Het aantal helpdesktickets verminderen door een betere afdrukervaring

Wanneer de gebruikservaring bij het afdrukken verschilt per apparaat en per gebruikersgroep, krijgen IT-teams te maken met meer vragen en moeten ze meer beleidsregels beheren.

Een betere afdrukervaring zorgt ervoor dat de regels voor gebruikers duidelijk zijn en geeft beheerders tegelijkertijd controle over wat verschillende gebruikers mogen doen. In MyQ X kunnen beheerders afdruktaakbeleidsregels en printerbeleidsregels definiëren voor specifieke gebruikers, groepen en apparaten. Met deze beleidsregels kunnen instellingen worden geregeld zoals kleur, dubbelzijdig afdrukken, nieten, tonerbesparing, afdrukken, kopiëren, scannen en faxen.

Het doel is niet alleen om het afdrukken eenvoudiger te laten lijken. Het is bedoeld om onnodige hindernissen weg te nemen door de afdrukomgeving voorspelbaar te maken en de regels overzichtelijker te maken.

Hoe kan printbeheer het aantal supportverzoeken verminderen?

MyQ X en MyQ Roger bieden beheerders de mogelijkheid om beleidsregels voor gebruikers en groepen op te stellen en deze toe te passen op geselecteerde printers. In beleidsregels voor afdruktaken kan worden vastgelegd welke afdrukinstellingen gebruikers mogen wijzigen, terwijl in beleidsregels voor printers kan worden bepaald welke acties op bepaalde apparaten beschikbaar zijn. Er kunnen ook prioriteiten worden ingesteld voor beleidsregels wanneer er meerdere regels van toepassing zijn op dezelfde gebruiker of printer.

Hierdoor kunnen IT-teams de afdrukervaring standaardiseren zonder elke gebruiker of elk apparaat afzonderlijk te hoeven behandelen.

Een organisatie kan bijvoorbeeld bepaalde gebruikers verbieden om de instellingen voor kleur, dubbelzijdig afdrukken, nieten of tonerbesparing te wijzigen, terwijl andere groepen deze opties wel mogen behouden. Via printerbeleidsregels kan afzonderlijk worden bepaald of gebruikers op bepaalde apparaten mogen afdrukken, kopiëren, scannen of faxen. 

MyQ X biedt ook de functie ‘Effectieve beleidsregels weergeven’, waarmee beheerders kunnen zien welke beleidsregels van toepassing zijn op een bepaalde gebruiker en printer. Dit kan het oplossen van conflicten of onverwachte machtigingen vereenvoudigen.

Hoe kunnen organisaties het afdrukken voor hun medewerkers vereenvoudigen?

Consistentie is belangrijk wanneer medewerkers verschillende apparaten gebruiken of op verschillende locaties werken.

MyQ X en MyQ Roger biedt verschillende afdrukmethoden, waaronder direct afdrukken, Pull Print, webafdrukken en mobiel afdrukken, afhankelijk van de configuratie van de organisatie.

Met Pull Print kunnen gebruikers een afdruktaak naar een wachtrij sturen en deze na authenticatie vanaf een beschikbaar afdrukapparaat vrijgeven.

Beheerders kunnen ook beleidsregels gebruiken om een consistente reeks regels voor verschillende gebruikersgroepen op te stellen. In plaats van erop te vertrouwen dat medewerkers op elk apparaat een andere reeks beperkingen begrijpen, kunnen de relevante instellingen centraal worden toegepast.

Dit helpt ook om onnodige tijdelijke oplossingen te voorkomen. Als gebruikers weten wat ze kunnen afdrukken, waar ze dat kunnen doen en welke instellingen ze tot hun beschikking hebben, is er minder reden om vastgestelde procedures te omzeilen of herhaaldelijk contact op te nemen met de IT-afdeling voor opheldering.

Hoe moeten organisaties de impact meten?

De vermindering van de ondersteuningsinspanningen moet worden gemeten aan de hand van operationele gegevens, in plaats van op basis van algemene beweringen over kostenbesparingen.

Voor een afdrukomgeving zijn onder meer de volgende maatregelen nuttig:

• Implementatietijd: Hoe lang het duurt om de benodigde afdrukomgeving te configureren en in gebruik te nemen 

• Toepassing van het beleid: Hoe snel worden de beoogde afdrukregels consistent toegepast voor alle gebruikers, groepen en apparaten? 

• Ondersteuningsverzoeken: Aantal en soort tickets met betrekking tot afdrukken vóór en na wijzigingen in de afdrukomgeving 

• Gebruikersproblemen: Terugkerende problemen die door medewerkers worden gemeld bij het indienen of vrijgeven van afdruktaken 

MyQ X biedt gecentraliseerd beleidsbeheer en hulpmiddelen om te controleren of het beleid daadwerkelijk wordt nageleefd, waardoor beheerders een praktische basis krijgen voor het beheer van deze gebieden.

Het belangrijkste is om een uitgangssituatie vast te stellen voordat de omgeving wordt aangepast, en vervolgens te meten of de aanpassingen ervoor zorgen dat terugkerende problemen worden verminderd.

Een betere afdrukervaring begint met meer controle

Afdrukbeheer hoeft geen extra complexiteit met zich mee te brengen voor IT-teams. De juiste aanpak is om de omgeving eenvoudiger te maken om te beheren en gebruiksvriendelijker voor medewerkers.

Met MyQ X kunnen organisaties hun afdrukbeleid centraliseren, verschillende regels toepassen op gebruikers en apparaten, de beschikbare afdrukfuncties beheren en gebruikers meerdere manieren bieden om afdruktaken in te dienen en vrij te geven.

Wanneer de afdrukregels consistent en duidelijk zijn, hoeven IT-teams minder tijd te besteden aan het oplossen van vermijdbare configuratie- en machtigingsproblemen en kunnen ze meer tijd besteden aan het beheer van de documentomgeving in bredere zin.