Wat is optische tekenherkenning (OCR) en hoe draagt dit bij aan een beter documentbeheer?

In documentbeheerworkflows kan OCR zorgen voor een snellere opvraging van documenten, geautomatiseerde verwerking en een efficiëntere afhandeling van gescande informatie. Voor organisaties die gebruikmaken van documentworkflows op basis van de ‘MyQ ’-aanpak, kan OCR een gescand document omzetten van een eenvoudige afbeelding in informatie die kan worden verwerkt als onderdeel van een bredere workflow. 

Wat is OCR?

OCR leest tekens uit een gescand document of een afbeelding en zet deze om in digitale tekst. In plaats van een gescande pagina louter als een afbeelding te behandelen, maakt OCR de tekst beschikbaar voor verdere verwerking.

Dit is met name handig wanneer organisaties moeten werken met informatie die oorspronkelijk op papier staat. Zodra een document is gescand en met OCR is verwerkt, kan de tekst ervan worden gebruikt in daaropvolgende documentworkflows, zodat gebruikers de informatie niet handmatig hoeven te lezen en opnieuw in te voeren. 

Hoe draagt OCR bij aan een beter documentbeheer?

OCR kan de handmatige werkzaamheden bij het verwerken van gescande documenten verminderen door de inhoud ervan beschikbaar te maken voor verdere verwerking.

Afhankelijk van de workflow kan OCR het volgende ondersteunen: 

• Doorzoekbare documenten: Tekst in gescande documenten kan worden herkend en doorzoekbaar worden gemaakt. 

• Geautomatiseerde verwerking: Herkende tekst kan worden gebruikt als onderdeel van daaropvolgende documentworkflows. 

• Minder handmatige gegevensinvoer: De informatie in een document kan worden verwerkt zonder dat gebruikers alles handmatig hoeven over te typen. 

• Consistentere documentverwerking: Geautomatiseerde verwerking kan het aantal handmatige stappen bij het ordenen en doorsturen van documenten verminderen. 

• Snellere toegang tot informatie: Doorzoekbare inhoud maakt het gemakkelijker om informatie in gedigitaliseerde documenten te vinden.

Het belangrijke verschil is dat OCR niet alleen maar een digitale kopie van een papieren document maakt. Het zorgt ervoor dat de informatie in dat document bruikbaar wordt binnen een digitale workflow.

Van gescand papier naar gestructureerde informatie 

De waarde van OCR neemt toe wanneer het wordt gekoppeld aan documentverwerking en workflowautomatisering.

Een gescand document kan in eerste instantie een afbeelding zijn. Met OCR kan de tekst in die afbeelding worden herkend, waardoor informatie wordt verkregen die vervolgens kan worden gebruikt in de documentworkflow. Dit kan organisaties helpen om documenten op basis van hun inhoud te verwerken, in plaats van volledig te vertrouwen op handmatige verwerking.

Binnen MyQ Xis OCR beschikbaar als onderdeel van de Easy Scan -workflows en kan worden gebruikt in combinatie met de mogelijkheden voor documentverwerking. MyQ De Document Processor van X 10.3 breidt Easy Scan uit met geautomatiseerde documentverwerking en ondersteunt workflows waarbij documenten moeten worden herkend, gescheiden, verwerkt of geconverteerd. 

Dit leidt tot een praktische werkstroom: Papieren document → Scannen → OCR → Documentverwerking → Bestemming of vervolgworkflow.

Het voordeel zit niet in OCR op zich. Het voordeel ontstaat doordat de uit het document herkende informatie wordt gebruikt als onderdeel van een bredere workflow.

Hoe kan OCR bijdragen aan datagestuurd documentbeheer?

OCR kan informatie opleveren die het classificeren en verwerken van documenten vergemakkelijkt, maar het is belangrijk om dit te onderscheiden van analyse van afdrukken en gebruik.

OCR genereert op zichzelf niet automatisch statistieken zoals het aantal documenten per afdeling, de kosten per document of digitaliseringspercentages. Deze statistieken zijn afhankelijk van de informatie die wordt vastgelegd en geregistreerd binnen de bredere workflow voor documentbeheer.

MyQ X biedt rapportage- en boekhoudfuncties voor het bijhouden van afdruk-, kopieer- en scanactiviteiten en aanverwante handelingen. Wanneer OCR en documentverwerking in die workflows worden geïntegreerd, kunnen organisaties de documentverwerking koppelen aan de operationele informatie die wordt vastgelegd door MyQ.

Dit kan IT-teams meer inzicht geven in de manier waarop documenten worden verwerkt, terwijl financiële en inkoopteams gebruik kunnen maken van rapportages via MyQ om inzicht te krijgen in documentgerelateerde activiteiten en kosten.

Hoe kunnen verschillende teams document- en workflowgegevens gebruiken?

Voor IT-beheerders

IT-teams kunnen gebruikmaken van rapportage via MyQ om activiteiten op het gebied van afdrukken, kopiëren, scannen en documenten in de hele omgeving te monitoren. In combinatie met geautomatiseerde documentworkflows biedt dit meer inzicht in hoe gebruikers en apparaten worden ingezet.

Voor financiën en inkoop

MyQDe boekhoud- en rapportagemogelijkheden van [naam] kunnen informatie verschaffen over documentgerelateerde activiteiten en de daarmee samenhangende kosten. Dit kan organisaties helpen om de kosten voor afdrukken en scannen in de gaten te houden en inzicht te krijgen in waar documentgerelateerde middelen worden ingezet.

Voor compliance- en juridische teams

Met documentworkflows kan beter worden bepaald hoe gescande informatie wordt verwerkt en doorgestuurd. MyQ X biedt bovendien functies voor auditlogging en documentworkflows die organisaties kunnen ondersteunen waar traceerbaarheid en gecontroleerde documentverwerking van belang zijn.

OCR vormt de brug tussen papieren en digitale werkprocessen

Met OCR wordt de tekst in gescande documenten beschikbaar gemaakt voor verdere verwerking, terwijl automatisering van de documentworkflow bepaalt wat er vervolgens gebeurt. Met MyQ X kan OCR deel uitmaken van Easy Scan -workflows en samenwerken met functies zoals Document Processor, om organisaties te helpen de overstap te maken van het louter scannen van documenten naar het verwerken van de informatie die deze bevatten.

Voor organisaties die de handmatige verwerking van documenten willen terugdringen, is de belangrijkste vraag daarom niet alleen „Kunnen we dit document scannen?“, maar ook „Wat kunnen we met de informatie doen zodra deze is gescand?“