De verborgen kosten van grootschalige printerimplementaties

Naarmate organisaties groeien, overstappen op hybride werken en zich over meerdere locaties verspreiden, is het inzetten van printers niet langer een kleine operationele taak. Het wordt een voortdurende bron van wrijving en kost veel geld op manieren die gemakkelijk over het hoofd worden gezien. 41% van de organisaties noemt de hoge kosten voor het onderhoud van verouderde systemen als een belangrijk probleem, zo blijkt uit onderzoek van IDC.  

Hoe printerimplementaties vandaag de dag nog steeds worden beheerd

In veel omgevingen wordt voor de implementatie van printers nog steeds gebruikgemaakt van bekende methoden: groepsbeleid, handmatige installaties en aangepaste scripts. Deze benaderingen worden veel gebruikt en zijn goed bekend. Ze hebben echter ook dezelfde beperkingen. Ze zijn nooit ontworpen om op een soepele manier te kunnen worden geschaald.

Groepsbeleid vereist zorgvuldige planning en regelmatige updates. Scripts lossen meestal één probleem tegelijk op, maar raken langzaam verouderd naarmate besturingssystemen veranderen of omgevingen evolueren. Handmatige installaties blijven de noodoplossing, waarbij vaak iemand op afstand of fysiek aanwezig moet zijn.  

Dit alles werkt, totdat het niet meer werkt. En wanneer het niet meer werkt, neemt de inspanning die nodig is om alles draaiende te houden onevenredig toe.

Schaal verandert de aard van het probleem

Zodra een organisatie in meerdere gebouwen, campussen of landen actief is, wordt de inzet van printers minder voorspelbaar. Gebruikers verplaatsen zich tussen locaties. Rollen veranderen. Apparaten worden verplaatst. Persoonlijke laptops en smartphones komen via BYOD-beleid in bedrijfsomgevingen terecht.

Elke verandering brengt weer een nieuwe uitzondering met zich mee. Een nieuwe regel. Een nieuwe oplossing. 

Een nieuwe medewerker komt in dienst en krijgt toegang tot de verkeerde printer. Een afdeling verhuist en de helft van de wachtrijen heeft geen zin meer. Een telewerker heeft toegang tot een printer nodig, maar beveiligingsbeperkingen bemoeilijken de installatie. Een leidinggevende is op reis en ontdekt dat vertrouwelijke documenten worden afgedrukt op gedeelde apparaten. 

Geen van deze scenario's is ongebruikelijk. Het zijn alledaagse realiteiten in moderne organisaties.

De operationele belasting voor IT-teams

IT-managers dragen het grootste deel van deze last. IT-teams moeten scripts onderhouden die voortdurende aandacht vereisen. Ze stellen voor elke nieuwe locatie opnieuw beleid op. Ze reageren op tickets die eenvoudig maar repetitief zijn.

Veel reparaties vereisen nog steeds werkzaamheden ter plaatse. Iemand moet handmatig ingrijpen om wat in wezen een implementatieprobleem is, te verhelpen. Op den duur kost dit uren die beter aan projecten met een grotere impact kunnen worden besteed.

De inzet van printers wordt een bekend zwak punt. Niet omdat teams falen, maar omdat de tools en modellen waarop ze vertrouwen niet langer aansluiten bij hoe organisaties daadwerkelijk werken.

De financiële impact stapelt zich stilletjes op

Vanuit financieel oogpunt zijn de kosten van inefficiënte printerimplementatie zelden duidelijk zichtbaar. Ze komen tot uiting in IT-arbeid, ondersteuningskosten, vertraagde kantooropstarts en langere projectdoorlooptijden. 

Elk nieuw kantoor vereist extra inspanningen. Elke verandering brengt risico's met zich mee. Elke handmatige stap vergroot de kans op fouten.

Afzonderlijk lijken deze kosten misschien beheersbaar. Maar na verloop van tijd stapelen ze zich op. Vooral in grote of verspreid opererende organisaties wordt het gebruik van printers een stille rem op de operationele efficiëntie. 

Beveiliging en privacy zijn moeilijker te controleren dan zou moeten.

Voor managementteams zijn de meest zorgwekkende risico's vaak het minst zichtbaar. 

Gedeelde wachtrijen kunnen soms leiden tot de verkeerde printer op de verkeerde locatie. Door verkeerde configuraties kunnen gevoelige documenten naar het verkeerde apparaat worden verzonden. Persoonlijke apparaten doen de grens tussen vertrouwde bedrijfsnetwerken en onbeheerde omgevingen vervagen.

Leidinggevenden staan voor een unieke uitdaging. Ze werken op verschillende locaties en behandelen gevoelige informatie waarbij fouten niet zijn weg te denken. Toch worden ze bij de meeste implementaties behandeld als elke andere gebruiker, waarbij men vertrouwt op conventies in plaats van garanties.

Wanneer er iets misgaat, heeft dat meer gevolgen dan alleen ongemak. Het tast het vertrouwen, de naleving en de reputatie aan.

BYOD en hybride werken leggen de hiaten bloot

BYOD-omgevingen, met name universiteiten, campussen en grote ondernemingen, maken deze problemen nog duidelijker. Duizenden gebruikers. Honderden printers. Minimale tolerantie voor wrijving.

Gebruikers verwachten dat ze snel kunnen installeren en afdrukken. IT-teams moeten zorgen voor veiligheid, scheiding en consistentie. Het resultaat is vaak een lappendeken van installatieprogramma's, instructies en uitzonderingen die alleen werkt omdat iemand deze voortdurend onderhoudt.

Hybride werken voegt nog een extra laag toe. Afdrukken is niet langer gebonden aan één netwerk of gebouw. Toegang moet gebruikers volgen, terwijl controle gecentraliseerd moet blijven. 

48% van de klanten geeft aan dat een van de grootste uitdagingen is dat werknemers thuis niet effectief kunnen printen, aldus IDC. 

Waarom blijven deze pijnpunten bestaan?

Deze problemen blijven bestaan, niet omdat er onvoldoende inspanningen worden geleverd, maar omdat de implementatie van printers nog steeds wordt beschouwd als een eenmalige installatietaak.

Moderne organisaties hebben iets anders nodig. Een model dat zich aanpast aan gebruikers, rollen en locaties. Een model dat handmatige interventies vermindert in plaats van ze te verplaatsen.

Zonder die verschuiving blijven IT-teams zich beperken tot het optimaliseren binnen de bestaande beperkingen. Ze kunnen dingen sneller of veiliger maken, maar niet fundamenteel eenvoudiger. 

Er staat een verandering op stapel. 

In de hele IT-infrastructuur is er een duidelijke verschuiving naar automatisering en standaardisatie. Printbeheer begint dezelfde richting in te slaan. 

Bij MyQ hebben we veel tijd besteed aan het werken met organisaties die precies met deze uitdagingen te maken hebben. Wereldwijde ondernemingen. Grote campussen. Hybride omgevingen waar traditionele implementatiemodellen niet langer voldoen. 

Wat we aan het voorbereiden zijn, pakt deze pijnpunten bij de kern aan. Niet door complexiteit toe te voegen, maar door veel van wat printerimplementatie vandaag de dag kwetsbaar maakt, weg te nemen. 

Het is ontworpen om de implementatietijd te verkorten, de operationele overhead te verlagen en de beveiliging te versterken zonder de wrijving te vergroten. En het weerspiegelt hoe moderne organisaties daadwerkelijk werken. 

Meer details volgen binnenkort.

Voorlopig volstaat het om dit te zeggen: de hier beschreven problemen zijn reëel, wijdverbreid en hadden al lang een betere oplossing verdiend. En die oplossing is dichterbij dan u misschien denkt.