PrintSharing: een praktische aanpak voor printen door gasten en het publiek

Ofwel wordt de toegang beperkt om het netwerk te beschermen, ofwel worden tijdelijke oplossingen ingevoerd die risico’s en extra operationele lasten met zich meebrengen. In beide gevallen is de gebruikerservaring zelden ideaal.

Gebruikers verwachten niet langer dat ze stuurprogramma’s moeten installeren, applicaties moeten downloaden of accounts moeten aanmaken alleen maar om één document af te drukken. Ze verwachten dat het proces direct, eenvoudig en voorspelbaar verloopt.  

PrintSharing, vanMyQ Roger, is speciaal voor deze situatie ontwikkeld. 

De uitdaging bij traditioneel printen voor gasten

Bij het afdrukken als gast wordt vaak nog steeds gebruikgemaakt van verouderde methoden.

Bezoekers wordt gevraagd verbinding te maken met interne netwerken, printerstuurprogramma’s te installeren of bestanden naar een medewerker te sturen om ze handmatig af te drukken. Deze werkwijzen zorgen voor extra rompslomp voor gebruikers en leggen extra verantwoordelijkheden op aan IT-teams en receptiemedewerkers. 

In drukbezochte omgevingen zoals luchthavens, campussen, hotels en coworkingruimtes wordt dit al snel moeilijk te beheersen.

Het toelaten van niet-geregistreerde apparaten tot bedrijfsnetwerken brengt veiligheidsrisico’s met zich mee. Handmatige werkprocessen vertragen de bedrijfsvoering. En zonder duidelijke controles kunnen de afdrukkosten ongemerkt stijgen. 

Deze uitdagingen zijn niet nieuw, maar ze zijn duidelijker naar voren gekomen naarmate de omgevingen zijn gegroeid en de verwachtingen van gebruikers blijven stijgen. 

Een ander model voor openbare drukkerijen 

In plaats van gebruik te maken van stuurprogramma’s of applicaties, verloopt het afdrukken via een op QR-codes gebaseerde workflow in de browser. Gebruikers scannen een QR-code, uploaden hun document en voltooien het afdrukproces rechtstreeks vanaf hun apparaat. Geen installatie, geen registratie en geen afhankelijkheid van interne systemen. 

Vanuit het oogpunt van de gebruiker is het proces eenvoudig. Vanuit het oogpunt van de organisatie blijft het proces onder controle en veilig. 

Ontworpen voor omgevingen waar voortdurend beweging is

Gebruikers komen binnen, voeren een taak uit en gaan weer weg. Ze maken geen deel uit van de infrastructuur van de organisatie en hebben geen tijd om zich in het systeem te verdiepen. PrintSharing is speciaal op dit gedrag afgestemd.

Hierdoor is een onboardingproces niet meer nodig en wordt de interactie teruggebracht tot een paar duidelijke stappen. Dit sluit aan bij wat gebruikers verwachten van moderne diensten, waarbij de toegang direct beschikbaar is. 

Veiligheid zonder concessies 

Bij traditionele benaderingen is het vaak nodig om delen van het netwerk open te stellen of uitzonderingen in te voeren voor apparaten die niet in de lijst staan. Dit leidt tot een blijvend risico dat moeilijk te controleren is.

PrintSharing voorkomt dit door in een geïsoleerde omgeving te werken, waarin gebruikerssessies van elkaar gescheiden zijn en geen interactie hebben met het interne netwerk.

Documenten worden binnen de sessie verwerkt en verwijderd zodra de taak is voltooid. Dit vermindert het risico op het achterblijven van gegevens en zorgt ervoor dat gevoelige documenten na gebruik niet worden bewaard. 

Van kostenplaats naar beheerde dienst 

Het handmatig verwerken van betalingen, het afhandelen van terugbetalingen of het inzetten van personeel om te helpen bij het afdrukken kan al snel meer kosten dan de dienst zelf oplevert. 

PrintSharing biedt een andere invalshoek.

Dankzij geïntegreerde mobiele betalingen kan het printen volgens een zelfbedieningsmodel werken. Gebruikers betalen rechtstreeks via hun apparaat en transacties worden automatisch verwerkt.

Hierdoor is handmatige betalingsafhandeling niet langer nodig en wordt de operationele werkdruk voor het personeel verlicht. Tegelijkertijd kunnen organisaties hierdoor kosten terugverdienen of inkomsten genereren uit een dienst die voorheen moeilijk te beheren was. 

Verlaging van de operationele kosten 

Medewerkers die helpen bij afdrukverzoeken, mislukte afdruktaken afhandelen of terugbetalingen regelen, zijn allemaal voorbeelden van tijd die wordt besteed aan taken met weinig toegevoegde waarde. Door over te stappen op een zelfbedieningsmodel neemt PrintSharing een groot deel van deze overhead weg. 

Gebruikers regelen hun eigen afdrukken van begin tot eind. IT-teams hoeven geen ingewikkelde instellingen voor gasttoegang te onderhouden. Medewerkers kunnen zich concentreren op hun eigenlijke taken in plaats van routinematige afdrukverzoeken te verwerken. 

Het resultaat is een efficiëntere werking zonder dat het complexer wordt.  

Ontworpen voor schaalbaarheid over verschillende locaties heen 

Organisaties met meerdere vestigingen staan vaak voor extra uitdagingen. Prijzen, beleidsregels en configuraties moeten mogelijk per vestiging afzonderlijk worden beheerd. Dit vergroot de administratieve rompslomp en leidt tot inconsistenties. 

PrintSharing ondersteunt gecentraliseerd beheer, waardoor organisaties regels kunnen vaststellen en deze op meerdere locaties kunnen toepassen. Dit maakt het eenvoudiger om consistentie te waarborgen en tegelijkertijd in te spelen op de specifieke behoeften van elke omgeving.   

Een model dat aansluit bij de hedendaagse verwachtingen 

PrintSharing weerspiegelt een bredere verschuiving in de manier waarop diensten worden geleverd. Gebruikers verwachten directe toegang. Organisaties hebben behoefte aan beveiliging en controle. IT-teams hebben behoefte aan oplossingen die het onderhoud verminderen in plaats van vergroten.  

Door overbodige stappen te schrappen en de nadruk te leggen op praktische resultaten, biedt PrintSharing een model dat aansluit bij de manier waarop mensen tegenwoordig met technologie omgaan. 

Het vereenvoudigt de toegang voor gebruikers, vermindert de operationele inspanningen voor organisaties en waarborgt het niveau van controle dat in professionele omgevingen vereist is.