OGH krijgt meer controle, verbetert de beveiliging en werkt efficiënter dankzij MyQ

Uitdaging 

Als gespecialiseerd bouw- en ingenieursbureau met een personeelsbestand dat, afhankelijk van de projectbehoeften, schommelt tussen de 1.000 en 2.500 medewerkers, kreeg Orion Group Holdings te maken met steeds grotere uitdagingen bij het beheer van zijn printomgeving verspreid over meerdere locaties. 

Het IT-team besteedde veel tijd aan het afhandelen van helpdesktickets over afdrukproblemen, het bijhouden van printerverbruiksartikelen en het beheer van de gedistribueerde afdrukinfrastructuur.  

Tegelijkertijd moest de organisatie de documentbeveiliging verbeteren, met name voor gevoelige financiële rapporten en projectgerelateerde documenten die onbeheerd op gedeelde printers konden achterblijven. 

Het bedrijf was bovendien op zoek naar meer inzicht in de printgerelateerde kosten en naar een efficiënte manier om papieren informatie door te sturen, te verwerken en te digitaliseren. De bestaande tools voor printerbeheer boden niet de gecentraliseerde controle, automatisering en intelligentie die nodig waren om de operationele doelstellingen van de organisatie te ondersteunen. 

Oplossing 

OGH heeft voor MyQ gekozen MyQ het afdrukbeheer te centraliseren, de documentbeveiliging te verbeteren en meer inzicht te krijgen in de afdrukkosten en de werking van de apparaten. 

Het project werd uitgevoerd door Kyocera Solutions America, een vooraanstaande MyQ met diepgaande expertise op het gebied van printinfrastructuur, workflowautomatisering en managed print services. Dankzij de nauwe samenwerking tussen Kyoceraen MyQ kon OGH profiteren van een implementatieaanpak die de beste praktijken uit de sector combineerde met geavanceerde printbeheertechnologie. MyQ het langdurige strategische partnerschap tussen Kyocera MyQ het implementatieteam gebruikmaken van uitgebreide technische kennis, beproefde methodieken en praktische ervaring, wat bijdroeg aan een soepele implementatie en een sterke afstemming op de bedrijfsdoelstellingen van OGH. 

Met de invoering van MyQ Ultimate Edition werd binnen de hele organisatie beveiligd ‘pull-printing’ geïntroduceerd, waarbij medewerkers zich moeten authenticeren met hun inloggegevens, sleutelhangers, ID-badges of pincodes voordat documenten worden vrijgegeven. Hierdoor werd het onbeheerd afdrukken uitgesloten, terwijl gebruikers documenten veilig kunnen ophalen vanaf elk geautoriseerd apparaat. 

MyQ bood bovendien een centraal dashboard voor het beheer van het park multifunctionele printers van het bedrijf. Dankzij de geautomatiseerde configuratie van printers werden de implementatie en het onderhoud vereenvoudigd, terwijl proactieve e-mailmeldingen beheerders waarschuwden voor printerproblemen en een laag tonerniveau voordat deze de bedrijfsvoering zouden verstoren. 

Om het financiële toezicht te verbeteren, heeft OGH op regels gebaseerde functies voor afdrukbeheer en projectboekhouding geïmplementeerd. De kosten voor afdrukken, kopiëren en scannen kunnen nu nauwkeurig worden toegewezen aan specifieke projecten, opdrachten of boekhoudcodes, wat zorgt voor meer transparantie en bijdraagt aan betere ramingen voor toekomstige projecten. 

Daarnaast is het bedrijf begonnen met het gebruik van de intelligente documentworkflows MyQ om scanprocessen te automatiseren. Medewerkers kunnen documenten op een veilige manier vastleggen, verwerken en doorsturen naar vooraf gedefinieerde bestemmingen, waardoor handmatige handelingen worden verminderd en het risico op miscommunicatie tot een minimum wordt beperkt. 

Resultaten 

De implementatie had onmiddellijk effect: de voordelen waren al vanaf de eerste dag merkbaar en binnen de eerste 90 dagen werden volledige operationele verbeteringen verwacht. 

De invoering van beveiligd pull-printen zal naar verwachting de verspilling van papier en toner met meer dan 30% verminderen, waardoor de exploitatiekosten dalen en tegelijkertijd de duurzaamheidsdoelstellingen worden ondersteund.  

Tegelijkertijd heeft de organisatie de documentbeveiliging aanzienlijk versterkt door ervoor te zorgen dat vertrouwelijke contracten, financiële rapporten en projectdocumentatie uitsluitend aan bevoegde gebruikers worden verstrekt. 

Voor de IT-afdeling heeft het gecentraliseerde beheer de administratieve lasten aanzienlijk verminderd. Verwacht wordt dat geautomatiseerde printerconfiguratie, proactieve monitoring en gecentraliseerd apparaatbeheer ongeveer 20 tot 25 uur per maand zullen besparen, tijd die anders zou worden besteed aan het oplossen van problemen, het beheren van stuurprogramma’s en het uitvoeren van handmatige configuraties. 

Ook gebruikers binnen verschillende afdelingen hebben concrete voordelen ondervonden. Boekhoudteams kunnen facturen automatisch classificeren en doorsturen met behulp van OCR-gestuurde workflows, leidinggevenden kunnen vertrouwelijke documenten veilig digitaliseren met minimale handmatige tussenkomst, en projectmanagers kunnen documenten rechtstreeks inscannen in projectspecifieke workflows die automatisch informatie extraheren en bestanden naar de juiste bestemming doorsturen. 

Door documentbeveiliging, afdrukbeheer, kostenbeheersing en workflowautomatisering op één platform samen te brengen, heeft Orion Group Holdings het afdrukken getransformeerd van een operationele uitdaging tot een beheersbaar en efficiënt bedrijfsproces. 

Het succes van het project onderstreept de waarde van het combineren van innovatieve technologie met deskundige professionele dienstverlening. Door het geavanceerde printbeheerplatform MyQte koppelen aan de implementatie-expertise Kyocera, kon OGH de invoering versnellen, al in een vroeg stadium operationele verbeteringen realiseren en een basis leggen voor optimalisatie op de lange termijn. De samenwerking leverde meer op dan alleen technologie. Ze zorgde voor de mensen, processen en inzichten die nodig waren om strategische doelstellingen om te zetten in meetbare bedrijfsresultaten.