bedrijven veel manuren dankzij het intuïtieve en efficiënte gebruik van mobiele apps. 

Hoe kan ik MyQ Roger krijgen?