Beveiliging en stabiliteit: de twee pijlers van betrouwbaar afdrukken

Hoewel dit grotendeels waar is, is het 'alleen' afdrukken (of kopiëren of scannen) van meerdere pagina's niet volledig vrij van verschillende beveiligingsrisico's. Ook zijn er uitdagende situaties 'binnen' een bedrijf waarmee afdrukapparaten te maken kunnen krijgen, zoals stroomuitval of gegevensverlies.
Het doel van het volgende artikel is niet om u bang te maken, maar om u bewust te maken van enkele beveiligings- en stabiliteitsrisico's waarmee uw printerpark te maken kan krijgen en hoe u deze kunt voorkomen.

Beveiligingsoverwegingen  

Bij printbeveiliging gaat het om meer dan alleen de basisbeveiliging van pc's en servers. Om ervoor te zorgen dat de kopieer- en scanprocessen van een bedrijf soepel en veilig verlopen, moeten er beveiligingsmaatregelen worden toegepast op de hele levenscyclus van het print- of scanproces. Deze maatregelen moeten variëren van netwerkbeveiliging en versleuteling van de verzonden gegevens, web- en app-beveiliging om alleen geautoriseerde toegang tot systeemaccounts toe te staan, endpointbeveiliging (d.w.z. het beveiligen van het multifunctionele apparaat waarmee de gebruiker werkt) tot het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de feitelijke informatie in het afgedrukte of gescande document. Eenvoudig gezegd betekent dit dat IT-beheerders ervoor moeten zorgen dat alle communicatie tussen hun printoplossing, het werkstation van de gebruiker en het eindpuntprintapparaat wordt beveiligd. Hetzelfde geldt voor de database en de toegang tot de printserver. 

Veel bedrijven houden er geen rekening mee dat hun werknemers veel onbeveiligde gegevens versturen via afdrukken, wat eenbron van gegevenslekken kan zijn. Als uw afdrukapparaat niet voldoende beveiligd is, kan dit gemakkelijk een toegangspunt voor een hackeraanval worden. Eenmaal in uw netwerk kunnen hackers uw printerverkeer afluisteren en zelfs de documenten onderscheppen die naar de afdrukmachine worden gestuurd. 

Niet alle bedreigingen kunnen zich echter in de 'digitale ruimte' voordoen – er zijn ook verschillende zorgen met betrekking tot de printapparatuur, of het nu gaat om een kleine printer of een complexe MFP. Beide hebben hun eigen 'verdedigingsmuur' nodig, aangezien de meeste van deze apparaten een interne harde schijf hebben waarop kopieer- of scanopdrachten kunnen worden opgeslagen. Bij diefstal is het mogelijk om gegevens van deze schijf te halen. Als het afdrukapparaat niet met een wachtwoord is beveiligd, kan iemand bovendien ongeoorloofde wijzigingen in de instellingen aanbrengen, wat er bijvoorbeeld toe kan leiden dat uw afdruktaak naar een bepaald e-mailadres wordt doorgestuurd. Tot slot is een van de grootste gevaren voor afgedrukte documenten dat ze door een onbevoegde persoon worden meegenomen (gestolen) nadat ze zonder authenticatie zijn afgedrukt of gewoon te lang in de papierlade zijn blijven liggen. 

Overwegingen met betrekking tot stabiliteit 

Hoewel veiligheid de belangrijkste zorg is, betekent veilig afdrukken niet dat een bedrijf ermee klaar is. Tenminste, nog niet. Er is nog een ander belangrijk aspect dat van invloed is op de soepele werking van uw printerpark: stabiliteit. Alleen een veilige afdrukoplossing die ook stabiel is, kan een probleemloze afdrukervaring garanderen. Als het om stabiliteit gaat, zijn dit de belangrijkste aandachtspunten: 

• Beschikbaarheid – dit betekent dat er een plan B is voor het geval zich een onverwachte gebeurtenis voordoet, zodat gebruikers de printdiensten kunnen blijven gebruiken en niet worden gehinderd door downtime van servers of apparaten.  
• Schaalbaarheid en prestaties – wanneer de behoeften van uw bedrijf veranderen of meegroeien met uw onderneming, moet u uw printcapaciteiten aanpassen aan deze nieuwe situatie.  
• De printoplossing die in uw bedrijf wordt gebruikt, kan ook worden belemmerd door bugs, verouderde componenten of een ontbrekend opleidingsprogramma, dus betrouwbaarheid en flexibiliteit spelen ook een belangrijke rol.  
• En als het uiteindelijk helemaal misgaat, kan het ontbreken van de juiste back-up- en hersteltools niet alleen leiden tot een aanzienlijk verlies van gegevens, maar ook tot een langdurige herinstallatie. 

Hoe kunt u zwakke punten in de beveiliging vermijden? 

Met de juiste tools bij de hand kunnen deze kwetsbaarheden vrij eenvoudig worden verholpen. Ten eerste, beveiligingsproblemen:  

1. Wat netwerkbeveiliging betreft, is het belangrijkste hier een versleutelde verbinding van het volledige pad "gebruiker – afdrukserver – apparaat", zodat geen enkele onbevoegde persoon toegang kan krijgen tot deze stroom van verzonden informatie. 
2. Een andere stap zou zijn om afdrukrollen te definiëren, zodat gebruikers alleen toegang hebben tot informatie waarvoor ze bevoegd zijn (denk aan privéafdrukken voor VIP-gebruikers). 
3. Om uw hardware te beveiligen, moet u uw afdrukapparaat uitrusten met eengeschikte terminalapplicatie, zodat het niet zonder inloggegevens kan worden ontgrendeld.  
4. Om ongewenst meenemen van documenten te voorkomen, is afdrukken na autorisatie bij het kopieerapparaat een must en kan dit in sommige streng beveiligde ruimtes zelfs nog worden uitgebreid (bijvoorbeeld dubbele authenticatie met ID-kaart en wachtwoord).  
5. Als de documenten vertrouwelijk zijn, is het een goed idee om ze te voorzien van een digitale 'stempel', zoals een watermerk of digitale handtekening. 
   
   

Hoe kunnen stabiliteitszwakke punten worden vermeden? 

Wat stabiliteit betreft, moet een bedrijf zelfs kunnen afdrukken als de verbinding met de print server wordt verbroken. Daarvoor hebt u eenrobuuste failover-oplossing nodig die ervoor zorgt dat uw afdrukservices beschikbaar blijven totdat de server weer werkt. Zorg voor een goede failover-cluster die schakelt tussen actieve en passieve servers om een soepele werking te garanderen, zelfs als de server uitvalt.  

Om obstakels die de groei van uw bedrijf belemmeren te overwinnen, is het nuttig om eengecentraliseerde serverarchitectuur te hebben, die vervolgens in kleinere delen wordt opgedeeld en helpt om gemakkelijker nieuwe eenheden toe te voegen en alles vanaf één plek te beheren.  

Als u wordt vertraagd door overbelasting met bestanden die veel te groot zijn om te verwerken, probeer dan uw server te ontlasten, bijvoorbeeld door eenscan-naar-link-functie te implementeren.  

Uw printoplossing moet regelmatig worden bijgewerkt om eventuele bugs te verhelpen en moet beschikken over een partnerportaal, zodat gebruikers of beheerders nooit verdwalen in de verwarrende digitale jungle van alle mogelijkheden en functies.  

En tot slot: wees voorbereid op het 'ergste' en zorg dat u betrouwbare back-uptools bij de hand hebt voor het geval er een totale black-out plaatsvindt. 

Overstappen naar de cloud? 

Vooruitstrevende bedrijven verplaatsen hun infrastructuur naar cloudplatforms en maken zich zo onafhankelijk van lokale computeroplossingen. Dit ontlast het IT-personeel en vermindert de druk op het budget voor hardwareonderhoud, ook voor printserver. Toch twijfelen veel bedrijven om begrijpelijke redenen over het overzetten van hun diensten en content naar openbare clouds vanwege verschillende veiligheidsredenen.

De populaire optie hier is om systemen over te zetten naar een private cloud die flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid biedt, zoals bijvoorbeeld MS Azure. Als MyQ in een private cloud MyQ , kunt u veilig genieten van alle functies en voordelen van MyQ. MyQ maakt MyQ verbinding met de Universal Print-serviceMicrosoft, wat betekent dat gebruikers documenten op afstand kunnen afdrukken zonder VPN, bijvoorbeeld vanuit hun thuiskantoor of tijdens zakenreizen.

Als u op zoek bent naar krachtige software om het printen binnen uw bedrijf te beveiligen en stabiel te houden, MyQ is MyQ de juiste keuze. Onze ontwikkelaars hebben rekening gehouden met alle hierboven genoemde kwetsbaarheden van printerparken en een passende oplossing ontwikkeld om deze te voorkomen en/of te verhelpen. Functies zoals MyQ Cluster, MyQ en Back-up Server, de MyQ Terminalof Advanced Encryption vormen een complete toolkit die ervoor zorgt dat uw afdrukken ononderbroken blijven werken.

Als u besluit om uw infrastructuur (zelfs gedeeltelijk) over te zetten naar de cloudomgeving, MyQ u ook bij deze nieuwe stap helpen. Laat MyQ voor deze twee fundamentele pijlers van betrouwbare print-, scan- en kopieerworkflows en behandel uw documenten in alle rust!

Ervaar de betrouwbaarheid van myq