Waarom bedrijven cloudprinting zouden moeten invoeren

De lockdowns die in 2020 vanwege de pandemie werden opgelegd, hebben de manier waarop velen van ons werken veranderd en daarmee ook het beleid van bedrijven over de hele wereld beïnvloed. Vier jaar later zijn veel organisaties teruggekeerd naar hun oude werkroosters, waarbij werknemers naar kantoor gaan, terwijl andere organisaties gebruikmaken van de hybride ervaring of zelfs volledig op afstand blijven werken. Deze nieuwe situatie heeft geleid tot de noodzaak van een digitale transformatie die nog steeds gaande is. 

Digitale transformatie houdt in dat digitale technologie wordt geïntegreerd in alle aspecten van een bedrijf, waardoor de manier waarop bedrijven werken en waarde leveren aan klanten fundamenteel verandert. Deze transformatie is cruciaal voor het verbeteren van de operationele efficiëntie, het verbeteren van de klantervaring en het stimuleren van innovatie. 

Een onderdeel van de bedrijfsvoering dat door de digitale transformatie is beïnvloed, is printbeheer, waarbij cloudgebaseerde oplossingen een belangrijke factor zijn geworden voor efficiëntie en kostenbesparingen.  

Volgens het onderzoek: The Cloud Print Services Market Landscape, 2024: How cloud adoption is driving print infrastructure modernisation, gepubliceerd door Quocirca in mei 2024, is de markt in volle ontwikkeling: 69% van de organisaties maakt al gebruik van cloudprintbeheeroplossingen. Deze verschuiving benadrukt de cruciale voordelen van cloudprintdiensten voor het verbeteren van bedrijfsprestaties en het verminderen van operationele complexiteit.  

Toch blijven verschillende leidinggevenden twijfelen aan de effectiviteit van cloudprintbeheer. Hier volgen enkele redenen waarom ze deze verschuiving serieuzer zouden moeten nemen. 

Omarming van de cloud voor printbeheer 

1. Kostenefficiëntie en milieuvoordelen 

Traditionele printbeheersystemen op locatie zijn zeer resource-intensief en vereisen aanzienlijke investeringen in hardware, onderhoud en IT-ondersteuning. Cloudgebaseerd printbeheer biedt daarentegen een kosteneffectief alternatief. Het maakt meerdere printserver overbodig, vermindert het energieverbruik en verkleint de impact op het milieu. Bedrijven kunnen aanzienlijke besparingen realiseren op hardware- en operationele kosten, terwijl ze tegelijkertijd bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen.   

2. Verbeterde flexibiliteit en schaalbaarheid 

De dynamische aard van moderne bedrijfsomgevingen vereist oplossingen die zich snel kunnen aanpassen aan veranderende behoeften. Cloudprintdiensten bieden ongeëvenaarde flexibiliteit, waardoor bedrijven hun printinfrastructuur moeiteloos kunnen schalen. Of het nu gaat om het accommoderen van een groeiend personeelsbestand of het integreren van nieuwe functionaliteiten, cloudoplossingen zoals MyQ Roger de flexibiliteit die nodig is om voorop te blijven lopen in een concurrerende markt. 

3. Verminderde IT-belasting 

Het beheer van traditionele printserver vereist uitgebreide IT-middelen voor het installeren van stuurprogramma's, het configureren van apparaten, het naleven van voorschriften en het uitvoeren van beveiligingsupdates. Cloudprintbeheer vermindert deze last aanzienlijk. Volgens Quocirca beschouwt 49% van de organisaties IT-beheer als een grote uitdaging. Door over te stappen op een cloudgebaseerd model kunnen bedrijven hun IT-teams vrijmaken om zich te concentreren op strategische initiatieven in plaats van op alledaagse administratieve taken. 

4.  Verbeterde beveiliging 

Hoewel sommige organisaties nog steeds wantrouwig staan tegenover cloudbeveiliging, bieden cloudplatforms in werkelijkheid vaak betere bescherming dan lokale systemen. MyQ Roger is bijvoorbeeld ontworpen met robuuste beveiligingsfuncties, waaronder GDPR-compliance, veilige inlogopties, versleuteling en veilige opslag. Deze functies sluiten aan bij zero-trust-architecturen, waardoor gevoelige gegevens te allen tijde worden beschermd. Aangezien beveiliging voor 32% van de bedrijven een belangrijke zorg blijft, kunnen de geavanceerde beveiligingsmaatregelen van cloudoplossingen deze risico's effectief beperken. 

5. Naadloze integratie en mobiliteit 

Door de opkomst van hybride werkomgevingen is mobiele toegankelijkheid een cruciaal onderdeel geworden van bedrijfsactiviteiten. MyQ Roger op dit gebied met zijn mobielgerichte aanpak, waardoor gebruikers print- en scanworkflows rechtstreeks vanaf hun smartphone kunnen beheren. Dit niveau van mobiliteit zorgt ervoor dat werknemers productief kunnen blijven, ongeacht hun locatie, waardoor het een ideale oplossing is voor werken op afstand en onderweg.   

MyQ Roger: een slimme workflow-assistent 

Een tool die u kunt inzetten als uw bondgenoot bij de digitale transformatie van uw bedrijf is MyQ Roger. Het gaat verder dan de traditionele printmanagementoplossing die we gewend zijn te vinden op de markt; het is een uitgebreide workflowassistent die is ontworpen om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Als u een goed overzicht wilt krijgen van MyQ Roger, bekijk dan onderstaande video met veel informatie over dit product.   

Het gebruik van cloudprintoplossingen is niet langer slechts een optie, maar een noodzaak voor bedrijven die willen floreren in het digitale tijdperk. De inzichten uit het rapport van Quocirca onderstrepen de talloze voordelen van cloudprintservices, van kostenbesparingen en schaalbaarheid tot verbeterde beveiliging en verminderde IT-lasten. MyQ Roger deze voordelen en biedt een geavanceerde oplossing die aansluit bij de moderne bedrijfsbehoeften. Door cloudprintbeheer te omarmen, kunnen bedrijven niet alleen hun activiteiten stroomlijnen, maar ook de weg vrijmaken voor toekomstige innovatie en groei.