Het gezicht van digitalisering bij hedendaagse bedrijven

Het betekent het schijnbaar eindeloze kopiëren van adressen, bedragen en contactgegevens naar een Excel-spreadsheet, het invoeren van honderden cijfers in verschillende boekhoudsystemen, enzovoort. Als u dit al eens hebt meegemaakt, weet u waar we het over hebben. Als het maar om een handvol documenten gaat, kun je het zien als een soort rekoefening voor je vingers. Maar naarmate de stapels te verwerken papieren groeien, neemt niet alleen de belasting van je polsen evenredig toe, maar ook de verveling van demotiverend, eentonig werk voor werknemers, waardoor er meer ruimte ontstaat voor fouten en zij tijd verliezen die ze op een zinvollere manier zouden kunnen besteden.

Van papier naar het systeem

Een goed voorbeeld van een document dat veel informatie bevat, is een factuur. Bijna alle bedrijven moeten facturen in een of ander intern systeem invoeren, waardoor het overzetten van gegevens naar een digitale vorm een voor de hand liggende vereiste is. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor contracten, waarvan de inhoud verder moet worden verwerkt, of het nu bij een commercieel bedrijf of bij een bank is. Natuurlijk worden de meeste van deze documenten gescand, maar het simpelweg scannen van een fysiek document en het maken van een elektronische kopie ervan is zeker niet het einde van de zaak als het gaat om moderne digitalisering.

Enkele jaren geleden kwam optische tekenherkenningstechnologie (OCR) handmatige transcriptie te hulp, waardoor tekstuele informatie uit een gescand document kon worden gehaald en omgezet in een bewerkbare vorm. Nu haalt de accountant de factuur uit de envelop, scant deze, waarna de OCR de informatie op het papier omzet naar DOCX- of PDF-formaat, waarna deze op de computer verder kan worden bewerkt. Hoewel accountants hierdoor misschien even opgelucht ademhalen, wachten hen nog steeds veel muisklikken en handmatige handelingen.

Digitalisering met alle voorzieningen

Het verwerken van fysieke gegevens naar elektronische vorm kan nog eleganter worden uitgevoerd. De belangrijkste missie MyQis om gebruikers te helpen zich te concentreren op datgene waar ze het beste in zijn. Daarom biedt MyQ hen moderne digitalisering en automatisering voor het werken met documenten. Met de meest geavanceerde versie van Ultimate uit de MyQ hoeft een medewerker alleen maar op één knop op het printerpaneel te drukken en de gegevens van het papieren document komen precies terecht waar ze moeten zijn, of dat nu cloudopslag of een ECM/DMS-systeem is.

MyQ scant het document, voert het door een geavanceerde OCR en stuurt de geëxtraheerde gegevens vervolgens rechtstreeks naar de relevante velden, zoals in een database of tabel. Het systeem kan zones herkennen die moeten worden gescand en geconverteerd – veel meer dan alleen tekst – en herkent stempels, handtekeningen, controlevelden, barcodes en zelfs QR-codes. Deze MyQ Ultimate-functionaliteit voor het verwerken van facturen, formulieren, brieven en andere gestandaardiseerde documenten zal zeer gewaardeerd worden door overheidsinstanties, banken en alle soorten servicedeskmedewerkers.

De kers op de digitale taart is dat de software kan herkennen om wat voor soort document het gaat, zodat de medewerker niets hoeft te sorteren. Hij of zij plaatst gewoon alle documenten in de invoer en MyQ ze zelf veilig naar de virtuele bestemming. Dit is echte digitalisering van documenten voor de 21e eeuw.

Van map tot icoon

Met de steeds snellere verschuiving naar de digitale ruimte verdwijnen ook de standaardattributen van elk traditioneel kantoor: grote kasten vol mappen en ordners. Deze kartonnen bewaarders van contracten, facturen en brieven krijgen langzaam maar zeker de vorm van virtuele mapomslagen. Papieren documenten zoals bonnen of reiskostenformulieren hoeven niet langer in plastic ringbanden te worden bewaard, maar kunnen gewoon worden geüpload naar virtuele mappen in elektronische opslag. Hier kunnen medewerkers ze zelf opslaan en beschikbaar stellen aan andere collega's.

Bestanden delen op het lokale netwerk is natuurlijk niks nieuws. Maar zelfs dit moet worden vernieuwd en aangepast aan de nieuwe, zogenaamde hybride werkplekken, waar werknemers afwisselend op kantoor en op afstand werken. Toegang op afstand en VPN's met wisselende betrouwbaarheid of hoge bedrijfskosten zijn waarschijnlijk niet de ideale oplossing. Daarom winnen cloudtechnologieën terrein, omdat ze betrouwbare toegang tot bedrijfsgegevens bieden overal waar een internetverbinding beschikbaar is. Het enige wat u hoeft te doen is veilig inloggen op de clouddienst, en u kunt naadloos samenwerken met collega's, zelfs als ze 300 km verderop zitten.

Gemakkelijk afdrukken/scannen vanaf uw telefoon 

De veranderingen in onze manier van werken hebben ook invloed gehad op de verwerking van documenten, die tot nu toe afhankelijk was van de fysieke aanwezigheid van een kopieermachine op kantoor, iets wat een obstakel kan zijn voor mensen die vanuit huis werken. Ook hier biedt de cloud flexibiliteit en gemak. Het maakt het mogelijk om letterlijk het hele kantoor in je zak te stoppen en documenten vanaf elke locatie te beheren, rechtstreeks vanaf een mobiele telefoon – of het nu gaat om het scannen of het voorbereiden van documenten voor afdrukken. De MyQ Roger mobiele applicatie biedt u de mogelijkheid om uw scan- en afdrukbehoeften gemakkelijk vanaf uw telefoon af te handelen. 

U kunt bijvoorbeeld een order of leveringsbon die u zojuist tijdens een vergadering met een partner hebt ondertekend, rechtstreeks met de camera van uw mobiele telefoon scannen en naar een gedeelde map op deOneDrive van het bedrijf sturen, vanwaar deze door logistieke en andere afdelingen kan worden overgenomen. Of misschien liggen er thuis op uw thuiskantoor documenten van uw leidinggevende die u moet ondertekenen. U hoeft ze nergens te noteren – in deRoger kunt u ze meteen terugvinden in de werkcloud en ze vanuit uw comfortabele woonkamer naar de afdrukwachtrij sturen. Wanneer u op kantoor aankomt, logt uRoger uw mobiele telefoon in op een printer waarop MyQ Roger draait en geeft u de documenten veilig vrij uit de wachtrij. Als u verder wilt werken met de printer, geeft u gewoon vanaf uw telefoon aan wat hij voor u kan doen.

Als echte Smart Digital Workplace AssistantRoger MyQ Roger volledig in de publieke cloud, zodat u hem overal bij de hand hebt. Bovendien is het een open platform dat voortdurend wordt uitgebreid, nieuwe tools implementeert en zijn gebruikers steeds meer ruimte biedt om over te stappen naar de digitale omgeving.

MyQ documenten met slechts enkele muisklikken digitaliseren en beheren. Op kantoor zorgt MyQ Ultimate voor nauwkeurige digitalisering en automatische sortering van gegevens in de juiste systeemmappen. En als u een nieuwe dimensie wilt geven aan cloud-samenwerking met collega's, danRoger MyQ Roger er voor uw telefoon.

IK WIL STARTEN MET MIJN DIGITALISERING