Zorgeloze printoplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen

Criteria voor het selecteren van een printoplossing

Een van de cruciale parameters waarmee rekening moet worden gehouden, is de omvang van het bedrijf. In grote bedrijven vereist de installatie van een printoplossing meestal robuuste lokale hardware ( eenprint server), die een goede verdeling van de werklast en uitvoering kan garanderen voor een groot aantal gebruikers met verschillende rechten. Andere vereisten zijn betrouwbare kostenfacturering en gedetailleerde rapportage. Al deze functies moeten worden uitgevoerd door honderden apparaten van verschillende merken en formaten. Daarom is de belangrijkste zorg vaak het integreren van een groot aantal apparaten in de lokale infrastructuur en het beheer ervan vanaf één locatie.

De situatie is anders voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's). Deze kantoren, winkels of fabrieken printen doorgaans kleinere volumes en werken slechts met een paar multifunctionele apparaten (of hooguit een tiental). Dit betekent echter niet dat ze geen aandacht moeten besteden aan speciale oplossingen en genoegen moeten nemen met een gewone kabel tussen een pc en een printer. Hoogwaardige printbeheersoftware biedt gecentraliseerde controle over printapparaten in het netwerk en zorgt ervoor dat alle communicatie veilig verloopt. Gebruikers onderschatten vaak het belang van de bescherming van printgegevens, zelfs als documenten gevoelige informatie bevatten. Printapparatuur vormt namelijk een mogelijk toegangspunt voor cyberaanvallen. 

Kan een printoplossing rendabel zijn voor een klein bedrijf?

De aanschaf en het beheer van eenprint server voor kleine en middelgrote ondernemingen een enorme kostenpost zijn, die niet binnen hun budget past. Daarom zijn er oplossingen die de rol van eenprint server kunnen overnemenprint server ook voor kleinere installaties handige documentworkflows bieden – idealiter met behulp van cloudtechnologie (maar daarover later meer).

Het eerste alternatief is edge-technologie. Deze vervangt een server en stuurt gegevens naar een printoplossing in het lokale netwerk. Een voorbeeld van edge-technologie is MyQEasy Box, die in 2013 werd geïntroduceerd en is ontworpen voor kleine bedrijven. Edge-technologie bespaart u nog steeds niet helemaal het beheer van lokale hardware.

Een andere serverloze optie is mesh-technologie, die gebaseerd is op de gedeelde rekenkracht van gebruikers. Deze oplossing werkt volgens het principe van het delen van afdruktaken binnen een interne infrastructuur van een bedrijf met behulp van zogenaamde "knooppunten", d.w.z. de computers van gebruikers. Afdruktaken worden niet via eenprint server overgedragen,print server via lokale hardware die op dat moment beschikbaar is. Vanuit dit netwerk wordt een deel van de afdrukgegevens naar de cloud gestuurd, waar deze worden verwerkt door de afdrukoplossing van het bedrijf.

In deze opstellingprint server eenprint server nodig, maar het delen van gegevens tussen pc's kan hun prestaties beperken en de apparaten vertragen, wat ongewenst is. Daarnaast is er ook nog het probleem van gegevensbeveiliging: gegevens worden weliswaar versleuteld, maar toch met andere gebruikers gedeeld.

Overstappen van lokale hardware naar de cloud

Als een bedrijf een private cloud gebruikt voor gegevensbeheer, kan dezelfde cloud ook worden gebruikt voor het hosten van printsoftware, wat ruimte bespaart op de lokale server. De MyQ kan bijvoorbeeld volledig worden verplaatst naar de Microsoft Azure cloud en worden gekoppeld aan Universal Print by Microsoft , waardoor thuiswerkers onder andere op afstand printopdrachten kunnen indienen zonder VPN-verbinding.

Er is ook een geheel nieuwe weg die kleine en middelgrote ondernemingen kunnen inslaan wanneer ze op zoek zijn naar een moderne oplossing voor printen. Tegenwoordig kan een printoplossing volledig worden overgezet naar een openbare cloud, worden opgezet als een service (SaaS) en flexibel worden geschaald naar gelang de huidige behoeften van het bedrijf. MyQ Roger een slimme digitale assistent voor moderne werkplekken, speciaal ontworpen voor gebruik in een openbare cloud. Er is geen lokale print server nodig print server printen en scannen en eenmaal geïmplementeerd is het uiterst gebruiksvriendelijk dankzij een eenvoudige speciale app.

Zowel de IT-afdeling als de gebruikers besparen tijd

Een belangrijk voordeel dat MyQ Roger bedrijven zonder gespecialiseerde IT-afdeling, is dat het een reeks taken in verband met afdrukken overbodig maakt – niet alleen serveronderhoud, maar ook integratie met lokale infrastructuur of langdurige updates. MyQ Roger SaaS op basis van een maandelijks abonnement, zonder ingewikkelde installatie. Het bedrijf hoeft alleen maar de Roger te uploaden naar de terminal van hun MFP (het abonnement wordt in rekening gebracht op basis van het aantal apparaten met de applicatie), waarna gebruikers verbinding kunnen maken met een QR-code en hun documenten kunnen beheren vanaf hun smartphone, zonder het paneel van de MFP aan te raken.

DeRoger app MyQ Roger is zeer intuïtief en kan worden gebruikt voor direct scannen en afdrukken vanuit de cloud. Gebruikers kunnen verschillende snelkoppelingen instellen voor workflows die ze vaak gebruiken (zoals Scannen naar e-mail) en hebben in feite altijd een mobiel kantoor bij zich, waar ze ook zijn. Kortom, MyQ Roger een perfecte moderne metgezel voor elk bedrijf dat op zoek is naar een flexibele en veilige afdrukoplossing zonder zorgen. 

Haal MYQ ROGER !